L'importance du modèle d'exploitation robotique (ROM) dans la RPA

"Tout le monde dans la RPA ne sait pas ce qu'est un "bon" processus. Certains sont développés avec peu ou pas avantages commerciaux ou construit avec une logique complexe destinée à causer des problèmes plus tard sur toute la ligne. »

Lorsque Benjamin Franklin a déclaré qu'"une once de prévention vaut mieux que guérir", il ne faisait pas spécifiquement référence à l'automatisation des processus robotiques (RPA) et à l'importance du modèle d'exploitation robotique (ROM). Mais il aurait tout aussi bien pu l'être.

La RPA est mieux mise en œuvre lorsque le parcours complet est défini à l'avance, plutôt que d'attendre que vous découvriez une erreur pour ensuite la corriger.

Le ROM de Blue Prism a été créé dans ce but précis et se décompose en sept piliers :

• Vision
• Organisation
• Gouvernance et pipeline
• Méthodologie de livraison
• Modèle de service
• Personnes
• Technologie

Chaque pilier englobe les différentes considérations que vous devez prendre en compte lors de la mise en œuvre d'une solution RPA.

L'adhésion à la ROM Blue Prism garantit qu'un centre d'excellence RPA (CoE) prospère et se développe de manière organique, plutôt que de stagner. C'est ce qui rend la RPA facilement évolutive et empêche une entreprise de fonctionner avec la RPA avant de pouvoir marcher.

Vue

Vous devez d'abord réfléchir à la stratégie et à l'objectif de votre mise en œuvre de la RPA. Cherchez-vous à améliorer la qualité de vos données, à réduire les coûts ou à améliorer l'expérience utilisateur en fournissant des réponses plus rapides et plus précises ?
Quel que soit votre raisonnement, il est important de comprendre comment votre stratégie de RPA s'aligne sur celle de l'entreprise au sens large. De cette façon, lorsque vous serez prêt à évoluer, vous aurez déjà le soutien.

Une fois que vous avez établi votre vision, lancez-vous et faites-vous entendre ! Sécurisez l'adhésion du haut de l'organisation et vérifiez qu'elle se répercute positivement vers le bas.

Trouvez un responsable RPA avec un enthousiasme contagieux pour vos objectifs organisationnels qui organisera des tournées de présentation, des ateliers et d'autres initiatives pour impliquer les gens dans l'ensemble de l'entreprise. Les champions RPA peuvent également diffuser la bonne parole et identifier d'autres opportunités d'automatisation.

Plus tôt vous recrutez les bonnes personnes, mieux c'est !

Organisation

La prochaine étape consiste à planifier votre modèle organisationnel. Où se situera la RPA au sein de l'entreprise et quels sont vos plans de croissance ? Une approche centralisée englobe l'ensemble de l'organisation. Il peut être avantageux de l'intégrer dans un centre d'excellence existant. Cependant, si vous avez une équipe de livraison limitée, vous devrez gérer les attentes lorsque tous les coins de l'entreprise frappent à votre porte pour que leur processus soit automatisé !

Une approche fédérée est celle où la capacité RPA se situe au sein d'une fonction particulière mais est étendue à l'ensemble de l'entreprise, l'équipe centrale contrôlant les normes et les meilleures pratiques. Ceci est réalisé en créant des modules de livraison dans toute l'organisation, responsables de l'identification et de la livraison de leurs propres processus automatisés régis par le CoE.

Une approche divisionnaire est la moins favorable. C'est là que plusieurs fonctions RPA s'exécutent séparément dans l'organisation avec une infrastructure distincte, une gouvernance distincte et des équipes distinctes. Ce n'est pas rentable et empêche une véritable échelle.

Gouvernance et pipeline

Tout le monde dans la RPA ne sait pas ce qu'est un « bon » processus. Certains sont développés avec peu ou pas d'avantages commerciaux ou construits avec une logique complexe destinée à causer des problèmes plus tard.

Il est important d'être clair sur ce qui fait un processus vraiment bon. La logique binaire, ainsi que des applications cibles hautement transactionnelles et fiables, ne sont que quelques-unes des choses que vous devriez rechercher.

Une fois que vous avez compris la définition de « bon », vous pouvez identifier les processus alimentés par la gouvernance. De cette façon, vous poserez les bonnes questions au bon public.

Par exemple, vous auriez pu trouver un processus apparemment idéal pour l'automatisation, mais le représentant informatique de votre conseil de gouvernance vous informe qu'un correctif est prévu pour l'application cible dans deux mois. Vous devrez réespionner vos éléments et mettre le processus en attente jusqu'à ce que le correctif soit effectué.

Parmi les autres sujets abordés au Conseil de gouvernance, vous aborderez la génération de la demande, c'est-à-dire comment allez-vous générer la demande de RPA au sein de l'entreprise ? Les incitations des employés pour identifier les processus appropriés, les communications internes et l'organisation d'ateliers d'engagement ne sont que quelques-unes des techniques que nous recommandons.

Méthodologie de livraison

Maintenant que vous avez identifié tous ces processus, comment allez-vous les proposer sous forme de solutions automatisées ?

La capture d'informations incorrectes (ou l'oubli du tout) dans la phase de définition peut avoir un impact catastrophique, vous avez donc besoin d'une PME bien informée pour capturer les informations de processus. Cela vaut également la peine d'organiser une présentation du processus pour le bon public.

Il est trop tentant de demander à votre développeur d'automatiser la solution dans Blue Prism le plus rapidement possible. À long terme, cependant, vous souhaiterez avoir pris un peu plus de temps.

Tout d'abord, documentez le processus « à venir ». En quoi le processus robotique sera-t-il différent du processus humain ? Quel est le plan de construction de Blue Prism ?

Décrivez les objets métier dont vous avez besoin pour cette solution et comparez-les aux objets qui existent déjà dans votre environnement. Cela finira par faire avancer vos temps de développement à mesure que vous développerez votre bibliothèque d'objets réutilisables. Le développement peut commencer une fois que le "futur" a été convenu avec l'entreprise et que votre autorité de conception/développeur principal a approuvé le plan proposé et effectué les examens par les pairs nécessaires.

Validez les tests et assurez-vous que l'entreprise est satisfaite. Il y a d'autres livrables clés qui doivent être produits dans les phases de test et de publication - et il est crucial de ne pas les négliger !

Modèle de services

Une fois que vos processus sont en production, vous devez obtenir le bon support autour d'eux.

Vos robots renvoient-ils les références commerciales à l'équipe opérationnelle pour la saisie manuelle ? Les développeurs sont-ils disponibles au cas où les robots n'agiraient pas comme prévu ? Avez-vous mis en place des plans de reprise après sinistre pour éviter la perte de ressources robotiques ?

La dernière chose dont vous avez besoin est de perdre vos ressources robotiques en raison d'un modèle de service médiocre.

Personnes

Toutes les grandes équipes planifient leur succès futur dès le départ. Si vos développeurs ne sont pas expérimentés, ils auront du mal à gérer les inévitables points douloureux de la RPA. La nomination d'un développeur principal de haute qualité est essentielle, mais ces personnes peuvent être extrêmement difficiles à trouver sur le marché actuel.

Les développeurs devront être formés selon les normes les plus élevées en matière de développement Blue Prism et d'analyse de processus. De cette façon, ils sont prêts à jouer un rôle hybride, tout en bénéficiant de l'assistance sur site d'un consultant expérimenté.

Au fur et à mesure que votre équipe de développement continue de croître, vous devriez envisager de nommer une autorité de conception pour garantir le respect des normes et un moniteur de salle de contrôle pour gérer vos robots de production.

Enfin, planifiez quand vous aurez besoin d'embaucher. Cela peut aider à maintenir la continuité et la qualité au sein de votre équipe de livraison.

Technologie

Le septième pilier implique des considérations concernant l'approche technique que vous adoptez. La configuration de la machine virtuelle, le provisionnement des licences pour une mise à l'échelle future et la reprise après sinistre doivent tous être envisagés, ainsi que le choix entre une solution basée sur le cloud et un hôte sur site.

Un problème courant est l'échec de la création de machines virtuelles par rapport à une image commune, ce qui signifie que les techniques de développement telles que Surface Automation présentent un plus grand risque d'échec.

La réussite de chaque pilier est essentielle au succès de toute solution RPA.

Écrit par Rob Dawson, consultant principal, Robiquity