Conseils pratiques pour maintenir la conformité des RH et l'engagement de la main-d'œuvre

Comme le dit le proverbe, vos employés sont vos atouts les plus précieux. En tant que tel, votre entreprise de fabrication doit les soutenir correctement dans toutes les phases de leur mandat au sein de votre organisation. Cela implique de suivre des politiques de conformité RH pertinentes, d'adhérer à la loi californienne et d'améliorer l'engagement global de votre main-d'œuvre. Avec autant de facettes à considérer, comment pouvez-vous savoir que vous suivez toutes les directives ? Cet article vous donnera quelques conseils fondamentaux et pratiques pour maintenir la conformité des RH et stimuler l'engagement de la main-d'œuvre.

Liens rapides :

• Qu'est-ce que la conformité des ressources humaines dans l'État de Californie ?
• Exigences de développement de politique
• Processus opérationnels
• Amélioration des effectifs
• CMTC sert exclusivement les fabricants de Californie dans le cadre du réseau national MEP !

Qu'est-ce que la conformité des ressources humaines dans l'État de Californie ?

Cette année, plusieurs mises à jour politiques et législatives ont été apportées aux réglementations en matière de conformité des ressources humaines en Californie, notamment la communication des données sur les salaires, les exigences en matière de congés, les augmentations du salaire minimum, la diversité des conseils d'administration, etc. Par exemple, les employeurs comptant au moins 26 employés doivent payer les travailleurs au moins 14 $ de l'heure. Les employeurs de moins de 25 employés doivent payer au moins 13 $ l'heure.

Des mesures ont également été prises pour étendre les congés familiaux ou médicaux payés - les employeurs comptant au moins cinq employés doivent fournir jusqu'à 12 semaines de travail de congé non rémunéré avec protection de l'emploi pour que les travailleurs puissent créer des liens avec un bébé, prendre un congé médical ou s'occuper de parents, y compris un enfant. , parent, grand-parent, petit-enfant, frère ou sœur, conjoint ou partenaire domestique. SB 1383 élargit la California Family Rights Act (CFRA), qui n'accordait auparavant ce congé qu'aux employés des entreprises comptant au moins 50 employés.

Exigences de développement de politique

Il existe plusieurs politiques complètes que votre organisation de fabrication aurait dû établir, y compris celles qui sont protectrices, telles que :

• À volonté :créez un énoncé de politique pour votre demande d'emploi à volonté et votre lettre d'offre
• EEO :Incluez une déclaration de politique dans vos offres d'emploi et sur le site Web de l'entreprise indiquant que vous êtes un employeur garantissant l'égalité des chances
• FEHA :élaborez et communiquez un avis de politique à vos employés sur les plaintes pour discrimination en rapport avec la loi sur l'emploi et le logement équitables
• Préparation à une pandémie :élaborez et distribuez un plan, un manuel et des directives de préparation à une pandémie
• Prévention des blessures et des maladies (IIPP) :suivez les directives de l'OSHA et élaborez un plan de prévention des blessures et des maladies

Et des politiques qui affirment la tolérance zéro dans votre entreprise de fabrication, notamment :

• Discrimination : Créez une déclaration de politique pour la position de votre entreprise sur la lutte contre la discrimination
• Harcèlement :publiez une déclaration de politique précisant que votre entreprise ne tolère aucun harcèlement de quelque nature que ce soit
• ADA :élaborez et communiquez à vos employés un avis de politique sur l'Americans with Disabilities Act (ADA) et définissez des aménagements raisonnables
• Violence au travail : Élaborer et diffuser une politique de non-violence au travail
• Armes : Incorporer une politique définie sur l'interdiction d'armes
• Alcool ou substance illégale : Définir et créer des directives de politique sans tolérance pour le tabac, l'alcool ou les substances illégales

Processus opérationnels

La conformité des RH joue un rôle essentiel dans l'établissement d'un lieu de travail juste et équitable, depuis l'embauche d'un candidat jusqu'à la cessation d'emploi. Les sections suivantes passent en revue quelques éléments de base essentiels pour garantir une procédure régulière du début à la fin.

Recrutement

• Interdire la boîte : Informations sur les antécédents criminels La loi californienne interdit aux employeurs d'obtenir des informations sur les antécédents de condamnation pendant le processus de candidature; les renseignements sur les antécédents de condamnation ne peuvent être recherchés avant qu'une offre d'emploi conditionnelle n'ait été faite. Une fois qu'un employeur a fait une offre d'emploi conditionnelle, il existe toujours des règles et des restrictions spécifiques concernant le type d'informations qui peuvent être obtenues et ce que vous pouvez faire avec ces informations. Avant de décider de ne pas embaucher un candidat en raison de ses antécédents criminels, vous devez fournir au candidat des avis spécifiques et la possibilité de répondre, en plus des autres exigences.
• Salaire antérieur : La loi californienne interdit aux employeurs de poser des questions sur l'historique des salaires d'un demandeur d'emploi, y compris des informations sur la rémunération et les avantages. Les employeurs ne peuvent pas non plus se fier aux informations sur l'historique des salaires pour déterminer s'il faut embaucher le candidat ou combien il doit payer.

Liste de contrôle pour réussir :

Conseil n°1 :élaborez une liste de contrôle et définissez le travail

Conseil n°2 :Planifiez votre stratégie de recrutement

Conseil n°3 :Annoncez le poste

Conseil n°4 :Créez un formulaire d'évaluation des candidats

Conseil n°5 :Filtrez les CV et les candidatures révisées/conformes

Astuce n°6 :Effectuez un écran téléphonique

Conseil n°7 :Planifiez des entretiens sur place

Conseil n°8 :Générez une offre écrite/une signature demandée

Conseil n°9 :Effectuez des vérifications préalables à l'emploi

Conseil n°10 :Créez un plan d'intégration

La description de poste doit jouer quelques rôles importants en ce sens qu'elle clarifie les responsabilités d'un employé, définit ce que l'on attend d'un employé, fournit une première étape critique dans le processus d'embauche ou de sélection, résume un objectif clair du rôle et comprend une tâche significative déclaration en tant qu'outil précieux pour orienter les nouveaux employés vers leur rôle dans le service.

Lors de l'embauche, le processus d'intégration de votre entreprise de fabrication doit définir un élément essentiel de l'embauche d'employés et conduire à une rétention accrue. Cette partie du processus d'embauche donne le ton pour le poste, l'entreprise, les attentes, les politiques et les procédures des nouveaux employés, encourage un processus de communication bidirectionnel, fournit une feuille de route pour réussir et renforce le fait que toutes les nouvelles recrues veulent bien faire .

Assurez-vous d'établir une liste de contrôle des attentes pour la nouvelle embauche, prévoyez du temps et des ressources pour les formalités administratives préalables à l'embauche et définissez une formation d'orientation pour les nouvelles recrues le premier jour. Pour vous aider à intégrer votre nouvelle recrue dans le giron de votre entreprise de fabrication, intégrez un processus d'enregistrement formel à la fin de sa première semaine, puis après 30, 60 et 90 jours.

De plus, la création d'un manuel de l'employé peut aider votre nouvel employé à faire la transition vers son poste. Ce manuel réduit la responsabilité potentielle, bien qu'il ne soit pas légalement requis. Essentiellement, il décrit les politiques et les procédures de plainte pour tous, établit des limites et prévient les malentendus. Ainsi, cela réduit le temps passé à gérer les questions sur ce qui est autorisé, crée une cohérence dans la façon dont les demandes et les avantages sont traités, et fournit même des protections juridiques si des pratiques sont contestées devant les tribunaux

Ordres de salaire

En 2019, plus de 9,27 milliards de dollars dus aux travailleurs américains gagnant moins de 13 dollars de l'heure (secteur privé, non syndiqué) ont été empochés par des employeurs qui ont imposé l'arbitrage à leurs employés. On estime que plus de 4,6 millions de travailleurs ont subi des vols de salaire au cours de la dernière année. Des avocats privés ont récupéré 467 millions de dollars dans le cadre de recours collectifs sur les salaires et les heures.

Assurez-vous de respecter toutes les lois sur les salaires et les heures, de comprendre et d'appliquer les lois sur les heures supplémentaires, d'éliminer le vol de pourboire, de garantir que toutes les périodes de repas et de pause sont fermement ancrées et de protéger généralement la santé et la sécurité des travailleurs dans votre organisation de fabrication.

Comment prendre des mesures correctives

Les mesures correctives dans votre entreprise de fabrication doivent suivre cet ordre général des opérations :

• Avertissement verbal/Réprimande
• Avertissement/Réprimande écrit
• Probation
• Suspension
• Congé avec/sans salaire
• Rétrogradation
• Séparation

Lorsque vous prenez des mesures correctives, assurez-vous d'avoir tous vos canards alignés :

1. Ayez un formulaire de discipline des employés.
2. Mener une enquête complète et équitable.
3. Obtenez les faits. Soyez objectif. Soyez clair et précis.
4. Remplissez le formulaire pendant que les faits sont frais.
5. Obtenir la reconnaissance écrite de l'employé.
6. Permettez à l'employé d'expliquer la conduite. Soyez juste.
7. Utilisez le processus de discipline comme une expérience positive, si possible.

Directives de résiliation

Certaines lois fédérales et étatiques régissent les circonstances dans lesquelles un employeur peut licencier un employé. Par exemple, les employeurs ne sont pas autorisés à licencier un travailleur pour un motif discriminatoire, comme la race, la couleur, le sexe, l'âge, l'origine nationale ou le handicap du travailleur. Les employés ne peuvent pas non plus être licenciés en représailles pour avoir fait valoir leurs droits légaux. Si un employeur enfreint l'une de ces lois, il pourrait faire l'objet de poursuites judiciaires par l'employé licencié.

La Californie est un État d'emploi à volonté, comme la plupart des autres États du pays. En vertu de la doctrine de l'emploi à volonté, la relation employeur-employé est volontaire et peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties, à tout moment. Il n'y a pas besoin de motif pour la résiliation et aucun préavis n'est requis. Cependant, cela ne donne pas à un employeur le droit de licencier un employé en toutes circonstances. Par conséquent, les employeurs doivent être conscients des exceptions qui existent à la doctrine de l'emploi à volonté.

D'un autre côté, l'emploi à volonté ne donne pas à un employeur la possibilité de licencier un employé dans toutes les situations. Les employés sont protégés en vertu des lois fédérales et étatiques contre le licenciement pour des raisons discriminatoires, ainsi que contre le licenciement en représailles pour avoir fait valoir leurs droits. Les employeurs sont également tenus de respecter les termes d'un contrat de travail ou d'une convention collective. Les employeurs qui enfreignent l'une de ces lois sur l'emploi peuvent être tenus responsables de la perte de salaire, des avantages sociaux et des frais juridiques de l'employé licencié.

Lors du licenciement d'un employé, assurez-vous de faire ce qui suit :

• Préparez le dernier chèque de paie, y compris les congés payés non utilisés.
• Documentez la situation. Expliquez-le calmement et clairement à l'employé.
• Conduire un entretien de sortie pour récupérer les biens de l'entreprise, sauf si la résiliation est urgente.
• Désactiver l'accès au bâtiment, à l'ordinateur et aux outils.
• Escorter l'employé pour récupérer ses effets personnels, le cas échéant.
• Ne pas menacer ni exercer de représailles.
• Contactez les autorités au premier signe de résistance ou de violence potentielle.

Amélioration des effectifs

Diversité, équité et inclusion

La diversité est la présence de différences dans un cadre donné. Sur le lieu de travail, cela peut signifier des différences de race, d'origine ethnique, de sexe, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, d'âge et de classe socio-économique. Dans le même ordre d'idées, l'équité est le fait de s'assurer que les processus et les programmes sont impartiaux, justes et offrent des résultats possibles égaux pour chaque individu. Dans l'ensemble, l'inclusion est la pratique consistant à s'assurer que les gens ressentent un sentiment d'appartenance sur le lieu de travail. Cela signifie que chaque employé se sent à l'aise et soutenu par l'organisation lorsqu'il s'agit d'être lui-même authentique.

Les préjugés inconscients sont les stéréotypes sociaux sur certains groupes de personnes que les individus forment en dehors de leur propre conscience. Tout le monde a des croyances inconscientes, et ces préjugés découlent de la tendance à organiser les mondes sociaux en les catégorisant. D'un autre côté, les préjugés conscients se caractérisent, à l'extrême, par un comportement manifestement négatif qui peut s'exprimer par le harcèlement physique et verbal, ou par des moyens plus subtils tels que l'exclusion.

Parrainages d'employés

Un programme de recommandation d'employés est une stratégie de recrutement dans laquelle les employeurs encouragent les employés actuels, par le biais de récompenses, à recommander des candidats qualifiés pour des emplois dans leurs organisations. Par exemple, les nouvelles recrues qui proviennent d'un programme de parrainage d'employés sont plus susceptibles de rester dans votre entreprise et 82 % des employés ont évalué les parrainages d'employés avant toutes les autres options d'approvisionnement pour obtenir le meilleur retour sur investissement. Les employés recommandés commencent leur travail plus tôt que les embauches provenant d'autres sources ; en fait, après 29 jours pour les premiers et après 55 jours pour les candidats des sites carrière.

Les programmes de recommandation d'employés sont des programmes formels que les employeurs ont institués pour encourager les employés à recommander des candidats pour des emplois dans l'entreprise. Les programmes de recommandation profitent à la fois à l'employeur et aux employés actuels. Dans certains cas, un bonus peut être gagné si un candidat référé est embauché. Ils peuvent contribuer à augmenter la rétention des employés et déterminer la valeur et le budget (du minimum au maximum) lors de la mise en œuvre d'un programme.

Récompenses et reconnaissance pour les employés stellaires

Récompenser et reconnaître les employés conduit à un plus grand engagement des employés, ce qui augmente la rétention et contribue à créer un lieu de travail global plus positif. L'intégration d'un programme de récompenses et de reconnaissance contribue à accroître l'engagement des employés, entraînant de nombreux avantages pour l'entreprise, notamment :

• Augmente la motivation
• Montre son appréciation
• Encourage la compétition amicale
• Améliore la productivité
• Améliore la rétention des employés
• Crée un lieu de travail positif

CMTC sert exclusivement les fabricants de Californie dans le cadre du réseau national NIST MEP !

Le National Institute of Standards and Technology (NIST) a fondé le Manufacturing Extension Partnership (MEP) en 1988 avec pour mission d'améliorer la productivité et les performances technologiques de la fabrication aux États-Unis. Grâce à ses collaborations aux niveaux fédéral, étatique et local, les centres MEP travaillent avec les fabricants pour développer de nouveaux produits et clients, étendre et diversifier les marchés, adopter de nouvelles technologies et améliorer la valeur au sein des chaînes d'approvisionnement.

En tant que membre du réseau national NIST MEP, CMTC sert de conseiller de confiance aux petits et moyens fabricants (SMM) pour résoudre leurs problèmes de RH et trouver des solutions qui assurent la sécurité et la conformité de leurs organisations.

Notre objectif chez CMTC est de nous assurer que les entreprises de fabrication que nous servons comprennent les mesures de conformité les plus récentes et les appliquent efficacement pour protéger leurs employés et éviter les amendes pour non-conformité. Nous comprenons que les lois sur la conformité changent constamment et peuvent être difficiles à suivre, c'est pourquoi nos experts sont là pour vous aider ! Contactez-nous dès aujourd'hui !