Maîtriser la gestion du changement pour réussir le travail à distance

L'ère du travail à distance peut être une aberration dans notre façon de travailler, mais c'est une réalité avec laquelle nous vivons, et des changements doivent avoir lieu. En tant que tel, votre stratégie de gestion du changement est critique.

Même si les 70 % d'échecs des changements sont encore sujets à débat, une chose est certaine : les changements échoueront quand les organisations ne planifient pas correctement et qu'il n'y a pas de stratégie de gestion du changement efficace. Des situations comme le passage massif et inattendu des employés au travail à distance peuvent vraiment perturber les initiatives de gestion du changement. De plus en plus, cela nécessite une gestion du changement efficace.

Pourquoi ? La pandémie de COVID-19 a été un mauvais vent, et elle n'a soufflé du bien à personne. Entreprises, gouvernements et individus tremblent encore de ses effets dévastateurs. Des changements dramatiques, comme les services à distance et la surveillance d'état, sont devenus une nécessité ; à la suite de ces changements dramatiques sont arrivés des risques et problèmes de cybersécurité sans précédent.

Bien que tout cela soit flagrant, toute organisation qui a mis en place auparavant une stratégie de gestion du changement efficace n'a peut-être pas été touchée si durement. Dans cette ère de travail à distance et compte tenu du fait que beaucoup d'employés ont indiqué vouloir continuer le travail à distance même après que le monde ait trouvé une solution à la pandémie, vous devez trouver des stratégies de gestion du changement efficaces pour améliorer la gestion du changement.

La gestion du changement embrasse toutes les façons dont vous pouvez préparer, soutenir et aider les équipes, employés et votre organisation à traverser le changement, et peut être initiée par l'un des éléments suivants :

• Technologies émergentes
• Refonte des systèmes legacy
• Licenciements
• Embauches massives
• Réponse à une crise
• Amélioration de l'expérience client
• Gain de pertinence et avantage concurrentiel
• Acquisitions et fusions
• Restructuration du niveau managérial

Le changement que vous voulez entreprendre peut nécessiter la redirection de budgets, ressources humaines et financières, processus et opérations. Si votre but est juste de gérer le changement de personnel et d'équipes, vous pouvez vous concentrer sur la gestion du changement, mais quand vous devez entreprendre le changement organisationnel total de toute l'entreprise, vous devrez vous concentrer sur la gestion du changement organisationnel.

Quel que soit celui des deux avec lequel vous progressez, votre objectif ultime sera d'exploiter une approche stratégique pour faire passer vos opérations et processus métier à un niveau supérieur pour ajouter plus de valeur à vos clients et à l'organisation.

Stratégie de gestion du changement

Sans stratégie de gestion du changement, vous vous embarquerez dans un changement qui n'a pas de feuille de route, et il sera à peine bénéfique pour vos clients et l'organisation. En plus de cela, vos employés n'auront pas le bon focus ; vos ressources seront gaspillées à long terme.

Une stratégie bien définie spécifie le but, l'objectif, la finalité et la direction que vous voulez que le changement suive. Elle définit les caractéristiques du changement ; le calendrier, les risques, les limitations, la résistance potentielle des employés, et comment le changement progressera seront bien définis.

Une stratégie de gestion du changement facilite une transition facile pour tous ceux qui ont un rôle à jouer dans l'initiative de changement. Deux changements ne sont jamais identiques, donc vous devez avoir une stratégie pour tous les différents types de changements.

Par exemple, la stratégie de gestion du changement dont vous avez besoin pour remplacer la direction senior dans l'ère du travail à distance ne peut jamais être la même que le déploiement de nouvelles technologies pour assurer que votre main-d'œuvre à distance puisse collaborer facilement.

Tout changement a ses processus, défis et risques inhérents. Votre stratégie doit examiner comment le changement affectera vos employés, la facilité d'adoption et la faisabilité d'utilisation.

Concevoir une stratégie de gestion du changement

Maintenant que vous avez vu le besoin d'une stratégie de gestion du changement, l'étape suivante est d'en concevoir une. Cependant, vous devez savoir ce que vous voulez atteindre, et vous pouvez aider l'organisation à avancer à un bon rythme avec la stratégie de gestion du changement en clarifiant certains points délicats.

1. Cartographier les caractéristiques du changement

Une bonne étape pour cartographier rapidement les caractéristiques de la stratégie de gestion du changement est de préparer une liste de questions auxquelles vous devez répondre ; les suivantes peuvent être votre guide :

• Avez-vous déterminé l'étendue du changement ?
• Le changement vise-t-il les employés, les clients, la chaîne d'approvisionnement ou l'organisation ?
• Connaissez-vous le nombre de personnes que le changement affectera ?
• Comment comptez-vous embarquer tous ceux que le changement impactera ?
• Tout le monde est-il sur la même longueur d'onde avec le changement ?
• Qu'est-ce que vous voulez changer précisément ?
• Avez-vous un calendrier pour l'achèvement du changement ?

Des réponses franches à ces questions vous aideront à vous concentrer sur la stratégie que vous voulez concevoir.

2. Une connaissance approfondie de votre organisation

Une bonne stratégie de gestion du changement pour l'ère du travail à distance doit porter un regard intérieur sur la façon dont l'organisation fonctionne. L'histoire et la culture organisationnelle sont critiques pour la stratégie que vous voulez concevoir.

Vous devez avoir de bonnes raisons qui justifient le besoin de ce changement maintenant que votre organisation est en travail à distance.

Dans quelle mesure vos managers et employés croient-ils en ce changement ? Si vous avez effectué des changements précédemment, qui les a gérés ? Quel succès ont eu les changements que vous avez effectués avant d'entreprendre le travail à distance ? Tout le monde dans l'organisation a-t-il un objectif commun ? Effectuez-vous actuellement un changement dans l'organisation ? Quelle est la flexibilité de votre culture organisationnelle ?

Une connaissance approfondie de ce qui se passe dans votre organisation vous place sur un bon pied pour concevoir une stratégie de gestion du changement.

L'étape suivante est de créer réellement votre stratégie de gestion du changement, mais vous devez prendre en compte les éléments puissants suivants qui doivent figurer fortement dans votre stratégie.

Structure d'équipe

Votre stratégie doit spécifier explicitement les rôles de l'équipe projet et de l'équipe de gestion du changement ; souvent, il y a confusion sur qui joue un rôle particulier. Si cela n'est pas spécifié, votre initiative de changement peut s'enliser.

Il doit y avoir un leader, le plus probablement de l'équipe projet, dans l'équipe de gestion du changement qui assure une relation fluide entre les deux équipes. Cela apaisera les frictions si votre stratégie définit les responsabilités et prend aussi en charge les ressources.

Coalition de sponsors

Il y a généralement un sponsor principal qui autorise et initie le changement ; cet individu peut ne pas être en mesure de superviser seul le changement, surtout quand le changement traverse différents départements et sections de l'organisation. Pour améliorer le flux fluide du projet de changement, le sponsor principal forme une coalition de sponsors de parties prenantes qui inclura des membres de la C-suite et des chefs de département.

Si le changement n'impacte pas tous les départements, il est conseillé de choisir votre coalition de sponsors parmi les sections qui seront directement affectées par le changement. Ces leaders doivent être des gens en qui vos employés peuvent avoir confiance et qui influenceront leurs décisions.

C'est important pour atténuer les frictions qui surgissent de nombreux projets de changement. Un canal de communication efficace est d'une haute importance.

Conclusion

L'ère du travail à distance peut être une aberration dans notre façon de travailler, mais c'est une réalité avec laquelle nous vivons, et des changements doivent avoir lieu. Votre stratégie de gestion du changement est critique à ce stade, et elle vous assure d'identifier les risques et les zones d'où la résistance peut surgir dès le début et d'être proactif pour résoudre ces problèmes.

Quand vous avez une stratégie de gestion du changement, il devient relativement plus facile de concevoir un plan. Le plan inclura des détails essentiels tels que l'étendue du changement, le budget nécessaire, comment assurer la collaboration entre équipes, et le temps prévu de conclusion.