Automatisation des comptes fournisseurs :lutter contre la fraude, un paiement à la fois

L'automatisation des comptes fournisseurs offre aux comptables une tranquillité d'esprit face au risque de fraude et rationalise également l'ensemble du processus, depuis la décision d'achat à l'approbation des factures avec paiements électroniques inclus dans l'expérience

Prononcer le mot « comptabilité » peut rapidement vider une pièce ou vous laisser avec un public réduit d'oreilles en sourdine. Malgré la présence de paiements et de factures dans presque toutes les entreprises, les processus comptables peuvent souvent être traités avec peu d'intérêt et d'innovation. L'automatisation et les changements technologiques ont rehaussé les logiciels financiers et les outils en ligne, et pourtant, les procédures comptables standard, telles que les comptes fournisseurs, sont restées douloureusement fastidieuses et manuelles. Avec une augmentation des paiements frauduleux - 63% des entreprises subissent plus de fraudes et de pertes en 2018 que jamais auparavant - l'automatisation des comptes fournisseurs devient rapidement le seul moyen de faire face à la sophistication du criminel moderne. Cela permet aux entreprises d'atteindre un tout nouveau niveau de surveillance lorsqu'elles automatisent les processus de paiement. Voici comment :

Contrôle des informations d'identification et de l'accès des utilisateurs

Contrôler, et surtout savoir, qui peut demander et effectuer des paiements est la première étape dans la lutte contre la fraude. L'automatisation des comptes fournisseurs offre une solution simple à ce problème, car chaque facture et demande de paiement est instantanément acheminée via des canaux préétablis pour approbation. L'accès des utilisateurs des employés est également strictement contrôlé dans la plupart des solutions d'automatisation AP, en permettant aux administrateurs de personnaliser les informations d'identification des utilisateurs en fonction du poste ou d'autres facteurs.

Selon un rapport de l'AFP, plus d'un tiers des fraudes aux paiements ont en fait été internes, impliquant des employés embauchés. Dans les systèmes manuels de comptes fournisseurs, n'importe quel employé pouvait autoriser un paiement sans qu'il soit détecté. L'automatisation des comptes fournisseurs ne permet donc qu'à certains employés d'accéder aux données stockées électroniquement et ces solutions peuvent même mettre en place un système interne de freins et contrepoids.

Rapports et notifications à la demande

L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estime qu'il faut 16 mois en moyenne avant que des stratagèmes frauduleux ne soient détectés. L'automatisation des comptes fournisseurs éliminerait cette recherche car elle offre une responsabilité avec chaque paiement enregistré dans le système numérique, créant instantanément une piste d'audit. Non seulement cela permet de trouver efficacement les détails de la transaction si une entreprise soupçonne une activité frauduleuse, mais cela peut également aider à la dissuader complètement. Des outils automatisés de détection de fraude, tels que le paiement positif, peuvent également être configurés avec l'automatisation des comptes fournisseurs pour contrer la fraude par chèque et les escroqueries par hameçonnage.

Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent souvent suivre les changements de prix, suivre l'augmentation du volume des factures, identifier les factures manquantes et, grâce à des notifications immédiates, signaler toute modification ou activité non vérifiée. Certaines solutions offrent des rapports à la demande ainsi que des pistes d'audit des factures et des paiements pour donner aux administrateurs le pouvoir de savoir exactement quelles actions ont été prises sur n'importe quelle facture à tout moment. Des mesures de notification supplémentaires peuvent également renforcer la sécurité. Par exemple, lorsque les informations sur le fournisseur changent, une notification instantanée par e-mail peut être envoyée aux administrateurs de paiement.

Définir les flux de travail et les processus

Les processus de comptes fournisseurs peuvent produire une montagne de documents et d'approbations. L'automatisation du système peut réduire ce volume, mais également définir des flux de travail standardisés et des meilleures pratiques. Cela inclut une centralisation de toutes les activités et le respect d'une mesure étape par étape pour passer chaque phase d'approbation et d'exécution des paiements.

Manuellement, les paiements peuvent facilement passer entre les mailles du filet, mais lorsqu'ils sont automatisés dans le cloud, l'ensemble du processus d'approbation et de flux de travail peut être effectué de n'importe où. Ce flux de travail défini peut inclure la vérification de l'exactitude des montants facturés, la notification de toutes les parties concernées ou l'approbation des dépenses à des intervalles appropriés.

Les comptes créditeurs peuvent être une partie frustrante et chronophage de la comptabilité pour les professionnels de la finance. L'automatisation des comptes fournisseurs donne aux comptables la tranquillité d'esprit face au risque de fraude et rationalise également l'ensemble du processus, de la décision d'achat à l'approbation de la facture avec les paiements électroniques inclus dans l'expérience. C'est un autre exemple de la façon dont la transformation numérique peut faire gagner du temps et des ressources aux organisations et, dans ce cas, aider à prévenir les pertes dues à la fraude.

Catherine Dahl est la PDG de Beanworks, une solution leader d'automatisation des comptes fournisseurs. Comptable professionnel agréé (CPA) et comptable en management accrédité (CMA) avec plus de 25 ans d'expérience en comptabilité opérationnelle et en gestion, Catherine maintient une perspective unique sur l'industrie comptable dans son ensemble. Elle a utilisé cette expertise pour diriger Beanworks au cours des cinq dernières années et bâtir une entreprise prospère avec un personnel en croissance rapide et très motivé.