12 conseils d’experts pour un déménagement fluide des installations et une protection des équipements

Peu de choses dans la vie sont aussi stressantes que déménager, qu'il s'agisse d'un appartement d'une chambre ou d'un établissement de 500 000 pieds carrés. On peut cependant affirmer sans se tromper que le déménagement d’une gigantesque usine de fabrication ou d’un entrepôt demande plus de coordination que le déménagement de biens depuis une maison ou un appartement. En vous assurant que vous envisagez toutes les éventualités possibles, vous ouvrirez la voie à un déménagement en douceur vers une nouvelle installation, vous économiserez des milliers de dollars sur les équipements cassés ou endommagés et vous aiderez, vous, votre personnel et votre entreprise, à vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.

Lors de la préparation d’un déménagement d’usine, vous devrez répondre à plusieurs problèmes et préoccupations, à la fois avant le déménagement et pendant le processus de déménagement lui-même. Les 12 points suivants vous aideront à démarrer et à terminer le grand déménagement de manière efficace et avec le moins de maux de tête possible.

Que faire :

1. Soyez proactif et prudent :

Tout d’abord, soyez proactif concernant un éventuel déménagement – avant que la transition ne soit décidée ou confirmée. Regardez autour de vous :les employés trébuchent-ils les uns sur les autres ? L'espace est-il limité pour les réunions ou le stockage ? Est-il difficile de maintenir la production, surtout si vous venez d’introduire une nouvelle ligne ? Vous ne voulez pas que votre service client ou la qualité de vos produits en souffrent. Planifiez le déménagement avant qu'il ne crée des retards pour votre entreprise.

Cela dit, une fois que vous avez décidé de déménager, faites une pause un instant. Passez en revue les risques liés au déménagement, les demandes en ressources, les considérations juridiques et les autres changements ou exigences qu'entraînera un déménagement de cette ampleur. Parlez aux principales parties prenantes et aux employés qui seront les plus touchés par le fait de rester à l'emplacement actuel. N'oubliez pas de vérifier trois fois que tout ce dont vous avez besoin au nouvel emplacement est en place :électricité, eau, gaz, accès Internet, accès routier, etc. La dernière chose dont vous avez besoin est une surprise évitable à l'autre bout du fil.

2. Réévaluez votre propre espace : Il est possible que vous trouviez un moyen de faire fonctionner votre propre espace avant de procéder à un déménagement majeur. Il s’agit peut-être simplement de déplacer des machines autour de votre propre propriété pour créer une utilisation plus efficace de l’espace, vous faisant ainsi gagner beaucoup de temps et encore plus de maux de tête. Un spécialiste du déménagement de machinerie lourde peut vous aider avec les déménagements au sein de votre propre usine ou entrepôt.

3. Communiquer l'intention de déménager : Une décision de cette ampleur ne devrait pas surprendre vos employés, vos clients, vos investisseurs ou les responsables gouvernementaux concernés. Envoyez un communiqué de presse et faites circuler une note interne à votre personnel. Lorsque vous communiquez avec les clients, rassurez-les sur le fait que le déménagement améliorera le service et informez-les de tout changement dans les horaires de production. Avec les employés, soyez ouvert sur ceux qui déménageront dans les nouvelles installations (sinon tout le monde n'y ira pas) et développez des mesures incitatives pour susciter l'enthousiasme, en particulier parmi les membres du personnel de haut niveau. Un déménagement peut être assez difficile pour les employés, surtout s'il s'agit d'une distance importante par rapport à l'ancien emplacement.

4. Créez une chronologie : Travaillez avec les employés pour créer un calendrier pour le déménagement et utilisez-le pour attribuer des tâches, telles que :

• rénovations du nouvel espace
• faire un inventaire complet des actifs de l'entreprise, y compris tous les actifs des clients que vous avez en votre possession
• configurer des téléphones/Internet
• annoncer la nouvelle adresse et apporter des modifications aux pages Web et aux fiches en ligne
• acheter de nouveaux meubles et/ou équipements
• déplacement d'éléments

5. Envisagez un déménagement échelonné :

Certaines entreprises conservent deux espaces pendant une courte période, ce qui leur laisse une certaine marge de manœuvre pour se déplacer progressivement et faciliter la transition d'un espace à l'autre.

6. Créez une disposition de la nouvelle installation : En utilisant les principes de production Lean, créez un espace qui vous sert mieux, en vous assurant que vos équipements et vos outils sont disposés de manière à favoriser moins de gaspillage d'énergie et plus de coordination. Il s’agit d’une excellente occasion de vérifier si l’ancien site fonctionnait bien ou présentait des inconvénients. Initiez des changements qui favoriseront un environnement plus productif, conduisant à une amélioration du rendement et à des employés plus heureux.

7. Embauchez un déménageur de machinerie lourde digne de confiance : Le déplacement d’équipement lourd spécialisé nécessite des experts disposant des outils et des véhicules appropriés pour garantir que le travail est effectué correctement et en toute sécurité. Un déménageur de machinerie qui peut également mettre en scène ou entreposer votre équipement pendant la transition est un atout considérable. Planifiez à l’avance et travaillez avec l’entreprise que vous embauchez pour définir les détails clés du déménagement. Le jour du déménagement, tout le monde sera sur la même longueur d'onde et la transition se fera en douceur.

8. Constituer un inventaire : Vous souhaiterez peut-être envisager de constituer suffisamment de stocks avant votre déménagement pour compenser tout arrêt de travail imprévu et garantir un approvisionnement ininterrompu à vos clients.

9. Accordez-vous du temps supplémentaire : Vous avez peut-être un calendrier et une vision claire de votre déménagement, mais des événements imprévus peuvent perturber votre déménagement. Préparez-vous à un problème potentiel dans votre plan et prévoyez quelques jours (ou peut-être même quelques semaines, selon la taille de votre entreprise) pour effectuer la transition. Comprendre qu'il est possible que quelque chose ne se passe pas exactement comme prévu peut aider à réduire le stress de toutes les personnes impliquées.

10. Testez tout votre matériel après le déménagement : Chaque pièce d’équipement doit être testée avant d’être remise en production régulière. Cela permettra de gagner beaucoup de temps en cas de problème ; vous n’aurez pas à chercher la pièce cassée. En faisant appel à une entreprise de déménagement réputée, vous pouvez atténuer les dommages, surtout si elle est qualifiée pour installer vos machines.

11. Réaliser un audit interne : Une fois que tout est opérationnel, effectuez un audit interne pour vous assurer que tout fonctionne bien et rechercher les domaines dans lesquels vous pourriez être en mesure d'améliorer les processus, en les rendant encore plus simples qu'avant.

12. Communiquer pendant et après le déménagement : Tenir votre équipe et votre clientèle au courant de l’avancement et de l’achèvement du déménagement minimisera l’anxiété des employés et des clients. Après le déménagement, vérifiez comment chacun gère la transition et assurez-vous que des processus sont en place pour gérer tout problème pouvant survenir après le grand changement.

La modification ou le déménagement d’emplacements peut créer de la confusion, du chaos, une perte possible d’activité ou un arrêt de travail, mais ce n’est pas obligatoire. Rester organisé et maintenir une vision de la façon dont le nouvel espace sera aménagé vous permet de vous concentrer sur votre expansion ou votre changement de décor.

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