Reconnaître les avantages du « nouvel EDI »

La pandémie de COVID-19 a exposé la vulnérabilité aiguë des pratiques commerciales jusqu'ici fiables aux chocs économiques profonds.

Pour les industries du monde entier, la vérité embarrassante est que les approches telles que le juste-à-temps et la fabrication à la commande ont été jugées insuffisantes.

Bien que ces méthodologies permettent traditionnellement d'économiser sur les coûts de stockage et d'entreposage, elles reposent sur la fiabilité de la livraison. Lorsque celle-ci est garantie à moins de 100 %, ou tombe en panne, le réseau d'approvisionnement lutte pour la continuité et doit rechercher d'urgence des solutions alternatives.

En d'autres termes, les anciens processus sont tout simplement trop statiques pour maintenir un flux de travail dynamique. Alors que les entreprises intelligentes cherchent à se remettre de leur impact économique, elles appliqueront les leçons pour renforcer la résilience du réseau grâce à des processus plus robustes.

Les grandes marques, déjà les principaux adopteurs de l'automatisation, sont susceptibles de devenir de plus en plus technologiques car elles tentent de simplifier l'audit et d'optimiser la rentabilité. Cela pourrait impliquer un plus grand nombre de leurs fournisseurs à investir dans des solutions électroniques pour la commande, l'expédition, la facturation et le stockage des informations commerciales.

Les entreprises de toutes sortes seront sous pression pour réduire le temps et les coûts impliqués dans la gestion de la documentation commerciale. En conséquence, ils se tourneront de plus en plus vers des systèmes rapides et automatisés qui valident les transactions et évitent l'effort humain nécessaire pour vérifier et renvoyer.

Réinitialiser le fonctionnement des relations commerciales n'est pas facile, mais lorsqu'il s'agit d'améliorer les processus documentaires, l'aide peut être trouvée dans une plus grande adoption de l'échange de données informatisé (EDI).

Il s'agit d'une approche de longue date qui permet aux informations numérisées de circuler facilement à travers un réseau d'approvisionnement. Au lieu de créer des feuilles de calcul contenant des informations sur les stocks et les ventes, de générer des commandes et des factures manuellement et d'envoyer par courrier électronique des documents qui doivent être saisis dans les systèmes des partenaires commerciaux, l'EDI peut automatiser l'ensemble de l'activité de partage des données de transaction pour le commerce électronique. Il offre la possibilité de réaliser des économies de temps et d'argent, ainsi que toutes les exigences de gestion nécessaires à mesure que nous sortons de COVID-19 et planifions pour l'avenir.

Voici six façons dont l'EDI peut vous aider à surmonter les principaux défis liés au renforcement de la résilience de la chaîne d'approvisionnement :

Protéger les flux de trésorerie. De nombreuses entreprises ont lutté pendant la pandémie en raison d'un manque d'accès à de l'argent liquide. Plus vos processus sont agiles et adaptables, plus vous pouvez protéger vos marges en attendant le traitement des factures. Idéalement, vous avez besoin d'un système de gestion de trésorerie convenu régissant votre relation fournisseur-acheteur. Une application de paiement de factures prise en charge par EDI peut soulager énormément les fournisseurs et les acheteurs.

Collecter des données. Pour compenser le risque de perturbation de la chaîne d'approvisionnement, vous devez comprendre comment vous pouvez améliorer les procédures et la planification de gestion des risques existantes. Certains partenaires de la chaîne d'approvisionnement peuvent toujours s'appuyer sur des processus papier, avec le risque d'erreur humaine qui rend les données de commande, d'expédition et de facturation inexactes. L'EDI peut rationaliser la collecte et le formatage des données, permettant une visibilité continue de bout en bout des commandes, des expéditions, des factures et des paiements.

Réinitialisation des seuils . La décision quant au moment de déployer différentes options de stockage dépend des systèmes d'alerte précoce en inventaire. Cela, à son tour, est basé sur une visibilité précise sur les commandes de stock. Vous devez bien comprendre les seuils indiquant quand il y a une rupture de stock, induisant ainsi le besoin de réapprovisionnement, ainsi que quand trop de stock risque une crise de stockage. Plus vous avez été touché par la perturbation du COVID-19, plus vous devrez envisager de recalculer les tolérances de stock et donc de réinitialiser les seuils pour déterminer quand des mesures doivent être prises. Le stock de données et les données de vente partagés avec les partenaires commerciaux via EDI signifient que vous pouvez réajuster votre entreprise plus tôt pour faire face aux perturbations.

Diversifier les acheteurs et les fournisseurs. L'exploitation d'un réseau d'approvisionnement et de logistique diversifié peut vous aider à être plus résilient à toute perturbation. Cependant, il s'agit davantage d'une tâche de gestion. Chaque relation commerciale est susceptible d'impliquer une manière différente de travailler en matière de documentation. Cela signifie que les données doivent être traduites avant de pouvoir être partagées, ce qui consomme un temps et des ressources précieux. L'EDI effectue ce travail de traduction pour vous, vous n'avez donc pas besoin d'aller « sous le capot » pour vous assurer que les systèmes se parlent.

Passer d'un ancien système. L'EDI traditionnel a eu tendance à impliquer un réseau à valeur ajoutée (VAN) qui entraîne des frais de données par transaction. Cela peut facilement conduire à des coûts excessifs. Désormais, grâce à une numérisation améliorée, la technologie sous-jacente a évolué et les coûts de transaction peuvent être facilement évités avec le bon fournisseur.

Défier votre fournisseur de solutions EDI. Si vous utilisez déjà un système EDI, il est naturel de vous être habitué à une certaine façon de faire recommandée par vos consultants. Un point à soulever est de savoir si vous payez ou non des frais pour la transmission de données ou générez des coûts de middleware. Si vous l'êtes, il est probable que votre fournisseur ne fasse pas grand-chose pour les justifier. Il est de loin préférable de passer à un service à frais fixes afin que vous sachiez à tout moment où vous vous situez en matière de certitude des coûts. Vous devez exiger un modèle de tarification clair reflétant exactement le niveau d'aide dont vous avez besoin, sans extras cachés ni frais initiaux.

La bonne nouvelle est que, grâce à l'EDI amélioré, il est plus que jamais possible d'éviter les processus manuels lors de la connexion des réseaux d'approvisionnement et de la validation des données commerciales.

La numérisation améliorée signifie que toutes les parties d'un réseau d'approvisionnement peuvent partager, enregistrer et sécuriser la documentation essentielle à perpétuité, vous offrant ainsi une tranquillité d'esprit quant à la confiance et la traçabilité.

La technologie permet à chacun d'en faire plus avec l'EDI. Alors que les chaînes d'approvisionnement émergent du choc du COVID-19 et se tournent vers l'avenir, il est temps de délaisser les systèmes existants et de réaliser les véritables avantages d'une plus grande automatisation.

Aniello Sabatino est fondateur et co-directeur général de Transalis .