Le fouet au crayon expliqué :risques, impacts et stratégies de prévention

Fouetter le crayon signifie  signer à la hâte des bons de travail ou d'autres tâches qui n'ont pas été correctement effectuées. Cela peut augmenter le risque de pannes d'équipement, de problèmes d'inventaire, de risques pour la sécurité et bien plus encore pour votre organisation.

Certaines tâches courantes qui souffrent du coup de crayon incluent la maintenance préventive (MP), les contrôles d'inventaire, les approbations d'expédition, les inspections de sécurité et les certifications de formation.

Où se produit le fouettage des crayons lors de la maintenance

Il s'agit des activités de maintenance courantes pour lesquelles le fouettage des crayons a lieu, ainsi que des raisons pour lesquelles la direction devrait supprimer le fouettage des crayons dans ces domaines.

1. Contrôles de sécurité

Les contrôles de sécurité sont particulièrement sujets au fouettage des crayons. En effet, ces tâches sont répétitives et se produisent fréquemment (souvent hebdomadaires, voire quotidiennes), de sorte que les techniciens peuvent les trouver fastidieuses et désireux de les terminer rapidement. Bien entendu, des contrôles de sécurité inappropriés peuvent présenter des risques majeurs.

2. Contrôles programmés

Tous les contrôles programmés sont vulnérables au fouet au crayon. Lorsque les employés utilisent l’équipement régulièrement et sans problèmes apparents, ils peuvent supposer que l’équipement passera l’inspection. Cette hypothèse peut conduire à rogner sur les raccourcis en effectuant des inspections à la hâte ou en les sautant. Alors que les techniciens manipulent à plusieurs reprises le même équipement, ces actifs peuvent passer des semaines, voire des mois, sans faire l'objet d'une inspection appropriée.

3. Contrôles d'inventaire

Les employés de l'entrepôt peuvent trouver les formulaires d'inventaire fastidieux, intimidants, ou les deux. Que ce soit intentionnellement ou par accident, les membres de l'équipe agissant de manière imprudente peuvent entraîner des retards, avoir un impact sur les budgets et déclencher des ruptures de stock. Des erreurs de comptage répétées peuvent avoir un impact significatif sur les opérations, la satisfaction client et les KPI, sans parler de la réputation de votre entreprise.

4. Certifications de formation

Lorsqu’un nouvel employé expérimenté rejoint votre équipe, la direction exige-t-elle qu’il suive des certifications de formation pour les tâches qu’il sait déjà effectuer ? Sinon, vous fouettez leur formation au crayon. S’ils ont prouvé leur compétence, cela peut sembler inoffensif aux gestionnaires, mais un évaluateur de conformité ne serait pas d’accord. Contourner les certifications de formation pourrait même vous causer des ennuis juridiques.

Panneaux d'avertissement et exemples de fouet à crayon

Dans les services de maintenance, recherchez les modèles suivants :

• Vitesse de vérification inhabituelle. Les techniciens expérimentés peuvent travailler rapidement, mais certaines vitesses sont déraisonnables. Recherchez les longues listes de contrôle finalisées en quelques minutes.
• Délai d'exécution identique. Un technicien a-t-il exécuté quatre bons de travail avec le même horodatage ? C'est le signe que quelque chose ne va pas.
• Champs ignorés et éléments de liste de contrôle. Les espaces vides sur les listes de contrôle de maintenance indiquent qu'un technicien a ignoré les étapes essentielles.
• Commentaires copiés-collés. Lorsque vous voyez la même note dans tous les champs de la liste de contrôle, ou dans plusieurs listes de contrôle, c'est le signe que quelqu'un a précipité l'inspection ou l'a complètement ignorée.
• Problèmes récurrents sur les éléments vérifiés. Supposons qu'un actif tombe en panne sans cesse, mais que tous les contrôles et inspections de sécurité semblent positifs. Inspectez attentivement les bons de travail pour repérer les inexactitudes.

Pourquoi fouetter un crayon est-il un problème ?

Le fouet au crayon peut sembler inoffensif. Mais si cette pratique devient monnaie courante, elle peut faire boule de neige et causer de sérieux problèmes à votre organisation. Par exemple, des inspections inadéquates peuvent entraîner des réparations inattendues et coûteuses, des délais non respectés, des produits de mauvaise qualité et des clients mécontents. Dans le pire des cas, le fait de fouetter un crayon peut même entraîner des pannes d'équipement catastrophiques mettant en danger la sécurité des employés.

Si rien n’est fait, le fouet à crayon peut également causer des problèmes liés à la conformité réglementaire, au licenciement, à des amendes coûteuses ou même à des problèmes juridiques. Les employeurs peuvent poursuivre pénalement les employés dont les actions entraînent des blessures graves. Les tiers concernés peuvent également demander des dommages-intérêts. C'est pourquoi il est essentiel de détecter et d'éliminer les coups de crayon.

Quelles sont les causes du fouet au crayon ?

Le fouettage des crayons se produit pour diverses raisons – et généralement, la paresse des travailleurs n’en fait pas partie. Poursuivez votre lecture pour connaître les principales causes du fouettage des crayons.

Employés surmenés

Lorsque trop peu de travailleurs se voient confier trop de tâches, ils établissent souvent des priorités en fonction de ce qu'ils pensent être le plus important. Cela peut conduire à rejeter au crayon le travail qu'ils perçoivent comme étant peu prioritaire ou à faible risque. Le logiciel de bons de travail est un excellent moyen de rationaliser les flux de travail et d'automatiser la tenue des dossiers, libérant ainsi plus de temps à vos employés pour effectuer toutes leurs tâches de maintenance planifiées.

Gestion inefficace

Les techniciens et autres travailleurs impliqués dans les travaux de maintenance préventive doivent savoir pourquoi ils accomplissent les tâches qui leur sont assignées – et le faire savoir relève de la responsabilité des responsables de la maintenance. Le logiciel de bons de travail permet la création de modèles personnalisables qui décrivent exactement comment et pourquoi un travail spécifique doit être effectué, aidant ainsi vos employés à rester informés et au courant de l'évolution des priorités tout en garantissant que les normes communes sont respectées par tout le monde.

Pression pour une amélioration des mesures

Les travailleurs peuvent ressentir une pression pour atteindre ce qu'ils considèrent comme des mesures de performance ou des indicateurs de performance clés (KPI) inaccessibles, ce qui conduit parfois à des ordres de travail rédigés au crayon. Avec un logiciel de bons de travail, votre entreprise peut auditer et analyser automatiquement toutes les activités de maintenance, vous aidant ainsi à identifier les domaines potentiels d'amélioration, ainsi qu'à fixer des objectifs réalistes et réalisables pour votre équipe de maintenance.

Problème de culture de travail

Quelle que soit la cause, si le fouettage des crayons est une pratique courante dans votre entreprise, cela peut rapidement se propager, entraînant des pannes, une perte de productivité et un gaspillage d'argent. C’est pourquoi des processus doivent être mis en place pour garantir que vos travailleurs disposent des outils dont ils ont besoin pour effectuer et documenter facilement tous leurs travaux de maintenance préventive. Grâce au logiciel de bons de travail, les employés peuvent rapidement soumettre des signatures électroniques, remplir des formulaires personnalisables, suivre leurs tâches de maintenance, et bien plus encore.

Comment éviter les coups de crayon dans votre organisation

La meilleure façon d'éviter les coups de crayon est d'encourager la responsabilité, la transparence et les commentaires de tous vos employés.

Lorsque les employés savent exactement ce que l'on attend d'eux, disposent des ressources dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches et disposent des outils nécessaires pour communiquer facilement avec la direction, ils sont plus productifs, se sentent plus valorisés et sont moins susceptibles de se tourner vers le fouet.

Réévaluer ou supprimer des quotas

Imaginez que vous essayez d'atteindre un quota d'exécution de bons de travail, incité par une prime ou une augmentation. Prendrez-vous votre temps pour accomplir chaque tâche à fond ? Ou se précipiteriez-vous un peu, surtout en fin de journée, en fin de semaine ou à l'approche de l'heure limite pour votre quota ?

Des quotas irréalistes peuvent amener vos employés à se précipiter dans leurs tâches. Certains peuvent consciemment sauter des étapes pour gagner du temps, tandis que d’autres peuvent le faire accidentellement. Malheureusement, lorsqu’il s’agit de sécurité et de disponibilité, la raison pour laquelle ils sautent des étapes n’a pas d’importance. Les conséquences sont les mêmes pour vos actifs, installations, employés et tiers.

Interrogez les employés à propos de Pencil Whip

Donnez à vos employés les moyens de signaler les coups de crayon. Vous pouvez organiser des réunions à main levée, créer un système de conseils anonymes ou parler en tête-à-tête avec les employés. La culture de votre lieu de travail dictera la meilleure approche.

Soyez direct mais compréhensif avec tous les employés qui fouettent les crayons. Donnez-leur la possibilité de corriger leur comportement et de s’améliorer. Cela démontre à votre équipe qu'il est acceptable de commettre des erreurs tant que vous en assumez la responsabilité.

Effectuer des contrôles aléatoires

Pour éviter les coups de crayon ou les détecter rapidement, effectuez des contrôles aléatoires des équipements et des actifs. Consultez les listes de contrôle récentes et comparez-les à votre inspection en direct. Au mieux, tout correspond et votre équipement est en sécurité. Et dans le pire des cas, vous détectez quelque chose qui évite une panne critique.

Faites confiance à votre logiciel de GMAO

Les listes de contrôle peuvent montrer une inspection approfondie, mais lorsque les données en temps réel signalent une défaillance potentielle, vous savez que quelque chose ne va pas.

Un puissant logiciel de bons de travail, inclus avec un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) comme eMaint, facilite la gestion de votre équipe de maintenance. Grâce à toutes les informations organisées et accessibles en temps réel depuis n'importe quel appareil intelligent, les responsables peuvent rapidement identifier et remédier aux lacunes potentielles des pratiques de maintenance actuelles.

Le fouet au crayon s'installe, mais vous pouvez l'empêcher avec le bon logiciel de GMAO

Combattre le fouet au crayon à l'aide d'un logiciel de bons de travail aidera votre organisation à effectuer rapidement et correctement les tâches de maintenance critiques, maximisant ainsi la productivité et l'efficacité de votre équipe de maintenance.

De plus, grâce aux solides capacités de reporting du logiciel de GMAO eMaint, vous avez l'esprit tranquille en sachant que vous disposez d'enregistrements précis et à jour, conformes à toutes les normes en vigueur. En effet, avec le logiciel de bons de travail, chaque activité est documentée et horodatée électroniquement, ce qui permet une récupération facile en cas d'audit.

En augmentant la disponibilité des actifs, en réduisant les temps d'arrêt imprévus, en minimisant les dépenses de maintenance et en automatisant la tenue des dossiers, le logiciel de bons de travail s'amortit rapidement.

N'attendez pas, faites appel à eMaint pour vous assurer facilement que vos bons de travail ne sont pas fouettés aujourd'hui.