Gestion intégrée des installations (IFM) :définition, avantages et meilleures pratiques

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Mis à jour le 9 janvier 2025

Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion intégrée des installations (IFM) ?
• Avantages de la gestion intégrée des installations
• Technologie et systèmes intégrés de gestion des installations
• 9 KPI et mesures de performances clés de l'IFM
• Bonnes pratiques de gestion intégrée des installations
• 3 conseils de mise en œuvre pour l'IFM
• Une gestion intégrée des installations bien réalisée
• Questions fréquemment posées

Points clés à retenir

La gestion intégrée des installations (IFM) centralise tous les aspects de l'exploitation des installations dans une plate-forme logicielle unifiée, facilitant ainsi la gestion de la maintenance, des relations avec les fournisseurs, de la conformité et de la rentabilité. IFM améliore la communication, prend en charge les décisions basées sur les données et évolue efficacement, offrant aux organisations une approche rationalisée, productive et conforme de la gestion des installations.

La gestion d'une installation comporte de nombreux éléments mobiles, de l'hygiène à la gestion des fournisseurs en passant par la consommation d'énergie. Les petites organisations peuvent se débrouiller avec des systèmes fragmentaires, mais la mise à l'échelle nécessite une approche plus globale qui regroupe toutes les activités des installations dans une seule vue.

C’est là qu’intervient la gestion intégrée des installations (IFM). Cette version plus intégrée de la gestion des installations rassemble tous les aspects d’une installation dans une solution logicielle rationalisée. Le logiciel IFM aide les organisations à réduire leurs coûts, à maintenir un environnement sûr et même à augmenter leur productivité.

Que vous soyez gestionnaire d'installations, chef d'entreprise ou simplement curieux d'optimiser l'efficacité organisationnelle, comprendre l'IFM peut offrir des informations précieuses sur la création de lieux de travail plus intelligents et plus connectés. Dans ce guide, nous expliquerons ce qu'est l'IFM, pourquoi il est bénéfique et comment maximiser l'IFM pour votre organisation.

Qu'est-ce que la gestion intégrée des installations (IFM) ?

Photo de René Terp via Pexels

La gestion intégrée des installations rassemble toutes les installations d’une entreprise et les services associés dans un seul système. Au lieu de gérer des processus disparates individuellement, IFM rassemble tout dans un cadre unifié, ce qui aboutit à une approche plus rationalisée qui réduit les coûts, les erreurs de communication et les retouches.

Cette approche permet aux organisations disposant de plusieurs installations de fournir beaucoup plus facilement une qualité constante sur tous les sites.

La gestion traditionnelle des installations (FM) permet aux gestionnaires d'installations de mieux contrôler la maintenance, la sécurité, le nettoyage et la gestion de l'espace. Cependant, cette approche ne regroupe pas toujours ces services dans une vue unique, ce qui peut entraîner des problèmes de communication, des erreurs et des coûts plus élevés.

La FM et l'IFM sont généralement réalisées en interne avec quelques fournisseurs externalisés, tandis que la gestion totale des installations (TFM) implique l'externalisation de toute la gestion des installations à un seul fournisseur externe. Cette option est plus coûteuse mais offre une solution clé en main pour les organisations sans gestionnaire d'installations interne.

9 composants de l'IFM

La gestion intégrée des installations englobe toutes les activités qui maintiennent un bâtiment en excellent état. Cela comprend divers composants tels que :

1. Étiquetage et balises
2. Gestion de la maintenance
3. Gestion des actifs
4. Aménagement de l'espace
5. Consommation d'énergie et durabilité
6. Conformité en matière de sécurité
7. Sécurité
8. Nettoyage
9. Technologie

Chez IFM, un responsable des installations supervise tout, de la maintenance des ordinateurs de bureau aux caméras de sécurité. Il serait impossible de tout suivre manuellement, même dans une petite installation.

Un logiciel de gestion d’installations est indispensable pour rester au courant des nombreuses tâches nécessaires au fonctionnement d’une installation. Non seulement le logiciel rationalise les flux de travail des installations, mais il mesure également l'efficacité de l'équipe des installations et aide les dirigeants à identifier les domaines à améliorer.

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Avantages de la gestion intégrée des installations

La gestion intégrée des installations peut sembler écrasante, mais cette approche holistique réduit le fardeau de la gestion des installations. Il y a de nombreux avantages à consolider les processus de plusieurs installations sous un seul système centralisé.

Réduire les coûts

Les inefficacités cachées coûtent aux organisations des milliers de dollars chaque année. Plus les données de votre installation sont intégrées, meilleures sont vos chances de détecter et de résoudre les inefficacités.

Des processus d'installation plus rationalisés équivalent à moins de gaspillage de matériaux, d'heures de travail et d'espace. De plus, l'intégration des services peut réduire les coûts associés à l'externalisation vers plusieurs fournisseurs.

Améliorer la communication

Avec IFM, il existe un point de contact unique pour tous les besoins en matière de gestion des installations. Il existe une source unique de vérité pour chaque aspect de l'établissement, ce qui réduit les informations en double et les problèmes de communication.

Cet avantage est particulièrement important pour les organisations de grande taille ou réparties sur plusieurs sites, car il garantit une qualité constante sur tous les sites.

Prendre des décisions basées sur les données

Les plates-formes IFM collectent des données sur toutes les opérations des installations. Ainsi, au lieu de vérifier plusieurs systèmes, vous disposez d'une source unique de vérité qui fournit des informations exploitables sur les performances des installations.

En fait, certaines plates-formes utilisent désormais l'intelligence artificielle (IA) pour générer automatiquement ces informations en moins de temps, vous aidant ainsi à prendre de meilleures décisions.

Développez votre entreprise

Certains dirigeants craignent l’expansion en raison de la difficulté de gérer plusieurs établissements ou un établissement plus grand. Suivre les principes de la gestion intégrée des installations facilite grandement la mise à niveau de vos installations, ce qui, à son tour, peut vous permettre de répondre rapidement aux besoins changeants de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Améliorer la conformité

Qu’il s’agisse de codes de santé locaux ou de règles de conformité strictes pour votre secteur, votre entreprise doit se conformer à une multitude de réglementations. La gestion de la conformité peut être difficile, en particulier sur plusieurs systèmes et processus.

IFM réduit les problèmes liés à la conformité en regroupant tous les systèmes dans une vue unique. En fait, certaines plates-formes IFM sont livrées avec des listes de contrôle intégrées concernant les normes de santé, de sécurité et réglementaires afin de réduire vos risques.

Simplifiez la gestion des fournisseurs

IFM regroupe tous les contrats des fournisseurs dans un seul système. Non seulement cela, mais il peut également suivre les dépenses, documenter les communications et surveiller les accords de niveau de service (SLA).

Ces données permettent aux gestionnaires d'installations de maximiser la valeur des fournisseurs et même de négocier de meilleures conditions contractuelles.

Technologie et systèmes intégrés de gestion des installations

Photo de Tima Miroshnichenko via Pexels

La gestion manuelle des installations n'est tout simplement pas réaliste, et les gestionnaires d'installations d'organisations de toutes tailles s'appuient sur des solutions logicielles pour donner un sens aux dizaines de systèmes disparates de leur organisation.

Le logiciel IFM comprend généralement les technologies clés suivantes.

Logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM)

CAFM aide les gestionnaires d'installations à optimiser leur espace existant grâce à la planification des étages et à l'utilisation de l'espace. Ces systèmes peuvent générer des rendus 3D d'une installation, ce qui permet aux gestionnaires d'installations de tester beaucoup plus facilement de nouvelles configurations.

Systèmes de gestion intégrés du lieu de travail (IWMS)

Les systèmes IWMS se concentrent principalement sur les installations physiques. Ces solutions aident les gestionnaires d'installations à gérer l'espace, à suivre les actifs, à enregistrer la consommation d'énergie et à agir comme un référentiel centralisé de tous les actifs de l'installation.

IWMS ressemble à CAFM, mais il gère un plus large éventail d'activités, ce qui en fait une meilleure option pour les entreprises ou les entreprises multisites.

Système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO)

Toutes les installations nécessitent un entretien et la GMAO suit toutes les activités de maintenance, du nettoyage des chaudières au changement des ampoules. Le système enregistre toutes les activités de maintenance et fournit des bons de travail, planifie la maintenance préventive et suit les pièces de rechange.

Systèmes d'automatisation du bâtiment (BAS)

Les bâtiments intelligents sont l'avenir, et BAS permet d'automatiser le CVC, l'éclairage et la sécurité, aidant ainsi les organisations à réduire leurs coûts tout en améliorant les performances et la sécurité.

L'implémentation de BAS dans une plateforme IFM permet de centraliser, contrôler et surveiller toutes les automatisations sans basculer entre les plateformes.

9 KPI et indicateurs de performance clés de l'IFM

Photo par fauxels via Pexels

Les solutions intégrées de gestion des installations suivent de nombreuses données. Le suivi des indicateurs de performance clés (KPI) et des mesures vous indique si vos installations fonctionnent de manière optimale ou si vous devez repenser votre approche.

Mais quels points de données sont réellement utiles ? Ces KPI clés vous aideront à mesurer et à améliorer l'efficacité de l'IFM :

1. Coût opérationnel par pied carré : Ce KPI divise les coûts totaux par la superficie de l’installation. Il vous aide à comprendre la rentabilité, en particulier lorsque vous comparez plusieurs installations les unes par rapport aux autres.
2. Délai de réponse de maintenance : Combien de temps les employés ou les clients attendent-ils des nouvelles de la maintenance ? Des temps de réponse plus rapides améliorent l'expérience des occupants et, dans de nombreux cas, peuvent éviter d'autres dommages à votre installation.
3. Consommation d'énergie :Une consommation élevée d’énergie nuit à l’environnement et aux résultats financiers de votre organisation. Ce KPI surveille la consommation d'énergie, identifie les modèles et suit les améliorations pour contribuer à réduire les coûts.
4. Taux de maintenance planifiée et réactive : La maintenance proactive et planifiée a tendance à être moins chère que la maintenance réactive, qui entraîne souvent des interruptions coûteuses. Un ratio plus élevé de maintenance planifiée permet d'éviter des pannes coûteuses.
5. Taux d'utilisation de l'espace : Ce KPI mesure l'efficacité avec laquelle une installation utilise son espace en comparant les niveaux d'occupation avec la capacité disponible. L'optimisation de l'utilisation de l'espace facilite l'allocation des ressources, ce qui peut finalement conduire à une réduction des coûts.
6. Indice d'état des installations (FCI) : Cette mesure compare le coût des réparations à la valeur de remplacement d’une installation. Plus votre FCI est bas, meilleure est la santé de votre établissement.
7. Temps d'arrêt des actifs : Suivez la durée pendant laquelle les actifs sont hors service. Cette mesure prend en compte le temps, mais certaines organisations quantifient également les temps d'arrêt en termes de dollars perdus à cause de la perturbation.
8. Rotation des stocks : Cette mesure examine la rapidité avec laquelle vos équipes de maintenance parcourent les pièces de rechange et autres stocks de maintenance essentiels. Des taux de rotation élevés suggèrent une gestion des stocks inefficace, un vol ou une perte, ou des réparations incorrectes.
9. Taux de conformité aux SLA : Dans quelle mesure les fournisseurs tiennent-ils leurs promesses ? Examinez la conformité aux SLA pour déterminer dans quelle mesure les fournisseurs de services respectent leurs niveaux de service. Ces données tiendront les fournisseurs responsables et vous aideront à prendre des décisions éclairées concernant les contrats des fournisseurs.

Bonnes pratiques de gestion intégrée des installations

Photo de Jon Tyson via Unsplash

La gestion intégrée des installations change la donne pour les installations multisites. Cependant, les gestionnaires d'installations doivent suivre les processus appropriés pour voir la valeur de l'IFM. Suivez ces bonnes pratiques pour maximiser la valeur de l'IFM dans votre organisation.

Adopter le logiciel IFM

Le bon logiciel automatisera et rationalisera l’IFM. Utilisez des systèmes de gestion intégrés du lieu de travail (IWMS), des logiciels de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM), des systèmes d'automatisation du bâtiment (BAS) et des appareils IoT pour regrouper toutes les données de vos installations dans une vue unique et cohérente.

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Relier le physique et le numérique

Le logiciel IFM fait le gros du travail pour les équipes chargées des installations, mais il ne peut pas tout faire. Par exemple, c'est aux employés de scanner ou d'enregistrer les informations dans le système IFM, et la fiabilité de l'ensemble du système dépend de la qualité des données recueillies sur le terrain.

C'est pourquoi de plus en plus d'organisations investissent dans des étiquettes et des codes-barres scannables et des codes QR sont indispensables pour mettre en œuvre les processus et outils IFM.

Par exemple, les étiquettes et tags de Camcode simplifient le suivi de la maintenance grâce à des étiquettes claires et durables qui durent même dans les environnements les plus difficiles. Qu'il s'agisse d'étiquettes à code-barres pour votre entrepôt ou de QR de maintenance sur des machines lourdes, les étiquettes robustes montrent la réalité physique de votre installation dans votre logiciel IFM.

Former les employés

Les logiciels ne peuvent pas tout faire, et les équipes des installations doivent comprendre les processus des installations et savoir comment tirer parti du logiciel IFM pour rationaliser leurs flux de travail.

Cela nécessite une formation initiale et continue pour rester à jour avec les dernières normes, technologies et exigences légales. Les déjeuners-conférences, les formations annuelles en classe ou les plateformes numériques de micro-apprentissage sont des moyens efficaces de perfectionner les équipes des installations.

3 conseils de mise en œuvre pour l'IFM

Photo de ThisIsEngineering via Pexels

Les meilleures pratiques vous mèneront loin, mais en fin de compte, une mise en œuvre efficace est la clé d’une gestion intégrée réussie des installations. Suivez ces conseils pratiques pour une mise en œuvre IFM plus fluide.

Effectuer une évaluation des besoins

De quoi avez-vous besoin que vos processus et logiciels IFM fassent ? Chaque organisation est unique, il est donc préférable de commencer par une évaluation de vos besoins pour définir vos incontournables. Cette approche vous aidera à choisir les technologies et les solutions adaptées à vos besoins.

Identifiez ce que votre système fait bien en ce moment et les domaines à améliorer. Si vous envisagez de sous-traiter à des fournisseurs, c'est également une bonne idée de définir l'étendue du service dont vous avez besoin.

Cela peut sembler une étape supplémentaire, mais une évaluation des besoins garantit que vous ne payez que pour ce que vous utilisez et que vous tirez le meilleur parti de vos ressources.

Utiliser les plans de mise en œuvre des fournisseurs

La gestion intégrée des installations n’est tout simplement pas possible sans le bon logiciel, mais tout logiciel s’accompagne d’une courbe d’apprentissage. Heureusement, vous pouvez minimiser les retouches et la confusion en demandant de l'aide à votre fournisseur de logiciel IFM pour la mise en œuvre.

Cela peut inclure une formation des employés, une assistance sur site ou une assistance 24h/24 et 7j/7. Tirer parti de l'expertise du fournisseur vous aidera à accélérer la rentabilisation et à minimiser la confusion des employés.

Configurer des tableaux de bord en temps réel

Les données sont l'élément vital d'un IFM efficace, et l'avantage d'une solution intégrée est la capacité de surveiller tous les systèmes et processus de l'installation en temps réel.

Certains logiciels IFM proposent des tableaux de bord prêts à l'emploi, mais il est toujours préférable de créer un tableau de bord personnalisé avec les métriques qui vous intéressent le plus. Ces tableaux de bord personnalisés en temps réel vous alertent dès que possible sur les problèmes potentiels, contribuant ainsi à réduire les temps d'arrêt inattendus et les dommages dus à des problèmes urgents, comme les fuites de plomberie.

Gestion intégrée des installations bien faite

Photo de Marius Masalar via Unsplash

La gestion intégrée des installations est une stratégie puissante pour rationaliser les opérations des installations et réduire les coûts. Libérez la puissance de l'environnement de travail de votre organisation et alignez mieux la gestion des installations sur vos objectifs commerciaux plus larges en suivant les principes de l'IFM.

Les outils innovants sont essentiels au succès de l’IFM. C'est pourquoi les organisations s'appuient sur les étiquettes et tags durables de Camcode. Suivez les actifs, gérez les stocks et restez conforme à nos étiquettes de haute qualité conçues pour durer jusqu'à 20 ans.

Vous pouvez constater par vous-même la différence Camcode :demandez votre kit d'échantillons d'étiquettes et de tags gratuit dès aujourd'hui.

Questions fréquemment posées