Cinq façons de mettre en place un meilleur système de contrôle des exportations

La mise en place d'un système de contrôle des exportations efficace pour votre organisation nécessite un partenariat et une coopération entre les différentes agences gouvernementales et leurs entités adjacentes. Avec de nombreuses réglementations et définitions à prendre en compte, il est important d'avoir un système de conformité organisé qui traite tous les détails réglementaires. Bien qu'il existe de nombreuses directives et astuces disponibles sur le sujet, gardez à l'esprit que chaque organisation est responsable d'établir son propre programme. Lisez les conseils ci-dessous pour savoir comment démarrer.

Définition d'un système de contrôle des exportations

Capture d'écran via BIS

Le Département américain du commerce, par l'intermédiaire du Bureau de l'industrie et de la sécurité (BIS), exige que toutes les entreprises maintiennent un programme de gestion et de conformité des exportations (EMCP) pour réglementer le transfert de biens, de logiciels et de technologies au-delà des frontières nationales. Les lignes directrices publiées par la BRI se composent des 9 sections suivantes :

• Engagement de la direction
• Évaluation des risques
• Un EMCP écrit
• Formation à la conformité
• Sécurité et contrôle de la conformité des exportations du berceau à la tombe
• Tenue de registres
• Audits/Évaluations
• Signalisation et escalade
• Action corrective

Cette documentation a été créée pour aider les entreprises à mettre en place leurs propres programmes de conformité internes qui sont propres à leurs plans d'affaires et à leurs mouvements.

Voici cinq façons importantes de vous assurer que votre système de contrôle des exportations est créé en tenant compte des meilleures pratiques pour s'adapter aux exigences futures :

1. Clarifier les rôles et les responsabilités

Il est important de construire votre système de contrôle des exportations autour de vos processus commerciaux existants ; la meilleure façon de le faire efficacement est de commencer par votre équipe de direction et vos employés. Pour garantir l'engagement critique de la direction, nommez un responsable des exportations de haut rang pour superviser le programme de conformité et s'assurer que tous les composants sont suivis. Il est également important d'établir des rôles clairs parmi le personnel qui travaille avec le contrôle des exportations pour clarifier comment le programme sera administré et maintenu. Grâce à cette nouvelle transparence entre les parties prenantes les plus vitales de votre organisation, vous pouvez désormais vous concentrer sur les détails nécessaires à la mise en œuvre du programme.

2. Identifier et contrôler les données techniques

Capture d'écran via BIS

Avoir une liste complète de toutes les applications, serveurs, logiciels cloud et services de stockage de fichiers que votre entreprise utilise est une première étape importante pour déterminer quelles données techniques doivent être contrôlées. Il existe deux groupes de réglementations qui définissent les contrôles à l'exportation des données techniques :les Export Administration Regulations (EAR) et les International Traffic in Arms Regulations (ITAR). En fonction du numéro de classification de contrôle des exportations (ECCN) de vos produits, les types de données techniques qui doivent être contrôlés sont uniques dans chaque cas. Pour cette raison, il est particulièrement important d'examiner attentivement toutes les données pertinentes liées au produit, telles que la conception, la production, le fonctionnement et la maintenance.

Au sein de votre système de contrôle des exportations, il est également impératif de mettre en place des vérifications de sécurité appropriées pour restreindre l'accès aux données techniques contrôlées. Il est souvent préférable de les organiser sous la forme d'un plan de contrôle technologique (TCP) qui décrit en détail les méthodes de contrôle numériques et physiques pour gérer l'accès aux données. Les données peuvent souvent être négligées lorsqu'il s'agit de conformité à l'exportation, mais elles sont tout aussi essentielles que l'équipement, l'emballage et d'autres matériels.

3. Instituer des contrôles d'accès au site et l'étiquetage

Vous devez étiqueter correctement vos articles contrôlés, y compris les données techniques, les périphériques de stockage externes contenant des informations sensibles, ainsi que tous les équipements, pièces et conteneurs de stockage associés. Si des partenaires externes sont impliqués dans l'opération, cela peut justifier des signes et un étiquetage supplémentaires sur les articles et dans votre établissement. Pour l'étiquetage des équipements, utilisez des étiquettes UID permanentes, des solutions durables et durables conçues pour répondre aux besoins stipulés par le ministère de la Défense. Votre plan de sécurité du site doit fournir un contrôle d'accès complet pour les zones qui doivent être protégées en fonction des articles contrôlés présents. Tout déplacement ou transport d'articles ou de données par les collaborateurs doit également être strictement contrôlé.

4. Clarifiez vos documents d'exportation et votre tenue de registres

Nous avons déjà couvert les données et les équipements, mais le contrôle des documents est également un aspect essentiel de la mise en place d'un système de conformité des exportations robuste. Avec autant de formulaires, de procédures et d'enregistrements à suivre, il est judicieux d'examiner les informations de documentation conservées dans les directives EMCP.

Les réglementations d'exportation sont complexes, impliquant des réglementations en constante évolution et de nombreux termes importants que votre équipe doit comprendre. La formation va de pair et, par conséquent, au-delà des simples dossiers de formation, de nombreuses opportunités existent pour renforcer les rôles et les responsabilités tout en gardant les systèmes de conformité à l'exportation au premier plan.

5. Maintenir un processus d'audit solide dès le départ

La meilleure façon de se préparer à la surveillance et à l'audit externes consiste à créer un audit interne solide dans le cadre de votre programme de contrôle de la conformité. En planifiant des examens raisonnablement fréquents de vos systèmes, de votre documentation et de vos procédures, vous pouvez vous assurer que tout problème peut être corrigé en temps opportun. Votre système de contrôle des exportations représente votre principal moyen de protéger vos expéditions, vos biens et vos informations internes.

La base d'un système de contrôle des exportations conforme est un étiquetage approprié. En savoir plus sur les services experts d'enregistrement et d'installation d'étiquettes UID de Camcode ici.