Licence Cloud et SaaS 101

Dans un environnement alimenté principalement par des applications SaaS et des services cloud, le diable est dans les détails. Les licences Cloud et SaaS sont un détail qui tourmente souvent les équipes informatiques. Voici comment cela fonctionne et comment simplifier la gestion des licences.

Comment fonctionnent les licences SaaS et Cloud ?

À l'époque de l'informatique, les licences logicielles faisaient partie de l'achat du logiciel lui-même, payé d'avance en tant que dépense en capital. Maintenant, comme ce logiciel est hébergé hors site, il est souvent concédé sous licence par utilisateur, et le coût fait partie des dépenses d'exploitation, payées mensuellement ou annuellement. Ce nouveau type de modèle de licence présente des avantages :il peut être plus flexible et basé sur les besoins de l'entreprise en temps réel. Si vous devez ajouter ou supprimer un groupe d'utilisateurs, vous pouvez souvent le faire pour le cycle de facturation du mois suivant, plutôt que d'attendre un an (selon l'emballage du fournisseur).

Il existe deux types courants de licence :

• Licence par utilisateur
• Licence basée sur l'utilisation

Les licences par utilisateur prennent le nombre d'utilisateurs d'une application à sa valeur nominale, de sorte que les 10 employés de la finance obtiennent 10 licences, une pour chacun d'eux. De nombreux fournisseurs créeront des packages d'utilisateurs adaptés aux grandes entreprises en coûtant moins cher par utilisateur pour des groupes d'utilisateurs plus importants. Certaines licences permettent également plusieurs installations par licence pour offrir aux clients la possibilité de mettre le logiciel sur un ordinateur personnel et professionnel (typique des logiciels de création de contenu).

La mise à l'échelle pour utiliser les licences est bonne pour l'infrastructure, comme AWS, car vous pouvez payer exactement ce dont vous avez besoin. L'inconvénient est que vous payez pour l'incohérence. Vous n'aurez donc peut-être pas besoin de toutes les instances cloud chaque mois, mais vous les payez toujours à moins que vous n'ayez mis en place une mise à l'échelle automatique. Les modèles basés sur l'utilisation peuvent permettre aux entreprises de mieux réagir aux changements de taille ou de besoins de leur entreprise.

Comment ne pas gaspiller de l'argent avec les licences SaaS

En ce qui concerne les licences SaaS, le pire des cas est que vous payiez pour des licences que vous n'utilisez pas réellement. Cela se passe vraiment facilement. Par exemple, si un service entier passe à de nouvelles applications ou si une entreprise supprime certains employés, leurs licences peuvent facilement être laissées inutilisées et oubliées. Gardez ces conseils à l'esprit pour éviter de gaspiller de l'argent en licences SaaS.

• Lisez les petits caractères. Les petits caractères seront également importants. Idéalement, les licences utilisateur indiqueront clairement comment des utilisateurs peuvent être ajoutés ou supprimés et ce que chaque utilisateur peut faire avec la licence dont il dispose. Bien qu'il y ait beaucoup de choses plus faciles pour l'informatique en ce qui concerne le SaaS et le cloud, il y a un nouvel élément de gestion qu'il est important d'aborder. Pensez au SaaS comme à un utilitaire, où vous ne payez que pour combien vous utilisez sur une base mensuelle. Il existe des cas où un peu d'excès est important, de sorte que la mise à l'échelle ne nécessite pas d'appel au fournisseur SaaS.
• Collaborez. Le succès des licences SaaS peut également dépendre d'autres départements, tels que les finances, les achats et les ressources humaines. Cela vous aidera dans votre planification informatique globale si vous savez quand les employés sont embauchés ou quittent l'entreprise et à quelles applications ils sont associés.
• Lisez attentivement votre contrat de licence et négociez. Que vous soyez ou non le service qui gère les contrats, vous aurez besoin de connaître les détails de tous les accords de niveau de service (SLA) qui ont été signés. Lorsque vous contactez l'assistance, vous devrez peut-être connaître votre niveau d'assistance ou tout autre détail susceptible de vous aider à résoudre un problème.

Enfin, demandez à votre représentant commercial de vous expliquer en détail la licence. S'ils ne le peuvent pas, c'est probablement plus compliqué que prévu.