Stratégies d'automatisation qui ont renforcé la réponse au COVID-19 dans tous les secteurs

Cet article de blog comprend des exemples concrets de clients UiPath utilisant l'automatisation pour répondre aux changements drastiques de la demande.

Les exemples sont regroupés par secteur d'activité, et dans cet ordre :

1. Secteur public

2. Soins de santé

3. Services financiers

4. Assurance

5. Gouvernement

7. Transport

8. Toutes les autres industries

Secteur public

Génération d'ePass de verrouillage pour le personnel des services essentiels en Inde pendant le pic de COVID

L'autorité municipale de la ville en Inde devait autoriser le mouvement des services essentiels et des responsables de la prestation de divers fournisseurs de services (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, etc.) au plus fort de la pandémie de COVID. Le processus s'est déroulé comme suit :premièrement, les responsables du fournisseur de services ont envoyé une liste groupée du personnel essentiel aux agences d'État pour la génération de l'approbation du Lockdown ePass. Ensuite, l'agence d'État a délivré des laissez-passer de couvre-feu en conséquence au personnel désigné.

Solution

L'autorité municipale a travaillé avec l'équipe de transformation urbaine d'EY Inde et son partenaire Integra Micro Software Services (P) Ltd pour mettre en place les robots UiPath pour aider à gérer les travaux. Les robots ont extrait les e-mails nommés des listes d'émission et ont généré automatiquement un laissez-passer pour le couvre-feu avec les détails nécessaires dans leur modèle requis. Les robots ont ensuite rempli un rapport détaillant le nombre de personnes auxquelles les laissez-passer ont été délivrés. Cela a permis aux autorités gouvernementales de suivre et de gérer le nombre total de personnes autorisées à se déplacer dans leurs villes.

Avantages

• Déplacement autorisé du personnel des services essentiels pendant le couvre-feu

• Pass traités en masse

• Soulager les équipes stressées du traitement manuel

• Visibilité pour suivre les mouvements de la ville

Automatisation de la collecte d'une vague de données sur les patients COVID pour les gouvernements des États

Les autorités de l’État effectuaient des tests COVID rigoureux à grande échelle sur les patients au plus fort de la pandémie. Dans la première partie du processus, le personnel au sol et les agents de santé ont collecté des données sur les patients testés et sur des échantillons de tests antérieurs. Ensuite, les données des patients étaient directement transférées dans un référentiel centralisé via le portail de l'Autorité nationale. Alors que le gouvernement de l'État envisage d'intensifier les tests COVID, la tâche consistant à rassembler les données de l'État à partir du site Web de l'Autorité nationale, puis à les ajouter à la base de données du gouvernement de l'État est devenue une entreprise énorme. À mesure que le nombre de tests de patients dépassait les 2 000 tests par jour, la tâche manuelle consistant à rassembler les données quotidiennes des patients après les avoir téléchargées sous forme de feuille Microsoft Excel à partir du portail de l'Autorité nationale est devenue trop longue.

L'équipe des autorités de l'État souhaitait mettre en place une automatisation rapide dans laquelle les données des tests des patients COVID seraient automatiquement téléchargées à partir du portail de l'autorité nationale, puis transférées du portail du gouvernement de l'État vers la base de données en temps quasi réel. Les données rassemblées dans la base de données du gouvernement de l'État aideraient alors l'État à prendre des décisions rapides et en temps réel et à modifier de manière dynamique la ligne de conduite en fonction des résultats des tests du patient.

Solution

Une fois l'automatisation mise en œuvre, les données des patients testés ont été téléchargées depuis le site Internet de l'Autorité nationale sous la forme d'une feuille Excel. L'autorité de l'État a ensuite créé un formulaire Web en ligne et une API a renseigné les données des patients, qui comprenaient de nouvelles données sur les patients et d'anciennes données sur les patients nécessitant une mise à jour. Toutes les dernières données des patients devaient être rassemblées plusieurs fois par jour. La quantité de données sur les patients était proportionnelle au volume de tests dans l'État.

L'équipe d'Auxiliobits Technologies Pvt Ltd a rapidement créé cette automatisation de processus grâce à laquelle le robot UiPath téléchargeait les données des patients à partir du portail de l'autorité nationale, puis récupérait les dossiers des patients testés et envoyait ces enregistrements de données des patients au portail du gouvernement de l'État concerné via une API. Cela a aidé les autorités de l'État à fournir des données mises à jour et à obtenir des informations exploitables.

Avantages

• Mises à jour des données en temps réel

• 10 000 enregistrements traités en moins de 10 minutes

• Taux d'erreur zéro

Automatisation des alertes COVID et surveillance des personnes mises en quarantaine dans le district de l'État

Pendant le pic de la pandémie de COVID, l’autorité du district a procédé à une surveillance sanitaire rigoureuse des personnes mises en quarantaine dans chacun de ses districts. Les autorités ont appelé les personnes mises en quarantaine et leur ont demandé de suivre les paramètres de santé appropriés. Pour les personnes mises en quarantaine ayant signalé des symptômes de COVID, une alerte immédiate a été lancée auprès de l’équipe soignante. Chaque équipe de soins respective a rendu visite à ces personnes, effectué les contrôles de santé nécessaires et a pris les prochaines mesures dans le cadre de la réponse au COVID. Cette « équipe de guerriers COVID » complète a déployé des efforts considérables pour fournir des réponses essentielles pendant cette période.

L'équipe des autorités de district souhaitait mettre en place une automatisation rapide pour faciliter ce processus. Idéalement, l’alerte des personnes signalant des symptômes à l’équipe du centre de contact pourrait être transmise à l’équipe soignante concernée de manière automatisée et le plus tôt possible. Cela pourrait contribuer à réduire les temps de réponse critiques.

Solution

L'autorité du district a créé un formulaire en ligne qui a été rempli par l'équipe du centre de contact pour chaque personne mise en quarantaine. Les paramètres de soins ont ensuite été rassemblés automatiquement dans une fiche en ligne. Au lieu du processus manuel précédent, le robot UiPath a récupéré les dossiers des personnes symptomatiques et a envoyé l'alerte directement à l'équipe soignante.

L'équipe Auxiliobits Technologies Pvt Ltd a rapidement créé cette automatisation grâce à laquelle le robot UiPath a filtré et récupéré les enregistrements des personnes symptomatiques, puis a envoyé ces enregistrements à l'équipe de soins respective via une alerte. Cela a aidé l'autorité du district à réagir rapidement et a apporté de l'agilité au processus.

Avantages

• Mises à jour des données en temps réel

• Rapide et sécurisé

• Taux d'erreur zéro

Traitement dans les délais de centaines de milliers de demandes d'aide sociale en Roumanie en raison du confinement induit par le COVID

Le 18 mars 2020, le gouvernement roumain a publié une ordonnance gouvernementale d'urgence qui a institué des allocations de chômage pour soutenir les citoyens dont l'emploi et les revenus avaient été affectés par la crise du COVID. L'Agence nationale des paiements et de l'inspection sociale (ANPIS) a géré le processus de demande de six catégories de bénéficiaires éligibles à une aide financière. L'ANPIS a dû mener à bien cette activité urgente à travers son réseau de 41 agences départementales, sans personnel supplémentaire. Au cours des dix premiers jours de chaque mois, les citoyens concernés pouvaient déposer leurs demandes et les documents nécessaires sur un portail en ligne (aici.gov.ro). Les employés de l'ANPIS devaient vérifier chaque candidature, créer une base de données et l'envoyer à un autre service pour paiement. Au cours de la première quinzaine de mai 2020, l'ANPIS a reçu 110 000 demandes de soutien financier dans toute la Roumanie.

Solution

UiPath a proposé bénévolement une assistance technique et des robots logiciels à l'ANPIS pour une solution d'automatisation sans surveillance. En mai 2020, 38 agences départementales disposaient du soutien d’un robot logiciel qui traitait quatre des six catégories de bénéficiaires. Le robot a vérifié l'exactitude de l'application intelligente de documents PDF et a extrait les données correctes dans une base de données. Elle a ensuite créé des dossiers individuels contenant les pièces justificatives, qui comprenaient le prénom et le nom de chaque demandeur. Si la demande était incorrecte, le robot en informait les candidats et leur demandait des documents supplémentaires.​

Avantages

• Élimination du long travail manuel lors de la vérification des candidatures

• Réduction du temps de traitement de chaque demande d'environ 15 minutes à moins d'une minute

• Les robots UiPath traitaient 100 applications par heure, fonctionnant 24h/24 et 7j/7

Personnalisation en temps opportun d'un modèle de médicaments essentiels COVID alors que des centaines de sociétés pharmaceutiques à travers l'Union européenne étaient confrontées à des pénuries

L'Agence européenne des médicaments (EMA), en collaboration avec l'industrie pharmaceutique et les États membres de l'Union européenne (UE), a lancé la première phase de son système de surveillance amélioré le 17 avril 2020. Ce système a été conçu pour prévenir et atténuer les pénuries d'approvisionnement en médicaments essentiels utilisés dans les unités de soins intensifs des hôpitaux de l'UE pour traiter les patients atteints de COVID. Une prise de conscience rapide des pénuries potentielles de médicaments et une vue d'ensemble de ce qui était disponible au niveau de l'UE ont facilité une meilleure distribution et accéléré les approbations pour des capacités de production accrues afin de contribuer à sauver des vies. Pour faciliter le reporting, l'EMA a initialement créé un modèle à remplir par des centaines d'entreprises produisant et commercialisant des médicaments en soins intensifs dans l'Espace économique européen/Union européenne.

Solution

UiPath a proposé une assistance technique bénévole pour une automatisation sans surveillance déployée pour trois tâches distinctes. Premièrement, le robot logiciel garantit que chaque entreprise pharmaceutique reçoit un modèle personnalisé, en pré-remplissant le modèle avec le sous-ensemble de médicaments qui seront suivis dans la phase actuelle du projet, et uniquement les médicaments produits ou commercialisés par l'entreprise concernée. A l'étape suivante, le robot logiciel collecte les informations fournies par les points de contact uniques à l'EMA et met à jour un fichier primaire. De plus, il collecte les notifications de pénurie et les télécharge dans un autre fichier principal.​

Avantages

• Élimination des tâches manuelles longues et sujettes aux erreurs telles que la personnalisation des modèles et la collecte d'informations à partir de plusieurs sources

• Temps de mise à jour réduit d'environ 40 jours de travail manuel à un peu plus de sept heures

• Garanti la confidentialité et la ségrégation des données, car les entreprises n'avaient accès qu'aux informations pertinentes pour leur organisation

Les robots ont aidé le Département de la santé de l'État indien à rassembler des données sur des milliers de citoyens mis en quarantaine

Conformément à la loi nationale, le Département de la santé de l’État indien devait régulièrement mettre à jour les données sur le portail national de santé des personnes mises en quarantaine COVID. Cela incluait tout voyageur entrant arrivé au cours des deux à trois derniers mois et tout contact de premier niveau d'une personne positive au COVID. La compilation des données prenait du temps et nécessitait beaucoup d'efforts manuels compte tenu du grand nombre de personnes mises en quarantaine dans chaque État.

Solution

Le Département d'État de la Santé examine les robots UiPath pour diffuser ses données sur les personnes mises en quarantaine. Les robots récupéreraient les données des feuilles Excel de réponse à l’échelle de l’État et mettraient à jour les dossiers complets des personnes mises en quarantaine sur un portail national de santé des personnes mises en quarantaine COVID-19. Les partenaires Rise Tech Software Pvt Ltd et Integra Micro Software Services (P) Ltd ont collaboré pour proposer cette automatisation percutante.

Cette automatisation aiderait l’État à soulager les équipes surmenées engagées pour mener à bien cette activité. Et cela donnerait au ministère national de la Santé une meilleure visibilité sur le nombre de personnes mises en quarantaine plus rapidement qu'auparavant, afin qu'il puisse planifier et réagir de manière plus agile.

Avantages

• Offrez une visibilité en temps réel sur les données critiques

• Soulager les équipes du travail manuel

• Terminer les erreurs de traitement

Les gouvernements locaux avaient besoin d'un tableau de bord pour coordonner les efforts de surveillance des épidémies locales

Au plus fort de la pandémie de COVID, une réponse rapide aux demandes d’aide et d’informations était vitale pour les gouvernements locaux. En raison du manque d'intégration entre les mairies, la capacité des gouvernements locaux à suivre et à répondre aux demandes urgentes était difficile, créant une confusion et des retards ayant un impact sur la santé des citoyens.

Solution

Un gouvernement d'Amérique du Sud a construit un tableau de bord de salle de contrôle alimenté par les données collectées par les robots UiPath de 65 mairies. Les robots UiPath pouvaient se connecter à des sites Web publics, extraire et classer des données, puis les saisir dans le tableau de bord. La transparence des données a permis de prioriser les réponses et de mobiliser le soutien, comme la distribution d'équipements de protection individuelle (EPI) à des endroits clés.

Avantages

• Transparence des performances des autorités locales

• Temps de réponse plus rapide pour les besoins du public

L'Administration des services généraux (GSA) devait accélérer la collecte de données sur les infections afin de gérer le nombre de cas

La General Services Administration (GSA) gère des bureaux dans environ 9 600 bâtiments aux États-Unis. Pour suivre la propagation du COVID au sein de son organisation, les données géographiques devaient être corrélées au nombre d'infections dans chaque comté afin de créer une carte de la menace COVID au sein de ses propriétés. Au départ, cela était fait par le personnel, mais à mesure que le virus se propageait à travers les États-Unis, les informations devaient être mises à jour plus d'une fois par jour, ce qui a alourdi le travail des employés déjà surchargés.

Solution

Un robot UiPath a été conçu pour regrouper des données et émettre un rapport plusieurs fois par jour. Le robot se connecte aux systèmes d'information géographique (SIG) et collecte des informations sur les bâtiments gérés par la GSA à travers les États-Unis. Ensuite, en faisant correspondre les bâtiments avec le nombre d'infections du comté, il améliore la carte de propagation des infections au sein de la GSA.

Avantages

• Collecte de données plus rapide

• Mises à jour fournies en temps réel

• Taux d'erreur réduit

Automatisation pour faciliter les autorisations françaises de déplacement des salariés pour ceux qui ne pouvaient pas travailler à domicile

Au plus fort de la pandémie, les entreprises françaises étaient tenues de remplir des formulaires mandatés par le gouvernement justifiant pourquoi tous les employés qui ne pouvaient pas travailler à domicile devaient venir travailler ou voyager pour le travail. Les entreprises avaient du mal à remplir les formulaires dans les délais, car chaque formulaire nécessitait jusqu'à 12 champs de données, une signature manuscrite et le cachet de l'entreprise.​​Les employés surpris en train de voyager sans formulaires certifiés étaient passibles d'amendes de 150 euros pour leur première infraction et jusqu'à 1 500 euros en cas de récidive.

Solution

La solution est une automatisation qui prend un fichier Excel contenant les données des employés et remplit les formulaires mandatés par le gouvernement, réduisant ainsi le temps de traitement à seulement 10 secondes par employé. Les entreprises pourraient continuer à signer et tamponner manuellement les formulaires (pour des raisons juridiques) ou pourraient également automatiser ce processus, réduisant ainsi encore le temps nécessaire pour remplir chaque formulaire.

Avantages

• Charge de travail manuelle réduite

• Tâches accélérées

• Plus de voyageurs autorisés sur la route

• Amendes supprimées pour les voyageurs

L'augmentation des demandes du Programme d'assistance nutritionnelle supplémentaire (SNAP) a entraîné des retards de traitement, affectant ceux qui en ont besoin

Le nombre hebdomadaire de candidatures SNAP a augmenté d'environ 6 400 demandes et a continué de croître à mesure que la crise du COVID s'aggravait. Il existe un risque de retard dans la distribution des prestations aux personnes les plus durement touchées par cette crise.​

Avant la mise en œuvre de l'automatisation, les délais de traitement des demandes étaient de 30 à 35 minutes. Alors que la demande a continué de croître jusqu'au plus fort de la crise, les États ont été confrontés à de lourdes amendes pour les erreurs commises lors du traitement manuel.

Solution

L'automatisation a permis de traiter les candidatures en un peu plus de cinq minutes (contre 30 à 35 minutes lorsqu'elles étaient effectuées manuellement). Les taux d'erreur humaine sont tombés à zéro. Après trois semaines de montée en puissance, l'automatisation pouvait gérer jusqu'à 1 000 applications par jour.

Avantages

• Temps de traitement réduit​

• Taux d'erreur humaine réduits à zéro

• Empêcher les États d'être pénalisés par de lourdes amendes en raison d'erreurs de traitement

• Les candidats ont reçu des prestations en temps opportun

Création d'une visibilité pour sécuriser les outils de surveillance pour les employés fédéraux distants

Pendant le confinement dû au COVID, les employés fédéraux américains ont dû travailler à domicile et n'ont pas pu accéder à d'importants outils de surveillance qui étaient bloqués par l'infrastructure de sécurité. Donner l'accès à tous les employés travaillant à domicile n'était pas réalisable, car cela aurait laissé le personnel sans visibilité sur les problèmes d'infrastructure ou sur les statuts importants des candidatures. 

Solution

L'organisation fédérale a construit un robot logiciel qui prenait régulièrement des captures d'écran d'outils de surveillance importants et les joignait sous forme de message dans Microsoft Teams. Cela a donné aux employés distants une visibilité indispensable sur les outils de surveillance auxquels ils ne pourraient pas accéder autrement.

Avantages

• Donner de la visibilité aux employés distants

• Travail à distance activé

• Maintien du fonctionnement des affaires comme d'habitude

Agrosuper a délivré des laissez-passer pour 12 000 employés, leur permettant ainsi de se rendre plus facilement au travail pendant la quarantaine

Agrosuper est une entreprise alimentaire qui se consacre à « toujours faire mieux ». Pendant la quarantaine, l’entreprise devait maintenir ses employés essentiels au travail pour maintenir un approvisionnement alimentaire essentiel. Mais il n'a pas été facile de fournir un transport en commun sûr et gratuit pour aider les 12 000 employés à se rendre aux usines de production et aux bureaux de l'entreprise.

Solution

Un robot surveillé a été mis en place pour prendre un rapport sur les travailleurs actuels de SAP SuccessFactors, les classer et saisir les informations sur le site Web du gouvernement afin d'obtenir des laissez-passer pour environ 12 000 travailleurs. Le robot a ensuite envoyé les laissez-passer par courrier électronique aux travailleurs et à leurs patrons.

Sans automatisation, cette tâche aurait pris plusieurs jours à six personnes. Mais il a fonctionné avec un robot en seulement cinq heures, ce qui a permis aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Avantages

• Rapide et sécurisé

• Continuité des activités

• Expérience employé améliorée

Soins de santé

L'hôpital Mater Dublin a automatisé les résultats des tests COVID, réduisant ainsi les heures d'infirmière consacrées aux rapports à la prévention et au contrôle des infections (IPC)

Sur les sites de test COVID, au plus fort de la pandémie, les résultats des tests devaient être enregistrés dans différents systèmes et signalés à l'IPC (ou à son équivalent régional). Le travail administratif occupait jusqu'à 50 % du temps des infirmières et constituait un processus particulièrement fastidieux. Le processus a été créé en 2003 lors de l'épidémie de SRAS et obligeait les cliniciens à se connecter au système du laboratoire, à extraire les codes de maladie, puis à utiliser un réseau privé virtuel (VPN) pour se connecter à une plate-forme de données .NET et y saisir manuellement les résultats. Au cours des semaines typiques, une infirmière prenait deux heures pour saisir les résultats. Cependant, au plus fort de la pandémie de COVID, les résultats des tests devaient être communiqués quotidiennement. Et cela ne s'appliquait pas uniquement aux cas positifs, mais plutôt à chaque test, et prenait trois heures par jour.

Solution

Des robots UiPath ont été créés pour se connecter au système du laboratoire, sélectionner le code de maladie approprié et saisir le résultat du test. Les informations ont pu être traitées en une fraction du temps précédent, ce qui a permis au service de contrôle des infections d'économiser trois heures par jour et 18 heures par semaine.

Avec un robot pour chaque approche infirmière , le service de contrôle des infections a gagné trois heures par jour, permettant au personnel médical de consacrer plus de temps à s'occuper des patients plutôt qu'à remplir de la paperasse.

Avantages

• Gain de deux à trois heures par jour pour un clinicien

• Rendre les données disponibles en temps réel

• Maintenir les travailleurs essentiels au travail

• Expérience employé améliorée

• Efficacité opérationnelle accélérée

Valider Medicaid pour les nouveau-nés, en s'assurant qu'ils ne perdent pas leurs avantages pour la santé

Un grand hôpital de la ville de New York comptait plus de 20 administrateurs de soins de santé qui travaillaient à la recherche, à la vérification et à la modification de la pièce d'identité (ID) d'assurance des nouveau-nés en Medicaid, un organisme d'État, afin de garantir qu'il n'y avait aucune lacune dans l'ensemble des soins. Ce processus était vital car il garantissait que les parents n'avaient pas à assumer une charge financière pour recevoir des soins de santé. Cela garantissait également qu'eux-mêmes, ainsi que leur nouveau-né, recevaient tous les avantages inclus de Medicaid.

Solution

L'hôpital a décidé d'automatiser ce processus avec un robot logiciel. Le robot a commencé par acheminer les e-mails d'alerte Medicaid vers un dossier de groupe défini, puis a extrait le PDF accompagné. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à la reconnaissance intelligente de caractères (ICR), les données PDF standard ont ensuite été extraites et confirmées en vérifiant le profil du patient du nouveau-né. L'identifiant d'assurance a ensuite été automatiquement mis à jour dans la base de données Medicaid, et toutes les notes et flux de travail multiplateformes ont été fermés. S'il y avait une exception dans le processus, une tâche était créée dans le workflow pour une intervention manuelle.

Avantages

• Employés réaffectés aux tâches hautement prioritaires

• Réduction des jours d'encours des ventes aval (DSO)

Enregistrement automatisé de télésanté pour l'afflux massif de nouveaux patients provoqué par le COVID

Pour contenir la propagation du COVID, une entreprise de soins de santé a encouragé les patients à s'inscrire à des services de télésanté et à effectuer des autodiagnostics. Avant la mise en œuvre de l'automatisation, l'intégration des patients était effectuée manuellement par les employés du centre de contact, tandis que les infirmières se concentraient sur les interactions avec les patients. Mais comme l'entreprise s'attendait à une augmentation significative du nombre de candidatures, elle avait besoin de gérer cette charge de travail de manière plus efficace.

Solution

L'entreprise de soins de santé a déployé un robot sans surveillance pour gérer un formulaire Web qui enregistrait automatiquement les patients sur sa plateforme de télésanté.

Lorsqu'une demande était soumise, elle était mise en file d'attente dans le Dispatcher. Le Performer a ensuite enregistré les données, qui ont été vérifiées. Une fois terminé, le patient a été intégré aux services de télésanté.

Le processus de gestion des cas a été entièrement automatisé, ce qui a permis aux cliniciens de gagner beaucoup de temps chaque jour.

Avantages

• Réaffectation du temps des médecins pour se concentrer sur les soins aux patients

• Processus de gestion de cas automatisé

• Suivis manuels minimisés sur le statut

• Efficacité améliorée

Recrutement accéléré de bénévoles et de retraités du secteur médical pour contribuer à la lutte contre le COVID

Près de 50 000 bénévoles se sont inscrits pour soutenir les efforts nationaux visant à gérer la crise du COVID. Ces bénévoles ont répondu à l'appel du gouvernement à l'aide des professionnels de la santé à la retraite.

L'analyse manuelle de leurs applications nécessitait des ressources importantes et risquait de devenir un goulot d'étranglement.

La présélection (pour vérifier les informations d'identification, le casier judiciaire, etc.) était une partie cruciale du processus d'inscription et l'intégration devait se faire rapidement. Une réponse rapide était impérative dans une telle crise.

Solution

Des robots logiciels ont été créés pour faciliter la lourde tâche des ressources humaines.

Ils ont été utilisés pour exécuter le processus de sélection et de vérification des antécédents, télécharger les données de candidature dans le système des ressources humaines et pour informer les départements et les tiers que la personne était prête à être intégrée. Ces départements ont alors commencé à fournir des laissez-passer de sécurité, du matériel de formation, etc.

Les robots étaient également utilisés pour affecter des bénévoles à différentes tâches et même fournir un rapport quotidien aux cellules de crise pour contrôle.

Avantages

• Le délai moyen de traitement des candidatures est passé de cinq jours à seulement quatre heures

• Réduction de la saisie manuelle des données de 35 %

• Amélioration de l'exactitude des informations d'enregistrement et de reporting

Suivre de près la santé du personnel médical pendant le pic de COVID

En raison de la nature contagieuse du COVID, une surveillance étroite de la santé du personnel médical était nécessaire au plus fort de la pandémie. Les systèmes de santé devaient suivre les symptômes, les stades de la maladie et d'autres données sur les personnes infectées par le virus, ainsi que suivre les employés en bonne santé pour donner la priorité à leur sécurité. Le rapport devait être mis à jour en temps réel, sans pour autant alourdir la charge du personnel qui travaillait déjà sans relâche.

Solution

Un robot UiPath a été mis en place pour suivre la santé des employés de l’hôpital. Il a enregistré des détails sur les employés qui avaient été infectés par le COVID, ceux qui devaient être mis en quarantaine et ceux qui restaient en bonne santé.

Ce robot a permis une répartition efficace des ressources et une aide rapide au personnel médical et aux patients.

Avantages

• Erreurs manuelles réduites

• Mises à jour fournies en temps réel

• Assurer la sécurité des employés

Tests COVID au volant accélérés alors que le volume de tests a énormément augmenté

Les Centers for Disease Control (CDC) ont supervisé l’approbation des organisations pour devenir des sites de test peu après la propagation du COVID à travers les États-Unis. Il s’agissait notamment de laboratoires, de pharmacies, d’hôpitaux et d’autres installations. La demande dans ces établissements était immense, ce qui entraînait de longues files d’attente pour passer les tests. Le protocole de test COVID exigeait qu'un patient soit enregistré et dispose de kits de test correctement étiquetés pour la collecte et la déclaration.

Avec les règles de distanciation sociale en place, un administrateur d'enregistrement à distance devait valider si le patient était nouveau ou existant, et l'enregistrer dans le dossier médical électronique (DME) Epic. L’administrateur des inscriptions devait également imprimer l’étiquette de test sur l’une des 10 imprimantes distantes en première ligne. Ce processus manuel, combiné à un acheminement accidentel des imprimantes, a ajouté aux files d'attente moyennes de six heures.

Solution

L'un des plus grands hôpitaux des États-Unis a installé et déployé un robot surveillé en seulement 48 heures. Il a pris les données des patients, vérifié s'ils étaient déjà des patients dans Epic DME via un environnement Citrix, enregistré les patients et sélectionné correctement la bonne imprimante pour la création d'étiquettes. Alors que ce processus prenait deux à trois minutes à un humain, le robot UiPath l'exécutait en seulement 14 à 16 secondes.

Avantages

• Tests COVID accélérés, indispensables

• Gain de huit à neuf minutes par patient, ce qui s'additionne lorsque des milliers sont traités

• Fini les erreurs manuelles coûteuses

• Maintenir les travailleurs essentiels au travail

• Réduction des arriérés hospitaliers

Les compagnies d'assurance ont mis en œuvre l'automatisation pour gérer une augmentation du volume d'appels

Au plus fort de la pandémie, environ 90 % des compagnies d'assurance n'avaient pas la capacité de traiter les réclamations liées au COVID.

Par conséquent, lorsqu'un patient arrivait pour un test ou un traitement COVID, environ 90 % de ses demandes étaient refusées et le patient était obligé de payer d'avance tout test sanguin (coûtant généralement environ 2 000 $).

Ce problème a fini par toucher les centres de contact des compagnies d’assurance, qui traitaient déjà un volume d’appels élevé.

Solution

Un système de santé financé par des fonds publics en Europe construit un robot d'audit pour étudier les données sur les réclamations. Cela devrait aider les gens à avoir une idée plus immédiate de leur éligibilité à accéder à l'argent de l'assurance pour leurs analyses de sang.

Avantages

• Gérez les réclamations plus efficacement

• Moins d'appels liés aux réclamations d'assurance COVID

• Maintenir un niveau élevé de satisfaction et d'expérience client

Une accélération significative pour produire un vaccin viable contre la COVID était essentielle

Alors que les cycles de recherche, de développement et de tests s'accéléraient en raison de circonstances uniques au début de la pandémie, les sociétés pharmaceutiques devaient traiter les données de test sur l'ensemble des systèmes et des équipes plus rapidement et plus souvent que jamais.

Solution

L'un des principaux candidats au développement d'un vaccin contre la COVID-19 est en discussion sur l'automatisation de la saisie des données de tests cliniques dans les systèmes et les équipes grâce à la RPA.

Avantages

• Aidez-nous à accélérer les travaux critiques

Le prestataire de soins de santé a économisé 138 000 heures dans son activité de gestion du cycle de revenus (RCM), réduisant ainsi son retard

En raison d'une mauvaise expérience d'externalisation des processus métiers (BPO), le processus de demande de fonds pour ce fournisseur a été repris en interne et doté en personnel pour gérer tous les ajustements de réclamations commerciales et Medicare. Les volumes de pointe créaient souvent un retard, obligeant à effectuer deux à trois heures supplémentaires par semaine et à travailler le week-end. En raison des contraintes d'interopérabilité entre la banque et le système Epic Electronic Medical Records (EMR), une extraction manuelle par échange de données informatisées (EDI) était nécessaire pour un volume important d'ajustements en espèces.

Solution

En seulement six semaines, le prestataire de soins a repensé le processus pour commencer par la RPA. Il a utilisé l'activité EDI pour extraire les détails de l'argent liquide, puis a orchestré des robots pour répondre aux pics de demande. L'entreprise a ensuite déployé et étendu le processus à deux équipes de trésorerie, ce qui a permis d'ajuster en temps réel 98 % des réclamations dans Epic EMR. Cette solution a permis une amélioration de trois jours du nombre de jours d'externalisation des ventes (DSO) et 138 000 heures économisées et redistribuées aux refus de travail et aux crédits.

Avantages

• Amélioration du DSO

• Processus automatisé pour gagner du temps

• Répondre aux pics de demande

Une agence mondiale de santé a centralisé les données des zones touchées par le COVID

Cette organisation a travaillé 24 heures sur 24 pour centraliser et traiter les mises à jour sur la pandémie en provenance du monde entier. Les informations arrivaient de plus de 50 pays et de cinq langues, et les décisions devaient être prises rapidement et avec précision.

Solution

Grâce à un système de filtrage mis en place, les robots ont traité les informations provenant du Moyen-Orient, d'Afrique et de certaines zones du Conseil de coopération du Golfe (CCG). Les robots UiPath ont récupéré les données de cinq systèmes différents et centralisé les informations dans une seule source.

Avantages

• Erreurs manuelles réduites

• Normalisation

• Des résultats plus rapides

• Mises à jour en temps réel

Des efforts massifs de recrutement dans le secteur de la santé au début de la COVID ont été retardés par des mesures administratives

Une agence gouvernementale s'est lancée dans une ambitieuse campagne de recrutement dans tous les domaines de la santé en raison de la crise du COVID. Un appel national à l'action a été lancé à tous ceux qui avaient une expérience dans le domaine des soins de santé et qui étaient disponibles pour travailler, et plus de 24 000 personnes ont répondu.​

Avant d'être embauchés, tous les candidats devaient d'abord passer par un processus de vérification de la police, et l'institution devait confirmer qu'ils n'avaient jamais vu leur emploi licencié dans le passé. Une fois ces étapes franchies, ils pourraient passer à la candidature suivante. Les étapes étaient effectuées manuellement, ce qui entraînait des retards importants dans l'embauche de candidats potentiels.

Solution

Une solution basée sur un robot a facilité les processus de vérification (vérifications policières et statut d'emploi antérieur), facilitant ainsi la validation des candidats.​ Le robot peut traiter les candidats 10 fois plus rapidement qu'un humain.

Avantages

• Accélérer le processus de recrutement

• Libéré le personnel existant pour qu'il puisse se concentrer sur les prochaines étapes du processus de recrutement

Le retard de commandes a empêché les fournitures médicales nécessaires d'atteindre les réserves des hôpitaux

Les chaînes d’approvisionnement hospitalières ont acheté une quantité importante de fournitures médicales afin de répondre à la demande créée par le COVID. Le volume était 10 à 20 fois supérieur à son niveau normal, ce qui a mis à rude épreuve l'équipe d'approvisionnement. Cela empêchait les hôpitaux d'acheter un stock suffisant pour leurs produits.

Solution

Un grand hôpital au Canada utilisera l'automatisation pour équilibrer les commandes et les stocks en temps réel, évitant ainsi les arriérés et les retards dans la livraison des produits au bon entrepôt de l'hôpital pour une utilisation critique.

Avantages

• Réduire le retard d'achat

• Augmentez la précision de la gestion des stocks

• Stocker correctement les fournitures nécessaires

La saisie manuelle des données a généré de longs temps de cycle dans le diagnostic des patients​

This healthcare provider uses a mobile survey to complete its initial diagnoses for patients. The information from the survey needed to be entered into two core platforms, CareLink and Vivify, by more than 20 data entry specialists. The specialists then used the care data to predict potential diagnosis. At the time, there was no API integration between the healthcare platforms.

Solution

With help from UiPath, the provider automated the process to free up the data entry specialists to work on other related activities, while also significantly reducing the time it took to predict a potential diagnosis.​

Benefits

• Quicker patient diagnoses

• Freed up specialists for other tasks

• Reduced cycle times

Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing

60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.​

Solution

The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.

Benefits

• Prevent payment backlogs

• Resume claim processing and cash flow

Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires​ from concerned customers

This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.​

Solution

The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.

Benefits

• Provided timely patient care

• Delivered important health information to members

• Reduced volume of inquiries

• Lessened pressure on call centers

Financial Services

Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels

On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.

As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.

Solution

In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.

This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA. 

Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.

Benefits

• Instant capacity expansion

• Ideal for a fragmented technology landscape

• Accuracy in SBA filings

• Helped small business owners

• Sped up back-office operations

Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID

A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.

Solution

Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication. 

This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.

Benefits

• Ensured complaints are acknowledged on time

• Kept customers up to date

• Followed United Kingdom regulatory requirements

A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle

Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.

Solution

Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.

Benefits

• Accelerated claims processing

• Alleviated backlog

• Reduced claim response time

• Assisted small businesses

Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID

Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.

Solution

A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.

Benefits

• Guaranteed business continuity during a spike in transactions

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Increased capacity

• Improved employee experience

Insurance

Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up

Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.

Solution

The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.

Benefits

• Reduced back office overhead

• Processed claims quickly

• Reinstated eligible employees (return-to-work)

• Reduced backlog

Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company

A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.

The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.

Solution

A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.

Benefits

• Improved customer experience

• Reduced call center wait times

• Reduced steps in the process

An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.

In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.

With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.

Solution

The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). ​Their teams can now serve their customers remotely.​

Benefits

• Ensured business continuity 

• Enabled staff to work from home

One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely

At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.

Solution

UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.

Benefits

• Faster setups

• Eased pressure on employees

• Reduced manual errors

Government

Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees

On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.

In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.

At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.

Solution

Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.

Benefits

• A huge backlog of applications was cleared in a matter of days, ensuring that entrepreneurs in need were swiftly supported

• Alleviated manual work for VLAIO employees

• In less than two weeks, all 114,000 registered requests were cleared in a collaboration between VLAIO employees and the UiPath Robot

Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating

Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.

Solution

A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.

The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.

Benefits

• Ensured staff health and safety

• Visibility on staff location (remote vs. office based)

• Reduced overhead cost &workload

Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID

The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.

Solution

When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.

This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.

Benefits

• The customer doesn't need to go to the bank for data updates

• The bank saves time processing the data

• Helps digitize the bank

Manual collection of confirmed COVID cases​ became too burdensome for this military branch

A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.

Solution

The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.​

Benefits

• Reduced operational cost

• More accurate health monitoring

Transportation

Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments

The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.

Solution

To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.

The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.

The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.

Benefits

• Saved more than 3,000 hours of back office work in the first 14 days

• Faster document processing

Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)

The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.

Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.

Solution

To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.

The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.

Benefits

• Saved more than 10,000 hours of back office work in the first 14 days

• Ensured an excellent customer experience

• Cleared back office backlogs

Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests

Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.

Solution

With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.

Benefits

• Faster call triage process

• Faster routing to appropriate agents

• Reduced average call handling time (AHT)

• Improved customer experience

The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees

In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.

Solution

The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.

Benefits

• Guaranteed business continuity

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Reduced operating costs

• Operational efficiency

Retail

Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID

One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.

The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.

Solution

The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).

The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.

These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.

Benefits

• Reduced backlogs in processing leave requests

• Allowed HR specialists to focus on their people

Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic

Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.

To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.

Solution

The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.

Benefits

• Faster triage process for applicants

• HR focused on strategic parts of the job

• Increased workforce capacity

• Maintained a high level of customer satisfaction

All Other Industries

Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)

The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.  

Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.

In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.

Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. C'est trop long. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.

In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.  

Solution

The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.

To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.

“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria

“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria

Benefits

• Less than 10 minutes to scale up infrastructure (used to take one to three days)

• 100% manual work reduction, with zero errors

• ~80,000 euro savings (immediate ROI recognized with a simplified solution)

• Retained customer satisfaction and avoided loss of business

Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees

The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.

After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.

Solution

Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.​

To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.

Benefits

• Around eight hours per day of work saved

• No extra mundane work added for booking department staff​

• Enabled remote work​

Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts

After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.

But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.

Solution

RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.

The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. ​This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).

Benefits

• Cost reduction (from 90,000 Indian Rupees to 4,500 Indian rupees)

• Over 300 data accounts checked once every four hours

• Business continuity

• Improved employee experience

• Customer satisfaction

Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy

The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.

As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.

Solution

A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.

Benefits

• Privacy-compliant

• Reduce email backlogs

• Safe return of citizens to public places

• Employee health safety

• Scalability

UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases

During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.

Solution

UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.

The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.

Benefits

• Accelerated data extraction and reporting

• Reduced email backlogs

• Quick response to the email sender

Processing a 10x increase in sanitizer orders

Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.

Solution

The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.

Benefits

• Companies can now fulfill all requested orders in a timely fashion

• Their product played an important role in stopping the spread of the COVID

• Accelerated operational efficiency

Tracking employee health across a widely distributed workforce

During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.

Solution

Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.

See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.

Benefits

• Kept critical workers working

• Reduced hospital backlogs

• Improved efficiency

UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates

Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.

Solution

UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.

Want your daily report? Fill out this form.

Benefits

• Heightened individual awareness of relevant metrics and information

• Saved personal time

A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely

Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.

Solution

A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.

Benefits

• Ensured business continuity

• Enabled staff to work from home

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors

Managing the safe return of people back to COVID-free areas

Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.

Solution

The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.

Benefits

• Mitigated risk of infection

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors