Quelles sont les principales fonctionnalités et avantages des solutions GMAO

Les avantages d'une GMAO sont que vous en faites plus, plus rapidement, avec moins d'effort et moins de stress. Votre vie devient plus facile parce que votre journée de travail est plus prévisible.

Mais pour vraiment comprendre les avantages, il est utile d'examiner ce qu'est une GMAO, comment elle fonctionne, pourquoi elle est meilleure que le papier et les feuilles de calcul, ce qu'elle a en termes de fonctionnalités et comment ces fonctionnalités se combinent pour fournir des flux de travail efficaces. Pourquoi avez-vous besoin de savoir comment cela fonctionne pour mieux comprendre les avantages ? C'est pareil avec ta voiture. Plus vous en savez sur le fonctionnement du moteur, mieux vous pourrez conduire.

Qu'est-ce qu'une GMAO, au fait ?

Un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) est un logiciel qui vous permet de centraliser, standardiser et rationaliser vos opérations de maintenance. Vous obtenez toutes vos données en un seul endroit, ce qui les rend sûres, sécurisées et accessibles.

Il est souvent plus facile de comprendre comment tout cela s'articule en pensant à une GMAO comme ayant deux parties distinctes mais interconnectées.

La base de données GMAO

Au cœur se trouve la base de données, où vous conservez toutes vos données organisées et à jour. Les solutions modernes gèrent la base de données un peu différemment, et une partie de la compréhension du logiciel GMAO consiste à examiner comment de nombreux fournisseurs préfèrent un partenariat continu au lieu d'une vente ponctuelle.

Les systèmes plus anciens étaient sur site, ce qui signifie que vous aviez les serveurs sur place. Mais de nombreux systèmes plus récents ont la base de données dans le cloud, ce qui signifie que votre fournisseur s'occupe de tous les serveurs pour vous, en s'assurant que tout est mis à jour et opérationnel. Au lieu d'acheter le logiciel directement, vous obtenez un abonnement, vous donnant un accès illimité.

Ce modèle commercial de logiciel en tant que service (SaaS) est le même que celui que vous avez avec Netflix. Vous n'achetez pas tous ces films et émissions de télévision. Au lieu de cela, vous avez un abonnement qui vous donne accès à eux afin que vous puissiez vous gaver autant que vous en avez besoin.

Une différence clé, cependant, est que toutes vos données de maintenance vous appartiennent, et si vous décidez de mettre fin à l'abonnement auprès de votre fournisseur de GMAO, vous emportez vos données avec vous. Ici, l'analogie passe à une baby-sitter. Votre fournisseur de GMAO est là pour s'occuper de vos données et s'assurer qu'elles sont en sécurité, mais dès que vous les demandez, vous les récupérez.

L'interface GMAO

L'autre partie de la GMAO est l'interface, qui est la partie avec laquelle vous interagissez directement pour ajouter, mettre à jour et partager des données. Vous pouvez également considérer l'interface comme l'ensemble des différentes fonctionnalités de la GMAO, notamment :

• Gestion des bons de travail
• Maintenance préventive
• Contrôle des stocks
• Rapports d'entretien

L'interface est la partie du logiciel que vous voyez, tandis que la base de données est plus dans les coulisses.

Quels sont les avantages d'une GMAO par rapport au papier et aux feuilles de calcul ?

Une GMAO moderne est meilleure que le papier et c'est mieux que les feuilles de calcul, mais pour des raisons opposées.

Les bons de travail papier compliquent la génération et le partage de données

Lorsque vous essayez de suivre et de planifier toute votre maintenance avec du papier, vous rencontrez directement deux problèmes. Tout d'abord, il est difficile de générer des données car vous devez tout écrire à la main, ce qui vous laisse avec des ordres de travail gribouillés pleins d'erreurs petites mais souvent critiques. Parfois, c'est la mauvaise date. D'autres fois, vous écrivez le mauvais actif. Quoi qu'il en soit, ces petites erreurs peuvent finir par vous coûter beaucoup de temps et de problèmes, à vous et au reste du service de maintenance.

Et c'est parfois le moindre de vos affreux problèmes. Souvent, le travail tombe simplement entre les mailles du filet parce qu'il est si facile d'égarer tous ces bouts de papier. Ensuite, vous manquez les petites tâches que vous auriez dû faire tôt, vous préparant à de plus gros problèmes plus tard.

Même lorsque le système fonctionne parfaitement, lorsque tout le monde a une écriture parfaite et que personne ne perd jamais rien, vous luttez sous un système qui est tout simplement lent. Chaque fois que vous attribuez un nouveau bon de travail, vous devez soit poursuivre le technicien affecté, soit attendre qu'il passe au bureau pour récupérer les documents. Cela vous ralentit. Et devoir retourner au bureau pour de nouvelles missions ralentit les techniciens.

Les ordres de travail des feuilles de calcul facilitent la génération et le partage de données

Avec les feuilles de calcul, vous avez le problème inverse. Parce que maintenant vous pouvez copier et coller d'un fichier à l'autre, faire des copies est rapide et facile.

Mais ces copies ne restent pas longtemps des copies. Lorsque vous envoyez une copie pour la première fois en tant que pièce jointe à un e-mail, elle est identique à l'original. Mais dès qu'un seul technicien apporte des modifications à sa copie, il existe désormais plusieurs versions de ce fichier. Immédiatement, toutes les autres versions de ce fichier sont instantanément obsolètes et toute personne qui en utilise une travaille à partir de données obsolètes.

L'avantage d'une GMAO par rapport au papier et aux feuilles de calcul est que vous n'aurez plus jamais à vous soucier de travailler avec des données obsolètes. N'oubliez pas que tout se trouve dans une seule base de données et que tout le monde consulte les mêmes données. Si vous apportez une modification, mettez à jour un bon de travail ou modifiez la date d'une inspection, toute l'équipe peut voir les mêmes données à jour.

Une source ou une vérité signifie zéro confusion.

Quels sont les avantages d'une GMAO ?

Tout se résume à ce que votre journée de travail devienne plus prévisible et moins stressante. Vous obtenez plus de contrôle, moins de surprises. C'est tout à grands traits. Mais il existe également une longue liste d'avantages spécifiques qui accompagnent une solution logicielle moderne de gestion de la maintenance.

Configurer, programmer et suivre la maintenance préventive

Une bonne GMAO vous aide à planifier les inspections et les tâches de maintenance préventive, de sorte que vous détectez les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de se transformer en gros problèmes budgétaires. C'est comme quand vous vous souvenez toujours de vérifier et de changer l'huile de votre voiture. Un peu d'entretien préventif vous évite un moteur grippé coûteux.

Gardez le contrôle de la maintenance réactive

Et pour les moments où les choses tournent mal de toute façon, le logiciel GMAO vous aide à réagir plus rapidement. Au lieu d'attendre que le problème devienne si important que tout le monde le sache, le portail de demande ouvert intégré permet à toute personne sur place de vous contacter et de vous contacter dès qu'elle détecte un problème de brassage.

Il leur suffit d'ouvrir la page de demande en ligne et de soumettre leur demande de maintenance. Et parce que la page contient des champs personnalisables, vous pouvez vous assurer d'obtenir les informations dont vous avez besoin pour hiérarchiser correctement le travail et générer un ordre de travail avec tout ce dont vos techniciens ont besoin pour clôturer efficacement.

Maîtriser les stocks, réduire les coûts

Même si vos meilleurs techniciens se présentent au bon endroit au bon moment, ils ne peuvent rien faire sans les bonnes pièces et les bons matériaux.

Et c'est plus qu'une simple efficacité. Une petite panne peut durer des jours si vous devez vous asseoir et attendre que les pièces arrivent d'un fournisseur. Non seulement vos techniciens sont assis sur leurs mains, mais tous les opérateurs d'actifs sont également là, inactifs.

Mais une fois que vous suivez l'inventaire MRO à l'aide du logiciel, vous n'avez plus à vous soucier de manquer de pièces critiques. Parce que vous savez toujours ce que vous avez sous la main, vous savez également toujours quand vous devez configurer la prochaine commande. Et lorsque vous commandez bien avant d'avoir besoin d'articles, vous économisez également sur les frais d'expédition coûteux le lendemain.

Exploitez les données, prenez de meilleures décisions

Une bonne GMAO vous donne le contrôle d'aujourd'hui, mais elle vous aide aussi à mieux préparer l'avenir. Comme vous êtes désormais en mesure de capturer des données de meilleure qualité et plus fiables, vous pouvez les exploiter pour obtenir des informations exploitables sur vos opérations globales.

Comment ça marche? À l'intérieur du CMMS se trouvent toutes les données sur, par exemple, l'une des pompes que vous avez dans votre installation. En regardant les données, vous savez qu'elles ont tendance à tomber en panne environ une fois tous les trois mois. Et c'est généralement à cause de problèmes de lubrification.

Parce que vous pouvez faire confiance à ces données, vous pouvez prendre des mesures pour vous faciliter la vie. Tout d'abord, réorganisez les PM connectés afin de vérifier les problèmes tous les deux mois et demi. Assurez-vous également que ces PM incluent des inspections axées sur les signes de chaleur excessive et d'autres signes indiquant que la lubrification nécessite une attention particulière. Enfin, si le problème persiste, vous pouvez changer de fournisseur et commencer à stocker des lubrifiants de meilleure qualité.

Quelles sont les principales fonctionnalités d'une GMAO ?

Une autre façon de penser aux avantages consiste à examiner les fonctionnalités les plus courantes. Une fois que vous connaissez les fonctionnalités, vous avez une meilleure idée de la façon dont vous pouvez les combiner dans des flux de travail efficaces.

C'est la même chose que de regarder une liste de matériaux de construction pour avoir une idée de ce que vous pourriez éventuellement construire pour vous-même.

Module de gestion des bons de travail

Au cœur de la gestion de la maintenance se trouve la gestion des ordres de travail, où vous contrôlez ce que fait l'équipe, comment elle le fait et dans quel ordre.

Le logiciel GMAO vous offre un flux de travail transparent pour les bons de travail, en commençant par le portail de demande de maintenance ouvert. Dès qu'une demande arrive, vous pouvez l'examiner et l'approuver. À partir de là, et toujours dans la GMAO, vous pouvez générer un nouveau bon de travail, le hiérarchiser, l'attribuer à un technicien, puis suivre sa progression jusqu'à sa clôture.

Module de maintenance préventive

Le dernier endroit où vous voulez être est derrière la courbe de maintenance, toujours en train d'éteindre les incendies. Le module de maintenance préventive vous aide à garder une longueur d'avance, où vous êtes enfin responsable de ce que fait l'équipe car tout est proactif et non réactif.

À l'aide de la GMAO, vous pouvez configurer vos PM avec toutes les données dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. Ils se présentent sur place en sachant quoi faire et avec toutes les pièces et tous les matériaux dont ils ont besoin pour le faire correctement.

Et une fois que vous avez rempli vos MP avec les bonnes données, vous pouvez les configurer pour qu'elles soient générées en fonction du compteur ou de l'heure. Par exemple, vous pouvez avoir une pompe que vous vérifiez après un nombre défini de cycles et une bande transporteuse que vous vérifiez une fois toutes les trois semaines.

Module de gestion des actifs et des équipements

Avant de pouvoir entretenir vos actifs et votre équipement, vous devez savoir lesquels vous possédez. Bien que cela semble évident, de nombreuses organisations ne disposent pas de listes d'actifs et d'équipements complètes et à jour.

Les solutions GMAO modernes vous offrent l'endroit idéal pour collecter et conserver toutes vos données d'actifs, y compris tout, des numéros de série aux manuels d'exploitation et de maintenance. Et parce que vous savez maintenant où tout se trouve, il vous est beaucoup plus facile de le tenir à jour.

Module de gestion des stocks

En ce qui concerne le besoin de savoir ce que vous avez, une GMAO facilite grandement le contrôle des stocks. Une fois que vous avez vos niveaux actuels dans le logiciel, la GMAO les met automatiquement à jour chaque fois qu'un technicien clôture un bon de travail avec des pièces et des matériaux associés.

Par exemple, vous avez trois petits moteurs en inventaire. Une pompe se déconnecte, vous générez donc un ordre de travail, associant l'un des moteurs. Lorsque la technologie se ferme, le logiciel vous aide à suivre l'inventaire en mettant automatiquement à jour les niveaux. Lorsque vous vérifiez, vous pouvez maintenant voir que vous n'avez que deux moteurs sous la main.

Mieux encore, vous pouvez configurer le logiciel de sorte que lorsque vous descendez en dessous de vos niveaux normaux, vous receviez une alerte par e-mail vous indiquant qu'il est temps d'en obtenir plus. Et avec toutes les informations du fournisseur déjà dans la GMAO, vous pouvez facilement configurer votre commande.

Prochaines étapes

Prêt à commencer à voir les avantages d'une GMAO ?

Hippo est là pour vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux, notamment en répondant à vos questions sur le logiciel de gestion de la maintenance, en vous aidant à réserver une démonstration logicielle en direct ou même en vous proposant un essai gratuit.

Résumé

Les solutions GMAO modernes offrent une longue liste d'avantages, et plus vous en savez sur le fonctionnement du logiciel, plus il est facile de le comprendre. Les responsables de la maintenance et des installations peuvent utiliser le logiciel pour prendre le contrôle de leurs opérations de maintenance en rendant leurs données sûres, sécurisées et accessibles. Cela commence par le cloud computing, où toutes vos données résident dans une base de données centrale. L'interface est ce que vous utilisez pour ajouter, mettre à jour et partager les données. Contrairement aux anciennes méthodes de gestion de la maintenance comme le papier et les feuilles de calcul, avec une GMAO, toutes vos données sont toujours à jour et avoir une source de vérité signifie que personne dans l'équipe de maintenance n'est jamais hors de la boucle.

Une bonne GMAO facilite la gestion des ordres de travail, la configuration et la planification des inspections et des tâches de maintenance préventive, le contrôle des stocks et l'exploitation des données. Il vous aide à faire tout cela avec une combinaison de fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour créer des flux de travail rationalisés, y compris des modules pour la gestion des ordres de travail, la maintenance préventive, l'inventaire et les rapports.