Pourquoi le cloud ? Trois avantages à considérer

Les organisations ont de nombreux avantages à migrer leur infrastructure logicielle et informatique vers le cloud.

IDC prévoit que d'ici 2025, la sphère de données mondiale dépassera 163 zêtaoctets (un billion de gigaoctets), soit environ dix fois la taille qu'elle était en 2016. Les entreprises risquent de prendre encore plus de retard dans leur capacité à déterminer ce qui est important, sécuriser tout ce qui est sensible et localiser des données clés au moment où ils en ont besoin. À mesure que les données augmentent, le coût et la complexité de leur conservation sur site augmentent également, ce qui fait de la gestion efficace des informations une préoccupation majeure pour les organisations de transport et de logistique. Un service de gestion de contenu d'entreprise (ECM) basé sur le cloud peut vous aider.

De nombreux experts confirment l'intérêt financier du cloud. Nucleus Research, une entreprise spécialisée dans l'évaluation du retour financier sur les investissements technologiques, estime que le cloud rapporte 3,2 fois plus de valeur que les logiciels sur site. Pourtant, de nombreuses entreprises de transport et de logistique ont mis du temps à adopter les services cloud, de sorte que l'avantage financier n'est pas pleinement réalisé. L'ECM basé sur le cloud peut également aider à garantir la conformité aux réglementations, à améliorer la cybersécurité et à simplifier la gestion de flotte.

Les avantages de s'appuyer sur le cloud incluent :

Assurer le respect des réglementations. De nombreuses réglementations gouvernementales exigent que les entreprises protègent les données sensibles, y compris les fichiers des employés, les informations sur les clients et les dossiers financiers. Par exemple, la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) demande que les conducteurs soient en mesure de fournir un journal électronique d'activité à la demande des forces de l'ordre. Et le département américain des Transports impose certaines activités de tenue de dossiers, y compris le stockage des dossiers commerciaux pendant diverses périodes de conservation, selon le type de dossier. Garantir la conformité à ces normes peut s'avérer complexe, en particulier dans un environnement où les documents papier sont la norme.

La conversion des enregistrements au format électronique peut simplifier considérablement la conformité aux réglementations. De nombreux systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs de verrouiller l'accès aux informations, assurant la protection des informations personnellement identifiables (PII). De plus, vous pouvez configurer des calendriers de conservation automatique des enregistrements qui vous avertissent lorsqu'un document a été stocké suffisamment longtemps et vous donnent la possibilité d'autoriser la destruction. Enfin, les documents électroniques stockés dans le cloud permettent un accès mobile aux enregistrements tels que les journaux de bord, les rendant accessibles au besoin, même sur la route.

Améliorer la cybersécurité. Des dossiers de gestion de flotte, tels que les journaux d'entretien des véhicules et des chauffeurs, aux documents commerciaux généraux tels que les dossiers des employés et financiers, chaque entreprise de transport et de logistique regorge d'informations qui doivent être soigneusement gérées. Certaines informations doivent rester confidentielles et les violations de données peuvent être dévastatrices à la fois pour la confiance des consommateurs et les finances de l'entreprise. Le nombre d'entreprises américaines touchées par des violations de données a presque doublé entre 2016 et 2017, passant de 24 % à plus de 46 %, pour un coût moyen de 3,62 millions de dollars par violation.

Le déplacement de documents vers un service ECM basé sur le cloud peut améliorer la protection des informations sensibles. Par nécessité, les fournisseurs de cloud sont des experts en cybersécurité. De nombreux systèmes offrent plusieurs protections, y compris le cryptage, l'application de mots de passe forts et l'accès spécifique au contenu, qui restreint les fichiers et même les documents individuels aux utilisateurs autorisés. Dans la plupart des cas, les entreprises constatent que leur sécurité s'améliore lorsque les informations sont déplacées de leur propre réseau d'entreprise vers un service cloud.

Simplifier la gestion de flotte. La gestion de flotte est l'une des fonctions les plus critiques pour les entreprises de logistique, qui doivent suivre les emplacements actuels et prévus des véhicules, gérer les dossiers des clients et des expéditions et assurer la sécurité des chauffeurs, tout en livrant les marchandises à temps. Une classe de technologie émergente appelée automatisation des processus robotiques (RPA) peut à la fois simplifier la gestion de flotte et réduire son coût. RPA utilise des comptes d'utilisateurs électroniques appelés « bots » pour se connecter à diverses applications, afin de vérifier et de partager des données, et d'effectuer automatiquement des tâches manuelles telles que la saisie de données. Lorsqu'elles sont combinées à l'ECM basé sur le cloud, les technologies peuvent réduire considérablement les coûts en rationalisant les processus de routage et en permettant aux employés de passer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

À mesure que vos données augmentent, vous aurez besoin de meilleurs outils pour gérer votre entreprise. Tout en considérant les objectifs de votre entreprise et de votre service, demandez-vous :où le cloud pourrait-il vous aider à obtenir les résultats dont vous avez besoin ?

Christina Robbins est responsable marketing chez Digitech Systems LLC, un fournisseur de logiciels de gestion de contenu d'entreprise (ECM).