Applications SaaS et lacunes de fonctionnalités

Nous nous habituons lentement aux applications cloud et SaaS dans tous les domaines de notre vie, y compris au travail. Même les grandes entreprises commencent à déplacer des applications commerciales importantes vers le cloud, comme Office 365 et Google Docs. Ce changement affecte beaucoup l'informatique et les utilisateurs finaux, car tous deux s'adaptent à l'utilisation et à la prise en charge de nouveaux outils basés sur le cloud. Parfois, ces applications SaaS n'ont pas les fonctionnalités de leurs homologues internes.

Évaluer les applications SaaS par rapport à leurs versions internes précédentes n'est pas si simple, et déterminer quelle application cloud choisir n'est pas non plus. Comparer Office 365 à G Suite, par exemple, n'est pas un choix de pomme à pomme. Ils comprennent chacun de nombreuses applications avec de nombreuses fonctionnalités, mais il y aura des différences dans l'apparence des applications et dans la façon dont les utilisateurs les perçoivent. Ils ont chacun des zones de force et de faiblesse. Et les applications natives du cloud comme G Suite sont clairement différentes des applications comme Word Online, que de nombreux utilisateurs connaissent déjà, mais qui ont rattrapé le cloud.

Idéalement, en tant que membre de l'équipe informatique, vous devez connaître les détails de ce que l'application fait et ne fait pas par rapport à celle sur site qu'elle remplace. Les utilisateurs demanderont. Ou, s'ils ne demandent pas spécifiquement, ils peuvent se plaindre de leurs collègues. Vous verrez leur mécontentement à travers l'augmentation des tickets d'assistance ou un manque d'adoption.

Attention aux fonctionnalités SaaS manquantes

Il existe des lacunes courantes dans les fonctionnalités SaaS à surveiller :

• Problèmes de téléphonie : Skype Entreprise et Google Hangouts présentent tous deux des problèmes de téléphonie que le service informatique doit comprendre avant d'adopter, en particulier s'ils proviennent d'un système interne performant. Par exemple, Skype Entreprise n'a pas de standard automatique ni de groupes de recherche, deux fonctionnalités importantes pour les utilisateurs professionnels.
• Problèmes de configuration ou de personnalisation : Vous pouvez entendre des plaintes concernant des fonctionnalités SharePoint Online manquantes si un service a quitté SharePoint Server. Les options de configuration et de personnalisation sont plus limitées avec SharePoint Online. Certaines entreprises pourraient envisager un déploiement hybride ici, laissant SharePoint Server en interne.
• De "petits" problèmes techniques ou des fonctionnalités manquantes : Pour l'informatique, ils peuvent être petits. Pour les utilisateurs, ils sont probablement énormes. Il s'agit de problèmes tels que l'absence d'une fonction de table des matières dans Word Online ou des problèmes potentiels lors de l'enregistrement de fichiers Word dans Office 365 ou de l'ouverture de fichiers Word. Ce sera à vous de répondre aux correctifs et aux demandes de fonctionnalités que vous pouvez, et de savoir de quoi votre organisation peut se passer jusqu'à la prochaine mise à niveau.

Si vous avez adopté quelque chose qui est entièrement nouveau pour votre entreprise, comme Slack, ou si la nouvelle application n'a pas d'équivalent sur site, ce ne sera pas « Où est mon bouton d'annulation ? » des questions. Au lieu de cela, vous entendrez probablement des demandes de fonctionnalités que le produit n'a pas encore. Vous devrez peut-être dire à vos utilisateurs d'être patients. Et rappelez-vous, vous n'entendez que les plaintes. Il y a probablement de nouvelles fonctionnalités amusantes que les utilisateurs aiment vraiment et dont vous n'entendrez pas parler.

Et, bien sûr, certains problèmes qui surviennent avec les applications SaaS incomberont au fournisseur, au navigateur ou au réseau, mais c'est une histoire pour un autre jour. Pour de meilleurs résultats sur la gestion des fonctionnalités SaaS manquantes, gérez les attentes des utilisateurs et connaissez vos applications SaaS de fond en comble.