6 astuces à toute épreuve pour réussir la mise en œuvre d'une solution RTLS

Les systèmes de localisation en temps réel (RTLS) deviennent une approche de plus en plus rentable pour suivre, localiser et surveiller avec précision toutes sortes d'actifs commerciaux de valeur lorsqu'ils se déplacent d'un endroit à l'autre.

À tel point, en fait, que les plates-formes RTLS ont fait leur chemin dans de nombreux secteurs - de la fabrication et de la construction aux soins de santé, à la gestion des urgences et à l'hôtellerie. Et si vous vous demandez ce qu'il faut pour mettre en œuvre avec succès une solution RTLS, vous êtes au bon endroit.

Pour commencer, les solutions RTLS utilisent une variété de technologies de localisation, notamment les ultrasons, l'identification par radiofréquence (RFID), l'infrarouge, la bande ultra-large (UWB), le WiFi et le Bluetooth Low Energy (BLE). De plus, la plupart des systèmes fonctionnent à partir d'une combinaison de ces technologies, en fonction du niveau de précision requis pour une application particulière.

Lecture supplémentaire :Technologies de localisation des actifs et processus de sélection

Donc, avant de faire le grand pas, vous devriez probablement élaborer un plan de mise en œuvre solide. Et pour vous donner un bon départ, voici un plan de réussite fondamental, basé sur nos années d'expérience dans le développement de logiciels RTLS abordables, fiables et conviviaux.

1) Étoffez votre analyse de rentabilisation RTLS

Comme vous le savez sans aucun doute, les investissements réussis offrent une valeur commerciale mesurable. C'est pourquoi il est toujours judicieux de commencer par une analyse de rentabilisation solide qui exprime clairement le besoin imminent et les avantages attendus de tout projet proposé.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'adopter une plate-forme RTLS, vous souhaiterez étoffer une analyse de rentabilisation, fondée sur une analyse « en profondeur », qui comprend les éléments suivants :

Une déclaration de besoin clairement articulée

Identifiez le(s) problème(s) que vous pourriez facilement résoudre avec un RTLS, en utilisant les données, dans la mesure du possible, pour défendre votre cause. Par exemple, la quantité de ressources précieuses et le temps précieux que votre entreprise consacre à la recherche d'actifs essentiels lorsque vous en avez besoin. Ou le coût croissant du remplacement des actifs perdus, volés ou cassés.

Vous pouvez également utiliser des exemples spécifiques pour exprimer l'impact positif qu'un système comme celui-ci pourrait avoir sur la sécurité des employés, le service client et/ou la conformité réglementaire.

Objectifs SMART pour obtenir des résultats financiers positifs

Comme pour tout investissement technologique de cette envergure, il est important de viser un rendement financier sain. Cela signifie identifier un ensemble d'objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) pour vous aider à y parvenir.

En créant ces objectifs, veillez à prendre en compte à la fois les résultats quantitatifs tangibles - le retour sur investissement (ROI) - ainsi que les résultats qualitatifs plus intangibles - la valeur sur investissement (VOI). Par exemple, les économies réalisées en réduisant les pertes d'actifs de 75 % sur 12 mois augmenteront votre retour sur investissement ; tandis que l'amélioration de la productivité et de l'efficacité des processus ira dans la colonne VOI.

Indicateurs clés de performance (KPI)

En suivant vos progrès vers la réalisation de vos objectifs, vous devrez également établir les indicateurs de performance clés, avec lesquels mesurer le succès. De même, identifiez les mesures de base pour chaque KPI, à utiliser pour calculer toute amélioration significative après la mise en œuvre de votre nouveau système de localisation des actifs.

Changements anticipés des besoins de l'entreprise après la mise en œuvre

Aucun doute là dessus. Les besoins de l'entreprise évoluent au fil du temps. C'est pourquoi vous voudrez vous assurer que votre solution de suivi des actifs peut, en fait, évoluer pour s'adapter à ce changement.

Disons que votre plan stratégique de croissance et de développement prévoit de doubler votre espace d'entreposage au cours des deux prochaines années ou de rationaliser certains systèmes informatiques. Ce sont des informations importantes à avoir pour sélectionner une solution adaptée, comme AirFinder RTLS - qui peuvent être mis à l'échelle pour répondre à vos critères de précision, de visibilité et de coût de possession, au fil du temps.

Une liste des systèmes informatiques existants

Chaque entreprise dispose de systèmes informatiques existants qui sont essentiels à son fonctionnement - par exemple, un logiciel de comptabilité ou de gestion d'entrepôt - dont beaucoup doivent être intégrés à votre nouveau RTLS. Votre analyse de rentabilisation doit donc inclure une liste des systèmes clés déjà en place, service par service, à utiliser pour sélectionner un RTLS qui fonctionne bien avec votre infrastructure informatique actuelle.

2) Identifiez vos parties prenantes et amenez-les à la table

Le cerveau humain est en fait câblé pour résister au changement - c'est pourquoi nous avons tant de mal à intégrer des changements dans nos routines, malgré tous les avantages que nous pourrions en tirer.

Et avouons-le, les projets à l'échelle de l'entreprise, comme la mise en œuvre d'une solution RTLS, nécessiteront de nombreux changements dans les systèmes, les processus et les responsabilités professionnelles.

C'est là qu'intervient l'adhésion des parties prenantes. En veillant à ce que toutes les personnes concernées par le résultat - de la conception au lancement en passant par la mise en œuvre complète - aient la possibilité de peser sur le nouveau système, vous atténuerez une bonne partie de la résistance inévitable sur l'avant.

Bien sûr, vous vous demandez probablement comment cela peut arriver dans une entreprise avec des centaines ou des milliers d'employés. Eh bien, la réponse est simple. Commencez par amener les cadres, les chefs de service, les chefs d'équipe et les responsables informatiques à la table, dans le but de leur donner les moyens d'éduquer le reste de votre personnel.

Considérez ces parties prenantes clés comme le « groupe de travail » de votre projet RTLS, réuni pour fournir leurs commentaires et leurs commentaires sur des questions telles que la manière dont la solution proposée affectera la culture d'entreprise et son impact sur les emplois individuels et les départements entiers.

Assurez-vous de mettre en évidence les avantages spécifiques et les gains financiers que vous espérez obtenir, tout en citant les réussites d'autres entreprises similaires.

De même, prenez le temps de réfléchir et de créer un ensemble de cas d'utilisation (ou types de problèmes à résoudre), en fonction du nombre et du type d'actifs à suivre, où, dans quelle mesure et à quelle échelle dans le temps. Et faites-leur savoir que vous aurez besoin de leur expertise après le lancement initial, pour gérer le processus de mise en œuvre, évaluer les progrès en cours et imaginer de nouveaux cas d'utilisation en fonction de l'évolution des besoins, à l'avenir.

3) Sélectionnez un partenaire de solution adapté

L'essentiel de toute mise en œuvre réussie de RTLS réside dans le choix d'un partenaire de solution adapté - un fournisseur de confiance avec une expérience éprouvée. Celui qui comprend les besoins uniques de votre entreprise et s'investit dans la recherche d'une solution efficace (pas simplement en vous vendant quelque chose du commerce).

Un bon partenaire fournit également une formation aux utilisateurs finaux et un support réactif, et est disposé et capable de répondre à vos besoins au fur et à mesure qu'ils évoluent. Pour lancer le processus, vous voudrez nommer une équipe de sélection au sein de votre groupe de parties prenantes, qui comprend le chef de votre service informatique.

Demandez à cette équipe de mener des recherches initiales sur les technologies RTLS potentielles et les partenaires de solutions potentiels, en fonction des cas d'utilisation et d'utilisation que vous avez développés. Utilisez cette recherche pour créer une liste prioritaire de prestataires qualifiés et commencez à interroger ceux qui figurent en tête de liste.

4) Pensez grand, commencez petit et évoluez au fur et à mesure

Comme pour toute solution technologique, il y aura des problèmes tout au long du cheminement vers la mise en œuvre complète, indépendamment d'une planification minutieuse de votre part. Ainsi, même s'il est important de définir le "déploiement global", vous souhaiterez travailler avec votre partenaire de solution pour progressivement opérationnaliser votre plan par phases, en utilisant un processus tel que le modèle Stage Gate.

Commencer petit réduira vos risques, tout en gérant efficacement votre investissement en ayant plus de temps pour 1) vous assurer d'avoir le bon partenaire, 2) prouver le concept parmi votre personnel ; 3) acquérir une expérience du monde réel avec laquelle identifier et corriger les problèmes, et 4) déterminer quand et comment faire évoluer le système de manière appropriée.

5) Assurez-vous que tous vos utilisateurs finaux sont correctement formés à la solution RTLS

Comme nous l'avons dit plus tôt, la mise en œuvre d'une nouvelle solution technologique va toujours signifier un grand changement pour les utilisateurs finaux, dont au moins quelques-uns seront résistants dans une certaine mesure. En plus de cela, il y aura une courbe d'apprentissage à mesure que ces utilisateurs se familiariseront avec les tenants et les aboutissants de cette solution, en particulier lorsqu'il s'agira de gérer les inévitables « problèmes ».

Ainsi, pour maximiser à la fois votre retour et votre valeur sur investissement, assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le déploiement reçoivent une formation appropriée et un support backend pour utiliser et évaluer le RTLS (tous deux fournis par un bon partenaire de solution).

6) Établir un processus d'évaluation d'un RTLS

Une mise en œuvre réussie n'est pas un processus ponctuel. Cela nécessite une évaluation continue pour s'assurer que votre RTLS atteint vos objectifs de retour et de valeur sur investissement.

De plus, un processus d'examen régulier vous permettra de collecter les données dont vous avez besoin pour évoluer au fur et à mesure, tout en identifiant les opportunités d'amélioration, ainsi que l'évolution des besoins, au fil du temps. Et peut-être plus important encore, une transparence continue encouragera un plus grand soutien parmi tous les membres de l'organisation autour du concept de visibilité des actifs.

Commencez par désigner un comité d'évaluation au sein de votre groupe de travail des parties prenantes, ainsi qu'un calendrier d'examen formel basé sur les KPI identifiés. Et après chaque point de temps d'évaluation, demandez au comité de générer une mise à jour de statut qui peut être distribuée via le système de communication interne de l'entreprise.

Ce rapport doit résumer les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs du projet, ainsi qu'identifier les domaines à améliorer, ainsi que les mesures prises pour y répondre. Cette approche vous donnera également un moyen de documenter les leçons apprises tout au long du parcours de déploiement, qui peuvent être capturées dans des rapports de projet réguliers à l'équipe de direction.

En conclusion…

Bien que la mise en œuvre réussie d'une solution RTLS offre plus que quelques avantages convaincants, ce n'est pas un processus simple - et cela ne se produit certainement pas dans le vide. C'est pourquoi il est essentiel de travailler avec un partenaire de solution qui est non seulement expert dans ce qu'il fait, mais qui mettra également vos besoins uniques au premier plan.

En tant qu'entreprise dédiée au développement de systèmes de localisation en temps réel avec des applications dans le monde réel, nous reconnaissons l'importance d'un partenariat de travail solide qui se traduit par une expérience client de premier ordre. En fait, nos clients nous choisissent pour un certain nombre de raisons - du service réactif et de la simplicité du système à une conception innovante et à un prix abordable.

Alors que vous commencez le processus de planification, sachez que nous sommes toujours là pour répondre aux questions ou fournir des recommandations... que ce soit sur place ou par téléphone.