Stratégies essentielles de conformité RH et d'engagement de la main-d'œuvre pour les dirigeants manufacturiers

Comme le dit le proverbe, vos employés sont vos actifs les plus précieux. En tant que tel, votre entreprise manufacturière doit les soutenir correctement à toutes les phases de leur mandat au sein de votre organisation. Cela implique de suivre les politiques de conformité RH pertinentes, de respecter la loi californienne et d'améliorer l'engagement global de votre main-d'œuvre. Avec tant de facettes à considérer, comment pouvez-vous savoir que vous suivez toutes les directives ? Cet article vous donnera quelques conseils fondamentaux et pratiques pour maintenir la conformité RH et stimuler l'engagement de la main-d'œuvre.

Liens rapides :

• Qu'est-ce que la conformité RH dans l'État de Californie ?
• Exigences de développement des politiques
• Processus opérationnels
• Amélioration de la main-d'œuvre
• CMTC dessert exclusivement les fabricants de Californie dans le cadre du réseau national MEP !

Qu'est-ce que la conformité RH dans l'État de Californie ?

Il y a eu plusieurs mises à jour politiques et législatives aux réglementations de conformité RH en Californie cette année, y compris la déclaration de données de paie, les exigences pour les congés, les augmentations de salaire minimum, la diversité des conseils d'administration, et plus encore. Par exemple, les employeurs avec au moins 26 employés doivent payer les travailleurs au moins 14 $ de l'heure. Les employeurs avec moins de 25 employés doivent payer au moins 13 $ par heure.

Des mesures ont également été prises pour étendre les congés familiaux ou médicaux payés – les employeurs avec au moins cinq employés doivent fournir jusqu'à 12 semaines de travail de congé non payé protégé pour que les travailleurs puissent créer des liens avec un bébé, prendre un congé médical ou s'occuper de proches – y compris un enfant, parent, grand-parent, petit-enfant, frère/sœur, conjoint ou partenaire domestique. Le SB 1383 élargit la loi californienne sur les droits familiaux (CFRA), qui accordait auparavant ce congé seulement aux employés d'entreprises avec au moins 50 employés.

Exigences de développement des politiques

Il y a plusieurs politiques complètes que votre organisation manufacturière devrait avoir établies, y compris celles qui sont protectrices, telles que :

• À volonté : Créer une déclaration de politique pour votre candidature et lettre d'offre d'emploi à volonté
• EEO : Inclure une déclaration de politique dans vos offres d'emploi et site Web d'entreprise que vous êtes un employeur offrant l'égalité des chances
• FEHA : Développer et communiquer un avis de politique à vos employés sur les plaintes de discrimination selon la loi sur l'emploi et le logement équitables
• Préparation à la pandémie : Développer et distribuer un plan, manuel et directives de préparation à la pandémie
• Prévention des blessures et maladies (IIPP) : Suivre les directives OSHA et développer un plan de prévention des blessures et maladies

Et des politiques qui affirment la tolérance zéro dans votre entreprise manufacturière, y compris :

• Discrimination : Créer une déclaration de politique pour la position de votre entreprise contre la discrimination
• Harcèlement : Publier une déclaration de politique détaillant que votre entreprise n'a aucune tolérance pour le harcèlement sous quelque forme que ce soit
• ADA : Développer et communiquer un avis de politique à vos employés sur la loi américaine sur les personnes handicapées (ADA) et définir les accommodements raisonnables
• Violence au travail : Développer et distribuer une politique sur l'absence de violence au travail
• Armes : Incorporer une politique définie sur l'interdiction des armes
• Alcool ou substances illégales : Définir et créer des directives de politique sans tolérance pour le tabagisme, l'alcool ou les substances illégales

Processus opérationnels

La conformité RH joue un rôle crucial dans l'établissement d'un lieu de travail juste et équitable, allant du point d'embauche d'un candidat à la cessation d'emploi. Les sections suivantes passent en revue quelques bases clés pour assurer la procédure régulière du début à la fin.

Embauche

• Ban the Box : Informations sur l'historique criminel La loi californienne interdit aux employeurs d'obtenir toute information sur l'historique des condamnations pendant le processus de candidature ; l'information sur l'historique des condamnations ne peut être recherchée qu'après qu'une offre d'emploi conditionnelle a été faite. Une fois qu'un employeur a fait une offre d'emploi conditionnelle, il y a encore des règles et restrictions spécifiques sur le type d'information qui peut être obtenue et ce que vous pouvez faire avec l'information. Avant de décider de ne pas embaucher un candidat en raison de son passé criminel, vous devez fournir au candidat des avis spécifiques et l'opportunité de répondre, en plus d'autres exigences.
• Salaire antérieur : La loi californienne interdit aux employeurs de demander l'historique salarial d'un candidat, y compris les informations sur la rémunération et les avantages. Les employeurs ne peuvent pas non plus se fier aux informations d'historique salarial comme facteur pour déterminer s'ils doivent embaucher le candidat ou combien payer le candidat.

Check-list pour le succès :

Conseil #1 : Développer une check-list et définir le poste

Conseil #2 : Planifier votre stratégie de recrutement

Conseil #3 : Publier le poste

Conseil #4 : Créer un formulaire d'évaluation des candidats

Conseil #5 : Examiner les CV et candidatures révisées/conformes

Conseil #6 : Effectuer un entretien téléphonique de présélection

Conseil #7 : Planifier des entretiens sur site

Conseil #8 : Générer une offre écrite/signature demandée

Conseil #9 : Effectuer des vérifications pré-embauche

Conseil #10 : Construire un plan d'intégration

La description de poste doit jouer quelques rôles importants en ce qu'elle clarifie les responsabilités d'un employé, définit ce qui est attendu d'un employé, fournit une première étape critique dans le processus d'embauche ou de sélection, résume un objectif clair du rôle, et inclut une déclaration de fonctions significative comme un outil précieux pour orienter les nouveaux employés vers leur rôle dans le département.

Lors de l'embauche, le processus d'intégration de votre entreprise manufacturière doit définir un composant critique de l'embauche des employés et mener à une rétention accrue. Cette partie du processus d'embauche définit le ton pour le poste, l'entreprise, les attentes des nouveaux employés, les politiques et procédures, encourage un processus de communication bidirectionnel, fournit une feuille de route pour le succès, et renforce que tous les nouveaux employés veulent bien faire.

Assurez-vous d'établir une check-list d'attentes pour le nouvel employé, permettez du temps et des ressources pour les formalités pré-embauche, et définissez une formation d'orientation pour nouveaux employés lors de leur premier jour. Pour aider à intégrer votre nouvel employé dans le giron de votre entreprise manufacturière, incorporez un processus de vérification formel à la fin de leur première semaine, puis après 30, 60 et 90 jours.

De plus, la création d'un manuel de l'employé peut aider votre nouvel employé à transitionner vers son poste. Ce manuel réduit la responsabilité potentielle, bien que non légalement requis. Essentiellement, il décrit les politiques et procédures de plainte pour tous, établit des limites et prévient les malentendus. Ainsi, il réduit le temps passé à gérer les questions sur ce qui est permis, crée de la cohérence dans la façon dont les demandes et avantages sont gérés, et fournit même des protections légales si les pratiques sont un jour contestées en justice.

Ordres de salaire

En 2019, plus de 9,27 milliards de dollars dus aux travailleurs américains gagnant moins de 13 $ de l'heure (secteur privé, non-syndiqués) ont été empochés par des employeurs qui ont imposé l'arbitrage à leurs employés. On estime que plus de 4,6 millions de travailleurs ont subi un vol de salaire au cours de l'année dernière. Des avocats privés ont récupéré 467 millions de dollars dans des poursuites collectives sur les salaires et heures.

Assurez-vous de suivre toutes les lois sur les salaires et heures, de comprendre et d'appliquer les lois sur les heures supplémentaires, d'éliminer le vol de pourboires, de garantir que toutes les périodes de repas et de pause sont fermement ancrées, et de protéger généralement la santé et la sécurité des travailleurs dans votre organisation manufacturière.

Comment prendre des mesures correctives

L'action corrective dans votre entreprise manufacturière devrait suivre cet ordre général d'opérations :

• Avertissement verbal/Réprimande
• Avertissement écrit/Réprimande
• Période probatoire
• Suspension
• Congé avec/sans solde
• Rétrogradation
• Séparation

Lors de la prise de mesures correctives, assurez-vous d'avoir tous vos canards en rang :

1. Avoir un formulaire de discipline des employés.
2. Mener une enquête complète et équitable.
3. Obtenir les faits. Être objectif. Être clair et spécifique.
4. Remplir le formulaire pendant que les faits sont frais.
5. Obtenir l'acquittement écrit de l'employé.
6. Permettre à l'employé d'expliquer sa conduite. Être juste.
7. Utiliser le processus de discipline comme une expérience positive, si possible.

Directives de licenciement

Certaines lois d'État et fédérales sont en place qui régissent les circonstances dans lesquelles un employeur peut laisser partir un employé. Par exemple, les employeurs ne sont pas autorisés à licencier un travailleur pour une raison discriminatoire, telle que la race, la couleur, le sexe, l'âge, l'origine nationale ou le handicap du travailleur. Les employés ne peuvent pas non plus être licenciés en représailles pour avoir affirmé leurs droits légaux. Si un employeur viole l'une de ces lois, il pourrait se retrouver face à une action en justice de la part de l'employé licencié.

La Californie est un État d'emploi à volonté, comme la plupart des autres États du pays. Selon la doctrine de l'emploi à volonté, la relation employeur-employé est volontaire et peut être résiliée par l'une ou l'autre partie, à tout moment. Il n'y a pas besoin de cause pour le licenciement et aucun préavis n'est requis. Cependant, cela ne donne pas à un employeur le droit de licencier un employé en toutes circonstances. Par conséquent, les employeurs devraient être conscients des exceptions qui existent à la doctrine de l'emploi à volonté.

D'un autre côté, l'emploi à volonté ne donne pas à un employeur la capacité carte blanche de licencier un employé en toutes situations. Les employés sont protégés par la loi d'État et fédérale contre le licenciement pour raisons discriminatoires, ainsi que le licenciement en représailles pour avoir affirmé leurs droits. Les employeurs sont également tenus de respecter les termes d'un contrat de travail ou d'un accord syndical. Les employeurs qui violent l'une de ces lois du travail peuvent être tenus responsables des salaires perdus, avantages et frais juridiques de l'employé licencié.

Lors du licenciement d'un employé, assurez-vous de faire ce qui suit :

• Préparer le chèque de paie final, y compris les congés non utilisés.
• Documenter la situation. L'expliquer calmement et clairement à l'employé.
• Mener un entretien de départ pour récupérer les biens de l'entreprise, sauf si le licenciement est urgent.
• Désactiver l'accès au bâtiment, ordinateur, outils.
• Escorter l'employé pour récupérer ses effets personnels, si applicable.
• Ne pas menacer ou riposter.
• Contacter les autorités au premier signe de résistance ou de violence potentielle.

Amélioration de la main-d'œuvre

Diversité, Équité et Inclusion

La diversité est la présence de différences dans un cadre donné. Sur le lieu de travail, cela peut signifier des différences de race, ethnicité, genre, identité de genre, orientation sexuelle, âge et classe socioéconomique. Dans le même ordre d'idées, l'équité est l'acte de garantir que les processus et programmes sont impartiaux, justes et offrent des résultats possibles égaux pour chaque individu. De manière exhaustive, l'inclusion est la pratique de garantir que les gens ressentent un sentiment d'appartenance sur le lieu de travail. Cela signifie que chaque employé se sent à l'aise et soutenu par l'organisation lorsqu'il s'agit d'être son moi authentique.

Le biais inconscient est les stéréotypes sociaux sur certains groupes de personnes que les individus forment en dehors de leur propre conscience. Tout le monde a des croyances inconscientes, et ces biais découlent de la tendance à organiser les mondes sociaux en les catégorisant. D'un autre côté, le biais conscient se caractérise, dans son extrême, par un comportement négatif manifeste qui peut s'exprimer par du harcèlement physique et verbal, ou par des moyens plus subtils tels que l'exclusion.

Références d'employés

Un programme de référence d'employés est une stratégie de recrutement dans laquelle les employeurs encouragent les employés actuels, par le biais de récompenses, à recommander des candidats qualifiés pour des emplois dans leurs organisations. Par exemple, les nouvelles embauches provenant d'un programme de référence d'employés sont plus susceptibles de rester dans votre entreprise et 82 % des employés ont évalué les Références d'employés au-dessus de toutes les autres options de sourcing pour générer le meilleur ROI. Les employés référés commencent leur travail plus tôt que les embauches d'autres sources ; en fait, après 29 jours pour les premiers et après 55 jours pour les candidats des sites de carrière.

Les programmes de référence d'employés sont des programmes formels que les employeurs ont mis en place pour encourager les employés à recommander des candidats pour des emplois dans l'entreprise. Les programmes de référence profitent à la fois à l'employeur et aux employés actuels. Dans certains cas, une prime peut être gagnée si un candidat référé est embauché. Ils peuvent contribuer à une rétention accrue des employés, et déterminer la valeur et le budget (minimum à maximum) lors de la mise en œuvre d'un programme.

Récompenses et reconnaissance pour les employés exceptionnels

Récompenser et reconnaître les employés conduit à un plus grand engagement des employés, ce qui augmente la rétention et aide à créer un lieu de travail globalement plus positif. L'incorporation d'un programme de récompenses et de reconnaissance aide à augmenter l'engagement des employés, menant à de nombreux avantages pour l'entreprise, notamment :

• Augmente la motivation
• Montre de l'appréciation
• Encourage une compétition amicale
• Améliore la productivité
• Boost la rétention des employés
• Crée un lieu de travail positif

CMTC dessert exclusivement les fabricants de Californie dans le cadre du réseau national NIST MEP !

L'Institut national des normes et de la technologie (NIST) a fondé le Partenariat pour l'extension manufacturière (MEP) en 1988 avec la mission d'améliorer la productivité et la performance technologique de la fabrication américaine. Grâce à ses collaborations aux niveaux fédéral, étatique et local, les centres MEP travaillent avec les fabricants pour développer de nouveaux produits et clients, étendre et diversifier les marchés, adopter de nouvelles technologies et améliorer la valeur au sein des chaînes d'approvisionnement.

En tant que partie du réseau national NIST MEP, CMTC sert de conseiller de confiance aux fabricants de petite et moyenne taille (PMT) pour résoudre leurs problèmes RH et trouver des solutions qui maintiennent leurs organisations sûres et conformes.

Notre objectif chez CMTC est de nous assurer que les entreprises manufacturières que nous servons comprennent les mesures de conformité les plus récentes et les appliquent efficacement pour protéger leurs employés et éviter les amendes de non-conformité. Nous comprenons que les lois de conformité changent constamment et peuvent être difficiles à suivre, c'est pourquoi nos experts sont là pour aider ! Contactez-nous dès aujourd'hui !