Comment organiser votre réserve de maintenance

Lorsque vous entrez dans une usine qui a des problèmes de maintenance, l'un des problèmes les plus apparents est la désorganisation de l'équipement zone pièces détachées. Il ne faut pas un œil de maintenance aguerri pour reconnaître les pièces mal stockées, triées et identifiées. En raison de la nature évidente de ce problème, la mise à niveau du magasin de pièces de maintenance est souvent un objectif initial d'amélioration. Cependant, alors que de nombreuses mises à niveau des magasins sont effectuées, peu ont un effet significatif sur le résultat net, car elles examinent le résultat visuel au lieu d'adopter une vision holistique du problème.

Une idée fausse courante est que si vous configurez un système de codes-barres pour suivre les pièces, la plupart des problèmes seront résolus. Une analogie que j'aime utiliser est de prendre une voiture qui fonctionne mal, de changer l'huile, de la détailler, de la peindre et de s'attendre à ce qu'elle fonctionne mieux. Bien sûr, il aura fière allure dans votre allée et impressionnera les voisins, mais il ne sera pas plus performant ni plus fiable. L'objectif de tout effort d'amélioration d'une usine est d'augmenter la performance financière. Si cela ne se produit pas, l'initiative ne peut pas être considérée comme un succès.

Un entrepôt mal organisé est le repère visuel d'une multitude de problèmes. Si vous ne résolvez pas tous les problèmes, votre réorganisation de l'étape la plus visuelle du processus - le stockage des pièces - peut ne pas être durable. Plus important encore, cela n'entraînera probablement pas de meilleures performances financières.

Plusieurs processus sont nécessaires pour établir et maintenir un système de pièces de rechange sain. Ils comprennent un espace de stockage adéquat ; les nomenclatures (BOM) des équipements ; contrôle et accessibilité des pièces en stock; un système d'approvisionnement sain; étiquetage des équipements; un système de données d'inventaire bien conçu ; et du personnel pour commander, recevoir, stocker et auditer le processus. Voici une brève description de chacun de ces éléments.

Personnel et système d'approvisionnement sain

Il est important de noter les différences entre les achats d'exploitation et les achats de maintenance. Un groupe ou un département entier est souvent dédié à l'approvisionnement des matériaux traités par les opérations. En soutien à ce groupe, un service entrepôt consacre au moins la moitié de son temps à recevoir, stocker et livrer ces matériaux à la production. D'un autre côté, de nombreux services de maintenance n'ont qu'une seule personne qui est censée acheter, recevoir, stocker, stocker et distribuer tous les articles, ainsi qu'effectuer des audits réguliers. Cette personne peut également être invitée à préparer du matériel pour les techniciens.

De plus, un service de maintenance doit gérer des milliers d'articles différents selon un calendrier d'utilisation irrégulier, tandis que les matériaux qui entrent dans le processus de production peuvent être inférieurs à une centaine et sont consommés à des taux connus. En outre, l'approvisionnement en matériaux transformés est généralement supervisé par un gestionnaire ou un employé de niveau directeur, mais l'approvisionnement en matériaux d'entretien est généralement géré par un commis. Selon vous, quel groupe aura le plus de succès ?

S'attendre à ce qu'une personne commande, reçoive, stocke, vérifie et kit ne sera efficace que dans une petite installation bien établie. Dans une installation de taille moyenne à grande, la personne qui effectue ce travail est souvent obligée de prendre des raccourcis et d'ignorer certaines responsabilités professionnelles pour se concentrer sur les priorités du moment, ce qui implique normalement de commander des pièces. L'organisation du magasin, le stockage, l'audit, le contrôle, l'évaluation et la tenue des dossiers sont généralement laissés de côté. Les pièces doivent être manipulées et gérées, et de la main-d'œuvre est nécessaire pour le faire.

Même dans une installation de taille moyenne, le magasin nécessite un préposé à temps plein. Il est souvent difficile pour certains de voir la valeur financière de l'ajout d'une personne car seule une partie de l'avantage sera vue dans le budget d'entretien. Les réductions de coûts totales obtenues grâce à un processus de stockage bien géré proviennent d'une productivité accrue des techniciens de maintenance, d'une disponibilité améliorée des machines et d'une réduction de la variabilité des équipements.

Nomenclatures et GMAO

Un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) bien conçu et fonctionnel facilite l'établissement et la maintenance de nomenclatures d'équipement précises. La discussion sur la façon de configurer correctement un système de GMAO est un sujet distinct et ne sera pas abordé ici, sauf pour dire que dans la plupart des usines, cela est mal fait et peut créer autant de problèmes qu'il en résout.

Une nomenclature est la liste des pièces spécifiques commandées ou stockées pour une machine particulière. Des nomenclatures précises et complètes vous permettent de trouver rapidement la pièce dont vous avez besoin et d'identifier le nombre d'équipements sur lesquels cette même pièce est utilisée. Des nomenclatures précises vous permettent également de préparer des tâches pour les activités de maintenance planifiées, de réduire le nombre d'articles stockés différents en standardisant les composants communs et de permettre aux techniciens de déterminer rapidement si les pièces nécessaires sont disponibles sur site. Les nomenclatures peuvent même aider à réduire la désorganisation de la réserve en permettant au technicien d'aller directement à la bonne pièce au lieu de fouiller dans les étagères, les tiroirs et les boîtes jusqu'à ce que le bon article, ou quelque chose qui y ressemble, soit trouvé.

Pour créer des nomenclatures, vous avez besoin d'une liste complète de l'équipement de votre usine. Cette liste doit être organisée de manière à éviter la surcharge d'informations. Par exemple, un gros équipement avec une nomenclature qui contient des centaines de pièces est difficile à utiliser pour un technicien. Si ce même équipement peut être décomposé en sous-ensembles et que ces sous-ensembles sont bien compris ou marqués sur le terrain, le technicien doit être en mesure d'identifier rapidement les pièces stockées pour la zone dans laquelle il travaille.

Gardez à l'esprit qu'une liste des équipements de l'usine n'est utile que si vous disposez également d'une identification précise de l'équipement. Cela nécessite d'étiqueter l'équipement sur le terrain, qui correspond à la même étiquette ou au même nom dans la GMAO.

Accès et contrôle

L'accès et le contrôle du magasin sont essentiels pour un magasin sain, mais ils peuvent être diamétralement opposés. Pour garder le contrôle de la réserve, vous devez limiter l'accès à ceux qui en ont besoin. Cependant, pour que le magasin soit efficace, il ne peut empêcher les gens d'obtenir les pièces et les fournitures dont ils ont besoin. Il n'y a pas de magie pour résoudre cette dichotomie. C'est tout un effort, nécessitant un mélange de contrôle, de culture, d'application et d'audit. C'est un travail difficile, mais l'effort en vaut la peine si le résultat est un entrepôt ordonné avec des registres d'inventaire précis. N'oubliez pas que l'accès ne doit être accordé qu'à ceux qui en ont légitimement besoin, quelles que soient les plaintes de ceux qui n'en ont vraiment pas besoin. En outre, les personnes qui utilisent la réserve doivent être surveillées et vérifiées, et elles doivent savoir que cela se produit.

Stratégie d'organisation

L'organisation de la réserve couvre une variété de sujets. Tout d'abord, vous avez besoin d'un espace suffisant pour stocker les articles que vous gardez sur place. En raison du manque de grands espaces, il s'agit généralement de plusieurs zones dans l'usine. Mieux vous pouvez organiser l'espace dont vous disposez, plus vous le rendrez facile pour les techniciens et le personnel des magasins.

Aucune méthode d'organisation unique ne fonctionnera dans toutes les situations. Certains sites stockent des pièces par l'équipement auquel elles sont destinées. C'est très bien jusqu'à ce que vous ayez le même article (comme un roulement ou un joint d'huile) stocké à plusieurs endroits. Certaines usines trient exclusivement par type de composant, ce qui peut être difficile avec des pièces difficiles à nommer ou à décrire et qui sont spécifiques à la machine. La plupart des sites utilisent une combinaison de stratégies pour s'adapter aux conditions du moment.

Plus vous avez d'organisation sur le front-end, plus il sera facile de contrôler et d'utiliser les pièces stockées. Par exemple, c'est une bonne idée de mettre tous les relèvements dans la même zone, donc si vous avez besoin d'un relèvement, vous savez où aller. Il est préférable de trier les roulements par type (bille, rouleau, aiguille, glissière, etc.). Il est préférable de trier vos roulements par type et par taille, par exemple en assemblant tous vos roulements à billes par ordre de diamètre intérieur (ID) et de diamètre extérieur (OD). De cette façon, toute personne entrant dans la zone peut immédiatement voir si vous avez le relèvement nécessaire, qu'il y ait une nomenclature ou que la GMAO soit fonctionnelle. Plus l'idée est bonne, plus il faudra d'efforts en amont.

Organisation et Présentation

Placer les articles sur les étagères dans un ordre trié est un début, mais vous devez les y conserver et les entretenir. Il est important de concevoir votre stockage de manière à ce qu'il soit facile de voir et d'accéder aux pièces avec un minimum d'effort. Il est également nécessaire d'avoir une configuration qui maintient les pièces séparées les unes des autres. Les zones de stockage doivent être bien marquées afin que les gens puissent rapidement passer d'une impression de pièces à l'emplacement de la salle de stockage.

Un problème répandu et rarement abordé consiste à avoir la même pièce stockée à plusieurs endroits sans que personne ne s'en rende compte. Ceci est plus courant lorsque le numéro de pièce et la description du fabricant sont utilisés au lieu du site ou de l'entreprise établissant ses propres protocoles de numéro de pièce et de description. Cela conduit à des stocks supplémentaires et à des ruptures de stock de fausses pièces lorsque la pièce équivalente est disponible.

Un autre problème courant est l'incapacité d'identifier et d'éliminer les stocks obsolètes, car les pièces n'ont jamais été liées à l'équipement ou les mises à niveau n'ont jamais fait l'objet d'un processus de suivi pour gérer correctement les pièces obsolètes.

Pour un magasin de pièces qui fonctionne bien, n'oubliez pas que le magasin fait partie d'un processus plus vaste et que toutes les pièces du processus peuvent avoir un effet positif ou négatif sur le résultat net.

À propos de l'auteur

Bill Jacobyansky est propriétaire de Strategic Maintenance Consortium, une société de conseil spécialisée dans l'amélioration de la maintenance des installations industrielles.