Renégocier les coûts avec les fournisseurs existants :un guide

Les fournisseurs jouent un rôle clé dans les achats et leurs coûts ont une grande influence sur le bien-être des entreprises. Pour commencer à réduire les dépenses avec les fournisseurs existants, les entreprises doivent se concentrer sur l'amélioration de leurs relations.

Enquête auprès des fournisseurs

Vos fournisseurs peuvent être une excellente source d'informations pour comprendre comment fonctionne votre entreprise et comment vous pouvez réduire les coûts. Ce qui a du sens de votre point de vue peut ne pas toujours l'être du point de vue du fournisseur, et peut-être que votre entreprise a des exigences ou des structures qui ajoutent des coûts pour les fournisseurs.

Afin de recueillir des commentaires précieux de la part des fournisseurs, envisagez une enquête dans laquelle vous leur demandez spécifiquement d'identifier les domaines susceptibles de réduire les coûts. Dans l'enquête, vous pouvez poser des questions telles que :

1. Veuillez suggérer un processus ou une exigence que nous vous imposons et que nous pouvons résilier pour supprimer les coûts.
2. Veuillez suggérer des produits/services que nous achetons aujourd'hui qui, sous une forme plus simple ou avec des spécifications plus simples (plus standardisées), pourraient être achetés à un prix inférieur.
3. Veuillez nous indiquer de combien nous pouvons réduire les prix des produits si nous réduisons nos conditions de crédit de 14 jours ?
4. Veuillez partager vos idées sur la façon dont nous pouvons simplifier nos processus communs et réduire les coûts.

En recueillant ces retours des fournisseurs, vous obtenez un « catalogue d'idées » que vous pouvez commencer à analyser. Il y aura probablement de nombreuses suggestions qui ne pourront pas être mises en œuvre, mais il y aura aussi des idées auxquelles vous n'aviez jamais pensé et qui pourraient générer de grandes économies.

Vous pouvez effectuer l'enquête ci-dessus en utilisant des e-mails et un questionnaire basé sur Excel, ou un autre outil manuel ou logiciel SRM avec la possibilité de créer des questionnaires pour les fournisseurs.

Collecter des munitions

Pour certains fournisseurs, il peut être nécessaire d'entrer dans un processus de renégociation plus difficile pour obtenir des prix inférieurs.

Pour obtenir le résultat souhaité, vous devez être parfaitement préparé avec toutes les données et tous les faits auxquels vous pouvez accéder. Cela signifie que vous devez collecter les éléments suivants :

1. Comment vos dépenses ont-elles évolué ? S'il a augmenté, vous pouvez l'utiliser comme argument pour demander une meilleure tarification.
2. Comment ont évolué les performances de livraison et de qualité ? Si le fournisseur a sous-performé, cela peut être un argument pour exiger un remboursement maintenant pour le maintien de la relation commerciale, ou vous pouvez chercher à obtenir de meilleures conditions à l'avenir.
3. Dans quelle mesure vos parties prenantes sont-elles satisfaites/insatisfaites du fournisseur ? Si vous obtenez des commentaires négatifs de la part des parties prenantes, cela peut être une bonne raison de faire pression sur le fournisseur pour qu'il vous propose de meilleurs prix, car le fournisseur crée des problèmes de coopération, ce qui entraîne des coûts associés.

Pour recueillir les commentaires des parties prenantes de votre organisation sur les fournisseurs sur lesquels vous souhaitez exécuter un processus de renégociation, vous pouvez procéder comme suit :

1. Identifier les fournisseurs à évaluer. Au départ, restez simple et incluez un maximum de 20 fournisseurs dans une enquête. Plus tard, vous pourrez toujours vous étendre à d'autres fournisseurs.
2. Identifier les parties prenantes internes qui doivent évaluer les fournisseurs sélectionnés. Pour chaque partie prenante, identifiez les fournisseurs stratégiques qu'ils peuvent/devraient évaluer. Encore une fois, restez simple et plus tard, vous pourrez augmenter le nombre de parties prenantes impliquées.
3. Identifiez les critères/questions sur lesquels les fournisseurs doivent être évalués par vos parties prenantes. Il peut s'agir de questions (à évaluer sur une échelle de 1 = Tout à fait en désaccord et 5 = Tout à fait d'accord) telles que :
   • Il est facile de travailler avec le fournisseur
   • Le fournisseur n'ajoute pas de coûts à nos opérations
   • Le fournisseur résout les problèmes sans délai
   • Le fournisseur nous offre le soutien dont nous avons besoin pour travailler efficacement
4. Réalisez le sondage et envoyez-le aux parties prenantes pour qu'elles y répondent. Vous pouvez le faire à l'aide d'Excel ou d'une solution automatisée.
5. Lorsque les parties prenantes ont répondu, créez un rapport fournisseur pour chaque fournisseur. Dans le rapport, assurez-vous de classer les fournisseurs afin de pouvoir également utiliser un mauvais classement comme argument pour de meilleurs prix.
6. À la table de renégociation, utilisez toutes les données et les faits collectés pour créer des arguments qui vous aideront à obtenir de meilleurs prix ou de meilleures conditions.

Lars Kuch Pedersen est le fondateur de LeanLinking.