Que sont les cartes de coaching et comment sont-elles utilisées ?

Les cartes de coaching sont un élément essentiel d'un programme complet de gestion du changement. Ils sont utilisés pour s'assurer que le changement qu'une organisation a mis en place fonctionne réellement comme prévu. L'utilisation de cartes de coaching crée une opportunité non menaçante de rencontrer ces personnes vivant avec le changement dans leur vie quotidienne et de les aider à réussir. Les cartes de coaching ont été conçues par des chefs de projet qui avaient vu plusieurs grands changements organisationnels s'estomper après quelques semaines ou quelques mois. Les cartes de coaching ne garantiront pas à elles seules un changement parfait, mais elles constituent une partie essentielle du changement une fois l'installation et la formation terminées et de nouveaux comportements sont attendus. La durabilité à long terme peut être gérée avec une approche cyclique de l'utilisation des cartes de coaching et de la résolution des problèmes découverts lors de la dernière série de cartes.

Ne sous-estimez jamais l'importance de garder le leadership engagé tout en favorisant de nouveaux comportements et briser toutes les barrières rencontrées à mesure que de nouveaux processus s'installent. Les cartes de coaching fournissent la bonne raison d'engager les employés tout en fournissant des données inestimables sur le fonctionnement réel de l'organisation. Les dirigeants doivent sortir eux-mêmes au hasard et effectuer eux-mêmes des cartes de coaching et voir ce qu'ils apprennent sur le changement en cours.

Les cartes de coaching analysent trois perspectives d'un poste :activités, rapports et documents et résultats par poste, et non par personne. L'intention de la carte de coaching est de révéler les difficultés et les succès provoqués par le changement vers la nouvelle norme souhaitée. Il est typique que plus de 80 pour cent des difficultés identifiées seront des problèmes à résoudre par les dirigeants ; moins de 20 pour cent le sera parce que les employés résistent au changement. En concevant les cartes pour refléter les postes par rapport aux individus, l'entretien est utile pour l'employé au lieu d'être intimidant. Lors de l'une des premières mises en œuvre du processus de carte de coaching, les employés ont reçu les cartes de coaching un jour avant que les dirigeants ne viennent poser les questions. Les employés ont été soulagés de lire les questions et de voir les attentes rédigées de manière aussi concise. La réaction la plus courante était :« C'est super. Maintenant, je comprends enfin exactement ce que je suis censé faire et sur quels éléments il est le plus important pour moi de me concentrer. »

En utilisant le processus de carte de coaching, tous les nouveaux changements dans votre organisation peuvent être observé en action. Tout écart par rapport au résultat escompté sera identifié et géré. Sans ce processus en place, les gens pourraient continuer à utiliser d'anciens programmes ou processus sans être détectés et éroder le succès global. Ces cartes fournissent des données fiables et réduisent les décisions subjectives concernant l'acceptation de la mise en œuvre. Aucun groupe ne sera en mesure de sous-livrer sans que les responsables locaux soient au courant des problèmes de performance à l'avance.

Voici un exemple du fonctionnement du processus. Une organisation tentait de modifier le poste d'artisan d'entretien. L'artisan a indiqué qu'il donnait des commentaires écrits sur la façon dont chaque ordre de travail était réellement exécuté, mais les personnes qui étaient censées documenter ces notes ne faisaient pas leur part. Cela a été confirmé lorsque le bon de travail a dû être exécuté à nouveau et que les commentaires fournis précédemment n'étaient pas évidents lors de la prochaine série de bons de travail. À partir de ce commentaire sur la carte de coaching, le groupe de leadership a pris des mesures. Le processus opérationnel pour l'exécution des ordres de travail a été examiné pour déterminer où la panne se produisait et quels postes du processus jouaient un rôle. Les personnes qui occupaient ces autres postes ont été réunies pour comprendre les obstacles qu'elles rencontraient pour faire fonctionner le processus et des plans ont été élaborés pour retravailler l'ensemble du processus commercial. À maintes reprises, les problèmes ont été documentés sur les cartes de coaching et les solutions facilitées par le leadership. C'est la puissance de l'information issue des fiches de coaching. Aucune mise en œuvre ne devrait échouer si les dirigeants écoutent et agissent en fonction des résultats des cartes. Des dizaines de problèmes surviennent généralement après un grand changement organisationnel. Une équipe de dirigeants doit examiner les résultats résumés et hiérarchiser les problèmes à résoudre en premier :ensuite, ils doivent agir sur les plans, suivis d'une autre série de cartes de coaching pour mesurer les progrès.

Le document PDF ci-dessous est un exemple d'une carte de coaching pour un planificateur/planificateur de maintenance. Les questions représentent tous les aspects du changement que cette organisation a subi pour terminer son programme. Cette liste ne représente pas toutes les tâches que ce poste doit accomplir, mais elle comprend tout ce que les personnes occupant ce poste doivent faire pour accomplir ce changement. Le type de changement n'est pas important. Peu importe si l'organisation modifie son processus de maintenance ou si elle met en œuvre un nouveau logiciel de comptabilité ou même fusionne deux entreprises. Tout changement important qui oblige les employés à faire les choses différemment est le moment idéal pour utiliser les cartes de coaching pour s'assurer que le changement est ancré dans votre culture et est devenu la nouvelle norme.

Cet article est paru dans l'édition de mai du bulletin d'information RxToday de Life Cycle Engineering.

Télécharger un exemple de carte de coaching (PDF)