Sept étapes pour la gestion des données de base pour votre entreprise

Avec les exigences croissantes d'une présence de marque centrée sur le client et de lancements de produits diffusés numériquement, les entreprises sont aujourd'hui souvent confrontées à des obstacles liés à une mauvaise gestion des données. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises, en particulier les entreprises mondiales, disposent de nombreuses applications et systèmes distincts (par exemple, ERP, CRM et SCM) où les données peuvent être rapidement fragmentées, dupliquées et obsolètes.

Si elles ne sont pas gérées avec soin, les données fragmentées peuvent entraîner un désalignement des divisions et une prise de décision sous-optimale. Dans un tel scénario, les entreprises ont de plus en plus de mal à fournir des réponses précises à la plupart des questions de base sur les mesures de performance ou les KPI. Cela provoque des obstacles importants dans le chemin de la croissance des entreprises. La gestion des données de référence (MDM) peut aider à répondre à ce besoin en consolidant les informations et en fournissant ainsi une « source unique de vérité ».

Comment le MDM peut-il vous aider ?

Le MDM prend en charge un certain nombre de cas d'utilisation pour les entreprises à travers les produits, les clients, les magasins/emplacements, les employés, les fournisseurs, les actifs numériques et plus encore. Il centralise et administre les actifs de données critiques tels que les données produit, les données d'actifs, les données client, les données de localisation, etc. et améliore leur cohérence et leur qualité. Le MDM offre des fonctionnalités de gouvernance des données, de modélisation des données, de gestion des données, de gestion de la hiérarchie, de qualité/sémantique, de workflow, etc. Il est également essentiel pour analyser efficacement les données, sécuriser les informations des parties prenantes et rationaliser l'infrastructure pour les résultats. Les initiatives MDM conduisent à l'élimination des silos de données, à une meilleure qualité des données, à des modifications de données faciles, à une meilleure conformité des données, à des économies de temps et d'argent et à une prise de décision éclairée.

Cependant, la réalisation d'un projet MDM n'est pas un jeu plug-and-play. Il faut de la prévoyance et de la précision pour intégrer la stratégie MDM et adopter les solutions respectives dans le cadre organisationnel existant pour réaliser de la valeur commerciale et accélérer la croissance.

Les chefs d'entreprise doivent s'aventurer dans le parcours MDM car il répond à tous les flux de données internes et externes de l'organisation pendant une période prolongée. Il doit être exécuté avec clarté et précision à toutes les étapes, y compris l'élaboration de stratégies, la détermination des KRA, la mise en œuvre et la mise à l'échelle avec un minimum d'ondulations de transition. Par conséquent, il est conseillé d'avoir une base plus solide en matière de traitement des données et de vérifier quelques prérequis pour vous assurer que votre projet MDM offre réellement de la valeur.

Ces sept étapes de préparation sont indispensables au succès du MDM.

1. Évaluation et établissement des objectifs. Étant donné que la mise en œuvre du MDM est plus un programme qu'un simple projet, elle bénéficie d'une stratégie. Commencez par établir une vision claire et des objectifs que vous souhaitez atteindre avec le MDM, puis analysez la pile technologique requise pour y parvenir.

Conseils  : répondez à des questions telles que :

• Que faut-il faire et dans quel ordre faut-il le faire ?
• Quelles ressources seraient nécessaires ?
• Combien de budget est nécessaire pour garder les choses sur la bonne voie ?

2. Planifier en tenant compte de la culture organisationnelle, de la technologie et du budget. Une fois que vous avez déterminé les objectifs et les retours que vous attendez du MDM, l'étape suivante consiste à finaliser une feuille de route de mise en œuvre qui prend en compte la culture organisationnelle, le cadre technologique actuel et les préoccupations d'optimisation des coûts. Cela implique de définir des analyses de rentabilisation MDM (de préférence indépendantes des outils) et de se concentrer sur les avantages potentiels.

Conseils :

• Collectez toutes les données dispersées. Commencez par identifier les sources de données et rassemblez des informations précieuses qui sont essentielles pour votre organisation.
• Transformer les données. Comme toute initiative liée aux données, le MDM est réalisable lorsque la taille de vos ensembles de données augmente continuellement. Vous pouvez consolider les enregistrements et éliminer les silos grâce à des efforts de modernisation des données tels que des migrations d'applications mainframe vers des applications cloud. En supprimant des ensembles de données incorrects ou en double pendant la migration, vous réduisez la charge de travail administrative et de traitement requise pour votre initiative MDM sur la nouvelle plate-forme.
• Créez une couche de métadonnées standard. Cela facilite le partage d'informations sur toutes vos plateformes de gestion et d'analyse. Cela rend votre collecte de données et votre processus de candidature plus efficaces.

3. Intégration dans tout le système. Le succès de toutes les initiatives MDM dépend fortement d'une collaboration continue. Étant donné que la plate-forme MDM elle-même interagit avec les personnes, les équipes et les divisions, l'interconnectivité est un must. L'intégration des personnes impliquées dans le MDM, telles que les propriétaires d'entreprise, les gestionnaires de données de base et les architectes logiciels, peut catapulter le programme vers le succès.

Différents départements doivent être sur la même longueur d'onde afin que les données ne soient faussées à aucun moment de la chaîne de valeur. Le MDM fournit une vue centralisée et consolidée entre les unités telles que la logistique et la chaîne d'approvisionnement, les ventes et le marketing, les RH, les finances, l'administration, etc., et permet une collaboration continue entre ces équipes. Cela dit, un accès facile aux données et à la formation sur les directives MDM est d'une importance primordiale pour augmenter la productivité et tenir tout le monde informé.

4. Sélection de l'architecture technologique. Une compilation d'analyses de rentabilisation doit être utilisée pour déterminer les capacités critiques à fournir par tout outil proposé. De plus, il existe plusieurs plates-formes et solutions MDM disponibles sur le marché avec différentes variantes et fonctionnalités. Il existe des outils d'intégration des données client (CDI) pour la gestion de la fiche client et des outils de gestion des informations produit (PIM) pour la gestion des données de base du produit. Avec une clarté sur les objectifs et les retours, vous pouvez rapidement identifier ceux qui correspondent le mieux à vos besoins. L'association de la technologie MDM à l'architecture informatique et aux écosystèmes commerciaux existants peut fournir un levier technique permettant une intégration transparente.

Conseils :

• Achetez ou créez des outils pour créer les listes principales en nettoyant, en transformant et en fusionnant les données sources. L'ensemble d'outils doit prendre en charge le processus de recherche et de résolution des problèmes de qualité des données, ainsi que maintenir différentes versions et hiérarchies de données.
• Vous pouvez utiliser les solutions d'un seul fournisseur, mais il est conseillé d'adopter la meilleure approche (étant donné que des données différentes nécessitent un traitement différent).

5. Aborder la gouvernance et la qualité des données. À mesure que de plus en plus de données entrent et sortent, la gestion du flux de données devient obligatoire. Il est donc avantageux de définir des règles de base et des politiques pour analyser, sécuriser et rationaliser efficacement votre infrastructure de données pour obtenir des résultats.

De plus, bien que des outils MDM matures suffisent à ce besoin, la maîtrise durable des données nécessite un parrainage de la direction et un engagement organisationnel pour changer et naviguer dans la politique. Les directives de gouvernance des données peuvent gérer les politiques, principes et qualités organisationnels pour promouvoir l'accès à des données de référence précises et certifiées. Il s'agit essentiellement du processus par lequel une équipe interfonctionnelle définit les différents aspects du programme MDM. Un modèle complet avec des politiques et des procédures formalisées de gouvernance des données peut aider à réduire le temps de mise en œuvre, les exportations de données, les audits et la mise à l'échelle en éliminant les risques d'erreurs.

6. Mise en œuvre. Une fois que vous disposez de données de base propres et cohérentes et des ensembles d'outils requis pour les gérer, vous devez les exposer à vos applications et fournir des processus pour les gérer et les maintenir. Ce processus implique une superposition appropriée des besoins de l'entreprise et des contraintes technologiques. Vous devez personnaliser les fonctionnalités en fonction de votre architecture existante, y intégrer la solution de manière transparente, puis former chaque équipe concernée à son utilisation.

De nombreuses données organisationnelles et défis liés au système doivent être résolus pour réussir la mise en œuvre du MDM. Même après la mise en œuvre, vous devrez surveiller, tester et assurer une communication fluide des nouvelles applications avec d'autres comme l'ERP et le CRM. Par conséquent, la fiabilité et l'évolutivité sont des considérations importantes à inclure dans votre conception.

7. Commencer petit et grandir. Il est également conseillé d'adopter une approche modulaire et de ne pas plonger de front dans le MDM. Il existe de nombreux fournisseurs et fonctionnalités de solutions disponibles sur le marché, et vous devez vous concentrer sur celui qui correspond le mieux à vos besoins. C'est pourquoi il faut toujours adopter une approche progressive pour assurer l'évolutivité de la conception, suivre les progrès et mesurer le retour sur investissement. Plus tôt vous rationalisez, protégez et appliquez les données dont vous disposez, plus votre entreprise se développera rapidement.

Conseils :

• Vous pouvez réaliser des « gains rapides » en appliquant d'abord le MDM à des ensembles de données plus petits, plus simples et plus stables.
• Ayez un plan à long terme pour ce que vous aimeriez voir dans un an environ à partir des informations dont vous disposez actuellement.

Shashin Shah est PDG de Pimcore Global Services, une plate-forme open source pour la gestion des informations sur les produits (PIM/MDM), la gestion des actifs numériques (DAM), le système de gestion de contenu (CMS) et le commerce électronique.