Trouver vos cas d'utilisation RPA, Pt. 1 :3 façons dont les robots peuvent faire mieux

Dans des marchés de plus en plus concurrentiels, l'adaptation est le seul moyen pour les entreprises de rester en tête. Afin de pouvoir s'adapter, les organisations doivent pouvoir agir rapidement et efficacement.

Dans un monde marqué par les bouleversements technologiques, l'efficacité occupe une place centrale.

Jusqu'à récemment, les chefs d'entreprise ne disposaient que de quelques options coûteuses pour gérer les problèmes d'efficacité; ils ont embauché plus de personnes, acheté une solution tierce et/ou personnalisé leur système de planification des ressources d'entreprise (ERP). L'automatisation robotique des processus (RPA) offre une opportunité de transformer les processus qui conduisent à l'inefficacité.

Avec RPA, les entreprises peuvent utiliser des robots logiciels pour créer des cycles de développement plus courts et augmenter la robustesse, pour un prix inférieur.

Les dirigeants d'aujourd'hui apprennent à obtenir des résultats commerciaux en divisant le travail entre les personnes et les robots, en utilisant leurs forces respectives en conséquence. Par exemple, de nombreux processus impliquent des tâches répétitives et fastidieuses ainsi qu'une cognition de niveau supérieur bien entraînée. Lorsque les organisations répartissent les tâches de manière appropriée entre les robots et les humains, les résultats peuvent être stupéfiants.

Dans cet article, première partie d'une série en deux parties, nous nous concentrerons sur trois scénarios d'automatisation sans surveillance dans lequel les organisations exécutent des processus en coulisses, avec peu ou pas d'intervention humaine. Cette vidéo rappelle rapidement les différences entre les automatisations sans surveillance et avec surveillance :

La deuxième partie de cette série se concentrera sur les cas d'utilisation de la RPA pour l'automatisation assistée dans laquelle les employés travaillent avec des robots en collaboration, en temps réel sur leurs PC locaux.

Voici trois scénarios d'automatisation sans surveillance dans lesquels des robots travaillent indépendamment pour lancer et terminer des processus.

1. Traitement entièrement autonome :basé sur les exceptions

La nécessité de traiter des quantités massives de données présente l'un des cas d'utilisation les plus clairs de la RPA. Dans cet exemple, nous nous concentrerons sur certaines de nos compagnies d'assurance maladie qui traitent de gros volumes de réclamations et de factures.

Les données sont stockées sur plusieurs systèmes, certains hérités et d'autres modernes, obligeant les employés à déplacer les informations d'un système à l'autre, en les mettant à jour et en les vérifiant en cours de route. L'automatisation est difficile car de nombreux systèmes ne disposent pas d'API permettant une intégration facile.

Avec la RPA, les organismes d'assurance maladie et les entreprises rencontrant des problèmes similaires peuvent automatiser ces processus pour qu'ils s'exécutent sans aucune intervention humaine.

En règle générale, un ou plusieurs robots s'installent sur des machines virtuelles ou sur des ordinateurs de back-office et exécutent une automatisation sans surveillance. Les administrateurs peuvent définir le calendrier dans leur plateforme RPA et allouer le nombre optimal de robots pour traiter les réclamations et les factures et respecter l'accord de niveau de service (SLA) de l'entreprise. Cela peut être fait facilement dans UiPath Orchestrator. Les humains ne sont pas impliqués, sauf pour gérer les rares exceptions qu'Orchestrator signalera aux utilisateurs désignés.

Même si les humains ne sont pas présents, une automatisation sans surveillance est généralement plus sécurisée qu'un processus manuel, car vous pouvez limiter l'accès aux données du robot.

Pendant ce temps, les principes de codage des meilleures pratiques fournissent des audits complets et précis pour la conformité.

Avec des robots fonctionnant en continu, les humains sont libres d'effectuer des activités de niveau supérieur. Les humains qui passaient auparavant leur temps à déplacer et à valider des données peuvent désormais se concentrer sur des initiatives qui nécessitent une réflexion plus approfondie, réagissant plus rapidement aux demandes changeantes des assurés. Les conversations avec les clients ont le temps et l'espace nécessaires pour se développer, et les employés peuvent se concentrer sur la création d'une meilleure expérience client.

2. Traitement préparé par l'homme :configurez-le et oubliez-le

Certains processus nécessitent une intervention humaine pour démarrer, mais nécessitent un travail manuel lent pour se terminer. Avec la RPA, les organisations ne peuvent impliquer les humains que lorsque cela est nécessaire.

Lorsqu'un humain démarre le processus et le confie à un robot pour qu'il le termine, vous obtenez le meilleur de la créativité humaine et de l'efficacité du logiciel.

Les humains peuvent se concentrer sur une réflexion de haut niveau, sachant que les robots garantiront la livraison avec une documentation et des notifications de premier ordre.

Voici un exemple de la façon dont une société de crédit immobilier utilise ce type d'automatisation :

Aux États-Unis, le processus typique d'achat d'une maison oblige les prêteurs à commander régulièrement des évaluations hypothécaires qui fournissent des estimations impartiales de la valeur de chaque maison. Malgré leur importance, la commande d'évaluations est répétitive et sujette aux erreurs.

Pire encore, si une évaluation hypothécaire est commandée en retard, cela peut retarder l'ensemble du processus de prêt et même risquer d'encourir des répercussions de la part du Bureau de protection financière des consommateurs ou d'autres organismes gouvernementaux.

Le problème des évaluations se résume aux limites inhérentes au travail humain.

La logique humaine est nécessaire pour démarrer le processus, mais sa réalisation nécessite des étapes manuelles répétitives. Avec RPA, un humain peut démarrer le processus en désignant exactement quand l'évaluation doit être commandée, en spécifiant les modules complémentaires appropriés et en choisissant la société d'évaluation.

Une évaluation hypothécaire peut ne prendre que dix minutes, mais la valeur réelle pour les prêteurs est d'économiser des centaines de milliers de dollars en s'assurant que moins de prêts nécessitent une escalade en raison d'évaluations tardives. Pendant ce temps, les employés peuvent exécuter les commandes plus rapidement et travailler plus étroitement avec les acheteurs de maison, garantissant ainsi aux clients d'obtenir les réponses dont ils ont besoin.

Approfondissez l'exemple (ci-dessus)  :L'entreprise entièrement automatisée est là (et voici à quoi elle ressemble)

3. Humain dans la boucle :Validation

De nombreux processus inefficaces ne présentent pas de cas d'utilisation clairs de la RPA, car ils nécessitent un jugement humain intermittent, mais nécessaire.

Avec la bonne plate-forme RPA, cependant, vous pouvez créer une automatisation qui invite dynamiquement l'intervention humaine lorsque des problèmes surviennent, garantissant que les humains n'interviennent que lorsque cela est nécessaire.

Prenez un service de comptes fournisseurs (AP), par exemple. Les départements AP sont souvent bloqués à plusieurs reprises dans le traitement des factures et le téléchargement de sélections de données vers un ERP tel que SAP. La majorité des factures traitées par les services de comptabilité fournisseurs ne sont pas standard, ce qui signifie qu'il peut s'agir de documents papier, de télécopies ou de fichiers PDF, remplis de données non structurées dans différents formats.

Le travail manuel est fastidieux et lent pour les humains, et la complexité rend le traitement des factures difficile pour les outils d'automatisation traditionnels.

À l'aide de modèles de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d'apprentissage automatique (ML), RPA peut interpréter ces factures et sélectionner les informations clés à traiter. Parfois, un robot peut ne pas être en mesure de faire correspondre une donnée particulière à un type de données connu (comme le montant de la facture). Plutôt que de faire échouer le processus et de demander à un utilisateur de revoir l'intégralité de la facture, le robot sans surveillance peut signaler à un humain qu'une entrée est nécessaire. Dans ce scénario d'humain dans la boucle (parfois appelé "humain au milieu"), l'humain peut alors revoir et terminer les tâches avant de laisser le robot prendre le relais.

Avec ce cas d'utilisation à l'esprit, le service AP peut implémenter un robot automatisé et sans surveillance avec une sécurité humaine. Le robot sans surveillance utilise l'OCR pour traiter les factures et télécharger les données vers SAP, mais si l'OCR ne peut pas voir clairement un champ, le robot peut informer les utilisateurs par e-mail que le processus nécessite leur vérification. Les employés AP n'ont besoin d'intervenir que si nécessaire, afin qu'ils puissent consacrer leur temps à des tâches plus critiques, telles que la budgétisation et la planification.

Au fur et à mesure que l'humain clarifie les exceptions à mi-parcours, ces changements sont réinjectés dans le modèle ML, qui apprend des activités de l'humain. Une fois que le modèle se recycle, il n'aura pas besoin d'intervention humaine pour gérer ce scénario la prochaine fois qu'il le rencontrera.

Un processus qui semblait auparavant impénétrable à l'automatisation présente en fait un cas d'utilisation RPA convaincant. Avec un humain au milieu, vous pouvez réduire l'implication humaine à la validation, puis le ML peut la réduire encore plus.

Créer la main-d'œuvre de demain

Pour tirer pleinement parti de l'automatisation, les organisations doivent recadrer leur façon de penser leurs processus et la main-d'œuvre nécessaire pour les mener à bien. Si vous pensez que "l'automatisation d'abord", la transformation numérique peut être un objectif réalisable plutôt qu'une aspiration.

La main-d'œuvre du futur sera un hybride de travail humain et robotique, et les organisations les plus efficaces aborderont chaque problème en considérant d'abord le degré d'automatisation qu'elles utiliseront. Les organisations excellent grâce à leurs employés, et plus les organisations peuvent libérer leur main-d'œuvre humaine pour faire un travail créatif, plus elles réussiront. Une main-d'œuvre hybride et numérique permet aux humains d'être plus humains et plus performants que jamais.

Restez à l'écoute pour la deuxième partie pour découvrir comment les robots assistés peuvent travailler aux côtés des humains pour permettre l'automatisation même dans les processus les plus dynamiques.

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