Un guide en cinq points pour un approvisionnement évolutif

Plus de 66% des professionnels des achats déclarent que la navigation dans les chaînes d'approvisionnement a été le plus gros point de tension dans le processus d'approvisionnement tout au long de la pandémie de COVID-19, selon une enquête en cours. Il n'est pas surprenant que la navigation dans les pénuries de la chaîne d'approvisionnement soit devenue un thème commun, étant donné que le monde entier avait besoin de bon nombre des mêmes biens et services pour que les entreprises continuent de fonctionner comme d'habitude, du désinfectant pour les mains aux combinaisons EPI.

Il est prévu que les défis de la chaîne d'approvisionnement se poursuivront au moins au cours de l'année prochaine, alors que nous continuons de nous frayer un chemin collectivement à travers les effets de la pandémie. Ainsi, les équipes achats se tournent plus que jamais vers la technologie pour numériser leurs processus et s'adapter. Le processus de numérisation des achats se déroule en trois phases émergentes :réagir, réévaluer et pérenniser. Les équipes d'approvisionnement peuvent se trouver dans une phase différente en fonction de leur configuration opérationnelle avant COVID-19.

Réagir

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé pour la première fois, cela signifiait que les équipes d'approvisionnement devaient faire tout leur possible pour que les processus continuent de fonctionner comme d'habitude, ce qui a conduit à des décisions réactives plutôt que stratégiques. L'étape « réagir » de la transformation numérique des achats comprend des initiatives telles que :

• rationaliser les opérations en les mettant en ligne afin de répondre plus efficacement aux demandes urgentes qui concernent la santé et la sécurité publiques ;
• permettre de meilleures capacités de télétravail tout en travaillant à distance ou avec un accès limité au bureau ;
• utiliser des ressources en ligne telles que des bases de données de fournisseurs pour diversifier et élargir les pools de fournisseurs au milieu des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, etc.

Certaines équipes ont pu réagir rapidement parce qu'elles disposaient de l'infrastructure nécessaire pour le faire, tandis que d'autres équipes ont dû adopter de nouveaux outils et processus dans un court laps de temps pour gérer efficacement les interventions d'urgence. Ceux qui avaient la prévoyance ou la planification stratégique en place pour passer à des processus numériques durables tels que des outils d'approvisionnement en ligne validés sont en mesure de continuer à les utiliser à l'avenir avec des ajustements et des ajustements mineurs. Alors que ceux qui ont réagi à la situation dans une sorte de panique urgente (comme tant d'autres ont dû le faire !) peuvent maintenant se retrouver à réévaluer les outils et les processus qu'ils utilisent.

Réévaluer

Alors que les équipes d'approvisionnement continuent de répondre aux demandes et aux besoins urgents liés à COVID-19, elles doivent également réévaluer les outils et les processus qui ont été initialement adoptés au cours de la phase de « réaction », en identifiant les écarts d'efficacité, les lacunes en matière de conformité des États et si ces solutions sont durables au-delà de la pandémie. Dans cette phase de réévaluation, les équipes d'approvisionnement doivent évaluer leurs opérations et leurs outils à l'aide de questions telles que :

• Est-ce que mes opérations de bout en bout (c'est-à-dire l'admission à la gestion des contrats) sont numérisées ?
• et connecté ?
• Mon pipeline de projets est-il centralisé en un seul endroit et facilement accessible ?
• Nos processus sont-ils intuitifs et faciles à utiliser pour tous les clients internes ?

De plus, la demande de services numériques et sans contact a augmenté de 20 % aux États-Unis selon MicKinsey, les équipes d'approvisionnement doivent donc répondre à cette demande lorsqu'elles déterminent les processus de numérisation à long terme. La réponse rapide des achats au COVID-19 en fournissant des paiements numériques et la fourniture de services (en particulier pour ceux du secteur public) a créé un précédent auquel les clients ou les électeurs s'attendront au-delà de la pandémie.

Épreuve d'avenir

Des développements tels que la distribution généralisée de vaccins mettent en évidence la fin des restrictions et du verrouillage du COVID-19, amenant de nombreuses organisations à commencer à penser sérieusement au-delà de la pandémie. COVID-19 a mis en lumière le rôle essentiel des achats en temps de crise - ils seront perçus dans les organisations comme des acteurs essentiels et stratégiques au sein du processus de la chaîne d'approvisionnement, plutôt que comme la charge de « tracasserie administrative » nécessaire qu'ils représentent si souvent . Les équipes d'approvisionnement devront s'appuyer sur leur base de transformation numérique axée sur l'efficacité, la conformité et l'engagement des fournisseurs pour répondre aux besoins de reprise et répondre aux demandes croissantes de durabilité, de résilience et d'adaptation technologique.

Au fur et à mesure que les organisations ont traversé ces trois phases au cours de la dernière année, et continueront de les traverser, nous avons assisté à une augmentation de cinq tendances fondamentales qui ont enveloppé la fonction d'approvisionnement au sein des chaînes d'approvisionnement. Ces tendances doivent être prises en compte alors que les organisations entrent dans la phase « à l'épreuve du temps » et tirent parti de la technologie comme d'un égaliseur pour toutes :

1. Décisions de réduction des coûts. Les achats doivent non seulement faire plus avec moins, mais également fournir la stratégie qui aidera le reste de leur agence à prospérer malgré des ressources limitées.

Parce que les équipes d'approvisionnement en Amérique du Nord ont démontré leur potentiel stratégique au début de la pandémie de COVID-19, elles seront inévitablement appelées à être des décideurs majeurs en matière de la réduction des coûts, la planification et la redéfinition des priorités budgétaires.

2. Télétravail. COVID-19 a inauguré une nouvelle normalisation du travail à distance, quelque chose qui est relativement nouveau pour les employés du secteur public. En 2019, par exemple, seulement 42 % de la main-d'œuvre fédérale américaine était considérée comme éligible au télétravail. Mais tout au long de 2020, l'armée américaine, par exemple, a vu ses capacités de travail à distance augmenter de 400 %.

Les achats seront sans aucun doute appelés à rechercher les produits et solutions nécessaires pour construire l'infrastructure de manière sécurisée et efficace. Cela signifie travailler en étroite collaboration avec I.T. départements pour prendre en charge l'évolution des exigences de travail.

3. Efficacité et adaptabilité. La prochaine norme d'approvisionnement impliquera de réexaminer les processus d'approvisionnement, les rendant plus rapides et plus agiles à long terme - pas seulement en cas d'urgence - pour répondre à ces nouvelles attentes des parties prenantes et des électeurs.

Alors que les équipes d'approvisionnement, en particulier celles du secteur public, se préparent aux turbulences économiques prévues dans les mois et les années à venir, la possibilité de lancer plus d'offres plus efficacement permet à votre agence de être plus rapide, plus fort et plus productif, même en cas de redéfinition des priorités budgétaires et de réduction des ressources.

4. Focus sur les contrats DBE. Des mouvements de justice sociale comme Black Lives Matter ont poussé les citoyens à se tourner vers leur gouvernement pour un changement au cours de la dernière année. Ce que beaucoup ne réalisent pas, c'est que les services d'approvisionnement au sein du secteur gouvernemental ont la possibilité de promouvoir le bien social en créant des règles du jeu équitables pour divers fournisseurs.

Les entreprises commerciales défavorisées (DBE) ont toujours été une priorité pour les équipes des marchés publics, mais elles sont devenues une priorité l'année dernière et nous verrons la tendance se poursuivre. En tant que telles, les équipes peuvent tirer parti de la technologie (c'est-à-dire des outils d'approvisionnement électronique) pour agir comme un égaliseur pour l'attribution des contrats et l'audit afin de garantir un équilibre entre les contrats des fournisseurs DBE et non-DBE.

5. Données et IA L'approvisionnement a toujours été un département « touche-à-tout, maître de rien », censé avoir une expertise dans tout, de la construction à l'informatique. aux services professionnels. Par conséquent, les agents d'approvisionnement peuvent passer une grande partie de leur temps sur Google à rechercher des modèles ou au téléphone avec un collègue d'une autre agence pour voir comment ils abordent les nouvelles catégories.

La prochaine norme d'approvisionnement impliquera une prise de décision davantage basée sur les données pour aider à accéder aux références et aux informations de données de pairs pour guider leurs clients internes à considérer les bonnes exigences et à appliquer d'autres les meilleures pratiques d'approvisionnement, telles que la pondération appropriée des critères, pour obtenir un résultat positif.

Qu'est-ce que cela signifie pour le gouvernement, les fournisseurs commerciaux et les citoyens ?

Ces tendances ont déjà commencé à s'emparer du marché et continueront de le faire, à tel point qu'elles deviendront la nouvelle norme de l'approvisionnement, comme indiqué dans l'ebook The Rise of Procurement’s Next Normal. En examinant spécifiquement les opérations d'approvisionnement du gouvernement, les équipes deviendront plus agiles et stratégiques ; de nombreuses agences peuvent voir la centralisation des achats qui étaient auparavant décentralisés alors que l'approvisionnement continue de développer sa réputation en tant que partenaire axé sur les données.

Le gouvernement considérera son service des achats comme un acteur stratégique clé, ayant la capacité d'influer sur les décisions sociales et économiques par le biais de la gestion du budget et des contrats. Les fournisseurs commerciaux auront des lignes de communication plus claires et une visibilité sur le processus d'approvisionnement. Par conséquent, ils auront une meilleure compréhension et appréciation du processus de sélection des fournisseurs, en particulier en ce qui concerne les DBE. Enfin, les citoyens continueront de subir les effets d'entraînement des décisions prises par les équipes d'approvisionnement du gouvernement. Cependant, comme les décisions d'achat seront plus efficaces, les impacts sur les citoyens seront ressentis plus rapidement qu'auparavant. Il est également important de noter que les changements économiques - et les avantages - évolueront à mesure que la tendance à l'approvisionnement pour l'égalité sociale s'intensifie pour devenir une priorité pour de nombreuses équipes d'approvisionnement du gouvernement.

COVID-19 a peut-être forcé de nombreuses entreprises à fermer leurs portes et poussé de nombreuses personnes à travailler à domicile, mais c'est aussi la force motrice de la transformation numérique accélérée qui a, à bien des égards, poussé les marchés publics sur leur chemin inévitable, bien que plus rapidement que quiconque. ont prédit.

Omar Salaymeh est directeur client et responsable produit chez Bonfire.