Suivi simple des ressources :feuilles de calcul, codes-barres, stylo et papier… vous conviennent-ils ?

Il existe une hypothèse séculaire selon laquelle l'art même de l'écriture a été inventé pour documenter l'achat et la vente de biens et garder une trace des comptes. Alors que la société moderne est évidemment allée bien au-delà des tablettes d'argile ou de la plume et de l'encre d'autrefois, une simple feuille de calcul de suivi des actifs, une solution de code à barres et/ou un bon vieux stylo et papier sont tous des équivalents contemporains d'une manière ou d'une autre.

Avec l'avènement de l'écriture, l'une des premières choses que les anciens marchands et entreprises ont découvertes était qu'il est difficile de suivre l'inventaire. Pour survivre et prospérer, ils avaient besoin de records de vente, et ainsi, le grand livre était né.

Nous passerons en revue quelques méthodes de base qui permettent de faire le travail - surtout si vous venez de commencer ou si votre budget est limité. Il convient toutefois de noter qu'aucune de ces méthodes ne traitera directement le suivi des actifs extérieurs.

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De la plume et de l'encre au stylo et au papier

Même si notre monde est très différent de celui d'autrefois, les choses que nous devons enregistrer et conserver ne le sont pas.

Hier et aujourd'hui, les entreprises ont utilisé des méthodes de plus en plus sophistiquées pour mesurer et gérer les expéditions entrantes, les matières premières et les intrants, les produits finis, les outils et équipements, et d'autres ressources précieuses. Mais tout revient au plus simple des outils :un stylo et du papier.

Pendant des siècles, cette boîte à outils de base a joué un rôle important dans le contrôle des actifs et des stocks pour les entreprises de tous types et de toutes tailles, des maisons de commerce de Venise et de Hambourg aux opérations de fabrication de l'ère industrielle. En fait, c'était la seule option disponible jusqu'à l'émergence de l'automatisation des données.

Les entreprises pouvaient taper les résultats, mais le comptage s'est fait manuellement. De même, cette méthode était plus que suffisante lorsqu'il s'agissait de contrôler les ressources utilisées pour construire tous les types et toutes les tailles de biens d'équipement.

Bien que nous ne considérions généralement pas le stylo et le papier comme une technologie, c'est par définition, compte tenu de son application pratique pour le suivi des stocks, avec l'aide d'employés diligents formés pour surveiller et enregistrer avec précision chaque transaction.

Mais pour la plupart, la méthode du stylo et du papier est non seulement longue et difficile à mettre à l'échelle, elle est également sujette à de simples erreurs. Compte tenu de la vitesse incroyable à laquelle les choses sont faites de nos jours, les dossiers papier ne peuvent tout simplement pas suivre. Par exemple, une maison de 650 pieds carrés peut être imprimée en 3D en 24 heures !

De plus, le suivi des ressources papier et stylo devient de plus en plus lourd à plus grande échelle. Il est certes possible de compter le nombre d'articles dans une petite épicerie, mais qu'en est-il de cinq petites épiceries, ou 50 ou 1 000 ?

Et qu'en est-il d'un entrepôt pour une usine de fabrication industrielle, qui reçoit des pièces et des matériaux chaque jour ? en tient un inventaire pour les besoins de fabrication attendus; et envoie-t-il également des expéditions à l'usine quotidiennement ?

Vous pouvez utiliser un stylo et du papier, mais vous devrez alors rassembler tous les tenants et aboutissants quotidiennement, tout en vérifiant deux et trois fois les chiffres pour vous assurer qu'ils sont corrects. Inutile de dire que dans l'environnement commercial d'aujourd'hui, les problèmes d'échelle, d'intégrité des données, de précision en temps réel et de distance deviendraient instantanément écrasants.

L'efficacité a donc en grande partie « écrit » cette méthode.

Qu'est-ce qui vient ensuite ? Suivi des éléments de code-barres

Le prochain grand système de gestion des stocks d'actifs a été lancé dans les épiceries, alors qu'elles effectuaient la transition du stylo et du papier à une solution de code-barres.

Croyez-le ou non, les codes-barres ont été inventés en 1949. Les premiers codes-barres 1D étaient une combinaison de lignes fines et épaisses représentant des nombres qu'un scanner visuel pouvait interpréter. Et, au début, ces timbres de suivi étaient ronds. Voici un extrait de la demande de brevet originale.

Malgré les défis posés par le stylo et le papier, il a fallu plus de 20 ans aux seules épiceries pour adopter les codes-barres. Mais il n'a pas fallu longtemps pour qu'ils deviennent omniprésents dans le paysage de la fabrication d'épicerie, en tant que première forme de technologie d'identification automatisée des actifs.

Une fois établis, les systèmes d'inventaire de codes-barres se sont rapidement imposés dans le courant dominant de la fabrication, de la logistique, de l'entreposage et de la vente au détail. Combinés à la possibilité de stocker des données sur les actifs dans des fichiers accessibles par ordinateur, les codes-barres étaient de loin supérieurs au stylo et au papier en termes d'évolutivité, d'efficacité et de précision.

Les travailleurs n'avaient plus besoin de connaître chaque élément de vue. De plus, contrairement à la méthode du stylo et du papier, les codes-barres évitent les fautes involontaires d'erreur humaine, comme les erreurs de comptage ou de transcription. Et ils peuvent être facilement apposés sur tout ce qui nécessite un numéro d'identification.

Puis vint l'atout et Feuille de calcul de suivi des équipements

Avec l'introduction de feuilles de calcul plus sophistiquées et d'Internet, les données créées à l'aide de codes-barres pour la gestion des stocks et le suivi des actifs permettent la localisation des stocks et des actifs en temps réel.

Si les articles sont scannés lorsqu'ils entrent et sortent du système d'inventaire, les codes-barres peuvent fournir des informations de suivi précises et opportunes. De plus, les codes-barres sont devenus plus avancés au fil du temps, passant de leur configuration originale de lignes aux codes QR d'aujourd'hui, capables de relayer des centaines de fois plus d'informations.

Chaque colis livré par UPS ou FedEx possède une version du code-barres qui est utilisée pour marquer sa transition d'une étape du processus de livraison à une autre. Chacune de ces actions est saisie dans une base de données, qui peut ensuite être visualisée comme une feuille de calcul de suivi des actifs.

Ces feuilles de calcul peuvent être mises à jour en temps réel avec toutes les nouvelles entrées et, si elles sont stockées en ligne, les dernières données du système peuvent être consultées par n'importe qui, de n'importe où. Et en passant, si vous utilisez des feuilles de calcul, cela vous place à l'étape 2 de la transformation numérique sur le spectre de la gestion des actifs IoT.

Là où les stylos ont révolutionné les plumes (et les ont finalement rendus obsolètes), les feuilles de calcul sont des grands livres traditionnels obsolètes pour les entreprises avec peu ou pas de budget. Les avantages du suivi des actifs dans ce scénario sont :

1. Suivi gratuit des ressources

Presque tout le monde a un ordinateur, et presque tous les ordinateurs ont accès à des tableurs gratuits ou à faible coût, comme OpenOffice, Google Sheets ou Office 365. Tant que vous pouvez taper avec une précision relative, le suivi gratuit des actifs est possible avec des tableurs.

2. Visualisations ultra rapides et autres mathématiques

Les tableurs sont vraiment bons pour faire et afficher graphiquement même les calculs les plus compliqués. En effet, il y a des tonnes de choses inventives que vous pouvez faire avec une feuille de calcul, comme tracer les commandes d'un article particulier au fil du temps.

Grâce à une planification réfléchie et à l'un des outils de tableur de plus en plus sophistiqués d'aujourd'hui, vous pouvez rapidement comptabiliser et capturer la bonne quantité de données précieuses, en utilisant des fonctionnalités de visualisation riches et fiables (également appelées tableaux et graphiques) pour montrer les tendances et les modèles.

3. Intégrations de base

Vous pouvez également intégrer ces tableaux et graphiques dans d'autres applications ou utiliser des applications tierces pour en faire plus avec vos données. Par exemple, vous pourriez développer un système pour envoyer une notification lorsqu'une nouvelle ligne est ajoutée à votre feuille de calcul.

Et si vous utilisez un scanner pour le suivi des immobilisations, vous pouvez extraire des données d'identification de base sur vos actifs directement dans votre feuille de calcul.

Naturellement, la prochaine étape de l'évolution avec les feuilles de calcul, les codes-barres et les codes QR est la capacité de corréler l'emplacement de l'appareil de lecture avec la date et l'horodatage de la dernière entrée d'un actif dans la feuille de calcul.

Par exemple, les smartphones sont parfaits pour scanner les codes QR, étant donné que l'appareil de lecture peut enregistrer l'emplacement de l'actif à ce moment précis, améliorant ainsi la richesse des données de suivi des actifs. Ainsi, vous savez non seulement qu'un actif est entré ou sorti d'une installation, vous savez également où et quand cette transaction a eu lieu.

Bien entendu, comme le stylo et le papier, les appareils de numérisation, qu'ils soient portables ou installés, sont sujets aux erreurs humaines. Les clients et les employés peuvent ignorer des analyses par inadvertance, manquer des analyses, oublier de numériser ou numériser plus d'une fois. La saisie de données dirigée par l'homme est susceptible d'erreur à chaque étape manuelle successive du processus d'inventaire et de saisie de données ; et chaque transfert d'actifs de l'expédition à la réception, ou d'une entreprise à une autre.

À l'inverse, chaque avancée dans la technologie d'automatisation et de suivi des actifs a été conçue dans le but de réduire les erreurs, d'accélérer la création de données et d'obtenir la saisie et le traitement des données en temps réel. Les solutions de suivi des actifs à la pointe de la technologie combinent l'accès aux données et l'analyse pour franchir la prochaine grande étape vers une collecte et une conservation des données sans erreur.

Ces technologies permettent de déterminer l'identité des actifs eux-mêmes, ainsi que leur emplacement et leur état, sans l'aide de machines comme un lecteur de codes-barres fixe. Ils suppriment également le besoin de collecte manuelle de données avec un lecteur de codes-barres ou un smartphone.

Au lieu de cela, les actifs sont surveillés avec une étiquette de suivi des actifs et les données de localisation sont générées automatiquement sans aucune action humaine supplémentaire. Il existe une myriade d'options de balises disponibles, qui diffèrent selon le coût et/ou l'application.

Une fois qu'une entreprise atteint ce seuil en temps réel, les données et analyses sous-jacentes (rapports de point de vente, vitesse des ventes, niveaux et seuils d'inventaire, déclenchement automatisé des commandes de stockage, etc.) améliorent considérablement l'efficacité et réduisent les coûts.

Certes, l'univers des technologies de contrôle des stocks continue d'évoluer, avec une variété de sélections, allant des feuilles de calcul et des codes-barres de suivi des actifs, aux logiciels sophistiqués de suivi des actifs en temps réel, en passant par l'ancien stylo et papier de secours.

Et les besoins de chaque entreprise sont différents, dépendant entièrement de la valeur dont elle a besoin et des ressources dont elle dispose, qu'elles soient humaines ou financières.

Donc, si vous avez des questions sur la technologie qui vous convient, envoyez-nous un message.