Fabricants : protéger vos finances contre la fraude interne

Récemment, j'ai été le témoin malheureux d'un incident où un employé de confiance, le contrôleur, a détourné des montants à six chiffres. Cette personne a fait ouvrir des cartes de crédit au nom de l'entreprise, autorisées par une « lettre » du dirigeant dont la signature était falsifiée. Sans entrer dans la responsabilité des banques et sociétés de cartes de crédit qui ont permis ce détournement, il y a des leçons à tirer que je souhaite partager. J'espère que cela sensibilisera les petits fabricants au fait que la fraude et le vol sont bien réels et peut-être florissants là où on les attend le moins – dans votre propre entreprise.

Éviter le détournement de fonds

Je n'ai encore jamais rencontré de petit entrepreneur (défini ici comme ayant moins de 25 employés) qui ne m'ait pas dit à quel point il est débordé, puisqu'ils portent tous plusieurs casquettes. Lorsque les ventes baissent, que la trésorerie est faible et que les prêteurs et fournisseurs frappent à la porte pour exiger paiements et informations, la pression pousse beaucoup d'entre nous à accorder une confiance excessive à la personne qui gère les chiffres. Or c'est précisément à ce moment que vous êtes le plus vulnérable – quand vous êtes « désespéré », stressé, quand vous dépendez de quelqu'un d'autre pour protéger vos actifs financiers.

Voici donc 8 conseils à considérer, quel que soit votre manque de temps. Prendre soin de mettre en place des procédures adéquates peut aider à atténuer, sinon éliminer, le risque de devenir victime de détournement de fonds par un employé.

Conseil n°1 : Surveillez de près vos relevés bancaires

Regardez toujours vos relevés bancaires vous-même – cherchez les anomalies ou opérations inhabituelles et demandez des explications le cas échéant. Si vous êtes sans papier et consultez vos relevés en ligne, téléchargez-en un chaque mois, ou mieux, consultez le registre des opérations tous les quelques jours. Après un certain temps, votre contrôleur/comptable saura que vous surveillez et, s'il a des intentions malhonnêtes, il y réfléchira à deux fois. Temps maximum investi : 10 à 20 minutes.

Conseil n°2 : Limitez les pouvoirs inutiles

Restreignez les pouvoirs du comptable/contrôleur sur ce qu'il peut accéder, exécuter et autoriser sur les comptes bancaires de l'entreprise. Il doit pouvoir consulter les relevés, mais ne doit pas avoir le pouvoir de signature sur les chèques. Il ne doit pas avoir l'autorité pour effectuer des virements, ni signer en votre nom.

Conseil n°3 : Restez organisé

Essayez d'organiser le paiement de vos factures selon un calendrier : chaque semaine, tous les 30 jours, ou selon ce qui est pratique. Lorsque des chèques sont présentés pour paiement, exigez que les pièces justificatives soient jointes : factures, preuves d'achat, confirmations écrites, etc. Et examinez ces documents – vérifiez le quoi, le pourquoi et le montant. Selon le nombre de factures payées par cycle, temps maximum investi : 15 à 30 minutes.

Conseil n°4 : Exigez des justificatifs pour les paiements hors calendrier

Lorsqu'un chèque doit être émis en dehors du calendrier prévu, exigez des justificatifs et demandez toujours pourquoi.

Conseil n°5 : Ne laissez pas de chèques signés en votre absence

Quand vous partez en vacances, ne laissez pas de chèques pré-signés. Contactez plutôt vos fournisseurs les plus importants pour les informer qu'il n'y aura pas de paiements pendant votre absence. Planifiez vos vacances entre deux cycles de facturation pour minimiser le besoin de chèques. En cas d'urgence, vous pouvez toujours appeler votre banque pour initier un virement – mais prévoyez à l'avance et pré-arrangez avec la banque la possibilité d'autoriser des virements par téléphone.

Conseil n°6 : Limitez les autorisations de prélèvement par des tiers

Les outils modernes de gestion de trésorerie permettent de payer fournisseurs, services publics, sous-traitants, etc. en ligne. Je suggère de limiter cette méthode aux fournisseurs qui l'exigent – donner à un tiers l'autorisation de prélever sur votre compte bancaire pour payer des factures dans l'intérêt de gain de temps pourrait, à long terme, vous coûter bien plus que le coût de main-d'œuvre supplémentaire. Si vous tenez à payer en ligne sans le faire vous-même, les relevés bancaires listent généralement les chèques payés séparément des paiements en ligne ; surveillez donc à nouveau les débits sur le compte pour détecter anomalies ou opérations inhabituelles.

Conseil n°7 : Les vérifications d'antécédents sont cruciales

Vérifiez minutieusement votre comptable ou contrôleur. Payez pour une vérification approfondie plutôt que superficielle – la différence de prix en vaut la peine pour éviter bien des soucis ultérieurs. Le contrôleur de mon client avait déjà détourné des fonds, avait été condamné, et cela n'est jamais apparu dans la vérification bon marché.

Conseil n°8 : Connaissez votre prestataire de paie

Si vous émettez des chèques de paie, vous devriez les signer – et vérifier que les montants et heures sont raisonnables. Assurez-vous de connaître votre personnel. Si vous utilisez un service de paie, examinez le rapport qui accompagne les chèques, en cherchant tout employé qui n'en est pas un. Vérifiez aussi que la société de paie est réputée et financièrement solide – rappelez-vous que vous êtes personnellement responsable de tout impôt sur les salaires non payé. Et assurez-vous que la société de paie est la seule à détenir votre signature fac-similé autorisée. Pas de tampons de signature.

Du bon sens ? Oui, pourtant l'incident mentionné ci-dessus s'est étalé sur trois ans. J'espère que la plupart d'entre vous ont des procédures en place pour que cela n'arrive pas.

Et souvenez-vous : une personne honnête ne vous en voudra pas de regarder par-dessus son épaule, alors faites-le.

Voici plus d'informations sur les signaux d'alerte de détournement de fonds que vous pouvez surveiller.

Merci à Doug Waterman, conseiller client chez CMTC depuis quatre ans, pour son expertise. Doug aide régulièrement les fabricants sur leurs problèmes financiers et le développement de solutions. Avant de rejoindre CMTC, il a fourni des services de conseil financier à de petites entreprises familiales pendant 22 ans et a été prêteur commercial pour de grandes banques.