Le télétravail a bouleversé les achats informatiques pour de bon

La pandémie de COVID-19 entraîne un ordre de travail à distance pour se conformer aux exigences de distanciation sociale. Les changements provoqués par la pandémie sont là pour rester et se manifesteront par une nouvelle normalité dans le monde post-pandémique.

La fonction achats a été à l'honneur pendant cette crise. Les entreprises se tournent vers leurs équipes d'approvisionnement pour renforcer la résilience de leurs chaînes d'approvisionnement et améliorer la collaboration avec les employés et les autres parties prenantes.

Les industries informatiques ont été considérablement affectées pendant la pandémie. Les coûts des dépenses des industries informatiques ont augmenté à un taux de croissance annuel composé d'environ 4,323% en 2020 alors que la main-d'œuvre mondiale est passée du jour au lendemain à des commandes de travail à distance.

La fonction d'approvisionnement dans les industries informatiques est principalement indirecte et est responsable de l'approvisionnement des fournitures nécessaires aux opérations quotidiennes.

Le rôle de la fonction d'approvisionnement dans les industries informatiques a été encore renforcé en raison de la commande de travail à distance achetée par la pandémie. Une fois chargée de s'assurer que tous les bureaux sont bien équipés pour effectuer les opérations quotidiennes, l'équipe d'approvisionnement est chargée de soutenir les clients internes de l'organisation et de leur permettre de travailler à domicile.

Changements à long terme

Cela fait plus d'un an que les entreprises informatiques sont complètement passées au modèle de travail à distance. Depuis lors, les équipes d'approvisionnement de ces entreprises ont surmonté une grande partie des impacts négatifs du travail à distance sur l'approvisionnement. Les effets à court terme incluent l'extension du processus d'approvisionnement et des retards dans le traitement de chaque bon de commande et demande d'achat.

Cependant, les changements à long terme que les entreprises informatiques ont adoptés pour faire face aux complexités causées par le travail à distance sont là pour rester, dont certains :

Catégorie. L'ordre de travail à distance a entraîné un changement de catégorie important pour l'équipe d'approvisionnement, passant de l'achat de fournitures de bureau à la réception à distance des demandes des employés.

Les pratiques d'approvisionnement traditionnelles ne sont pas équipées pour faire face à ce défi complexe de fournir aux employés les fournitures nécessaires à distance. Par exemple, dans le monde pré-pandémique, si un employé signale un dysfonctionnement de son ordinateur portable au service informatique, le service informatique transmet une demande de commande au service des achats pour les fournitures nécessaires à la réparation de l'ordinateur portable, l'équipe des achats vérifie la disponibilité dans l'inventaire et émet un bon de commande au point de contact des fournisseurs.

L'ordinateur est réparé en deux jours ou moins. Après le bon de travail à distance, le même problème avec l'ordinateur portable devient un problème complexe.

Par exemple, suite à la commande de télétravail, l'équipe d'approvisionnement de Microsoft a dû réinventer la fonction d'approvisionnement indirect qui était auparavant effectuée manuellement pour gérer l'importante augmentation du volume de demandes d'employés émanant de 168 000 personnes.

Pour résoudre ce problème, Microsoft utilise une fonction d'approvisionnement automatisée pour mettre en place des bureaux à domicile pour ses employés, traitant 70 % de toutes les demandes des employés dans 20 pays différents.

Redéfinir les priorités des dépenses. À l'échelle mondiale, les entreprises souffrent d'une demande déprimée, même après le pic de la pandémie, en raison de leurs priorités d'investissement. Ses implications incluront moins de liquidités pour les entreprises qui peuvent avoir besoin de la solution optimale via des pratiques efficaces de gestion des flux de trésorerie.

Les équipes d'approvisionnement doivent réinventer leurs fonctions d'approvisionnement pour permettre la redéfinition des priorités des dépenses en investissant dans des technologies telles que les capacités documentaires et les signatures numériques. Ils sont confrontés à une augmentation des défis, notamment pour préserver les rentrées de fonds, faire face aux changements dans les fonctions de la chaîne d'approvisionnement et aux prévisions imprévisibles de la demande.

Même après le ralentissement de la pandémie, la demande devrait rester supprimée et les entreprises pourraient être confrontées à un manque de liquidités. Par conséquent, redéfinir les priorités des investissements de manière responsable dans la numérisation des fonctions d'approvisionnement telles que le traitement des factures permet de faciliter les situations telles qu'une pandémie.

L'objectif principal des équipes d'approvisionnement des entreprises informatiques au cours des prochains mois sera d'augmenter la productivité des employés grâce à une automatisation et une technologie accrues. L'équipe d'approvisionnement doit optimiser le fonds de roulement et les liquidités tout en adoptant une budgétisation base zéro.

Automatisation. Le bon de travail à distance de la pandémie a accéléré l'adoption de solutions d'approvisionnement automatisées qui étaient déjà envisagées par les responsables des achats. La numérisation est un catalyseur essentiel de la communication et de la collaboration entre les différentes fonctions d'une organisation, alors que le travail à domicile devient la nouvelle norme.

Le traitement manuel de centaines de demandes de fournitures d'employés est pratiquement impossible avec le bon de travail à distance. Une solution d'approvisionnement automatisée peut améliorer la visibilité des données et permettre une plus grande agilité dans l'organisation et à travers les réseaux d'approvisionnement étendus.

Les services achats hautement performants sont probablement les premiers à adopter l'automatisation des achats. Selon Deloitte, les CPO les plus performants sont 18 fois plus susceptibles d'utiliser des solutions d'approvisionnement cloud et 10 fois plus susceptibles d'avoir adopté des solutions d'automatisation des processus robotiques (RPA).

Les équipes d'approvisionnement peuvent utiliser des solutions d'approvisionnement dans le cloud pour créer une solution de bout en bout qui recevrait la demande de l'employé, la mettrait en correspondance avec l'inventaire des articles disponibles et générerait et approuverait automatiquement un bon de commande.

L'automatisation des achats peut également être utilisée pour développer un système d'assistance qui aiderait les employés et les fournisseurs travaillant à distance à améliorer la satisfaction des employés, ce qui jouera un rôle essentiel dans l'augmentation de la productivité pendant l'ordre de travail à distance. De plus, les clouds d'automatisation aident les responsables à gérer facilement les fournisseurs et à éliminer les fraudes.

Changements de processus

Alors que l'ordre de travail à distance devient la nouvelle norme, les risques de cybersécurité ont considérablement augmenté pour les entreprises informatiques.

Les entreprises doivent déterminer les fonctions critiques qui doivent rester sur place. La politique et les processus d'approvisionnement doivent être repensés pour soutenir les nouvelles structures opérationnelles des sociétés informatiques. Les équipes d'approvisionnement doivent tirer parti des outils d'automatisation pour apporter les changements de processus nécessaires afin de faciliter le travail sur site et de permettre aux autres employés de travailler depuis leur domicile.

Les politiques d'achat doivent être restructurées pour être plus centrées sur l'humain, car s'engager pour un plus grand bien-être collectif peut aider à renforcer la résilience de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, et ainsi aider les employés travaillant à distance, à assurer globalement la continuité des activités.

La fonction d'achats automatisés précédemment utilisée pour équiper les bureaux à domicile des employés peut désormais également être utilisée pour mobiliser les structures d'accompagnement des salariés et assurer la résilience de l'écosystème en permettant aux fournisseurs d'accéder à la même structure d'accompagnement.

Mohammed Kafil est consultant en approvisionnement pour Kissflow Procurement Cloud.