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Stratégies d'automatisation qui ont renforcé la réponse au COVID-19 dans tous les secteurs

Introduction

Cet article présente des exemples concrets de clients UiPath utilisant l'automatisation pour répondre à des changements drastiques de la demande pendant la pandémie de COVID-19. Les cas sont regroupés par secteur d'activité.

Secteur public

Génération de laissez-passer électroniques pour le personnel essentiel en Inde au pic de la pandémie

L'autorité municipale d'une ville indienne devait autoriser les déplacements du personnel des services essentiels et des livreurs de diverses plateformes (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, etc.) pendant le confinement strict. Le processus : les gestionnaires des plateformes envoyaient des listes groupées de personnel essentiel aux agences d'État pour la génération de laissez-passer électroniques de confinement. L'agence d'État délivrait ensuite les passes de couvre-feu au personnel désigné.

Solution

L'autorité municipale a collaboré avec l'équipe Transformation urbaine d'EY India et le partenaire Integra Micro Software Services (P) Ltd pour déployer des robots UiPath. Les robots extrayaient les emails nominatifs des listes d'émission et généraient automatiquement un laissez-passer de couvre-feu avec les détails requis dans le modèle officiel. Les bots alimentaient ensuite un rapport indiquant le nombre de personnes ayant reçu un laissez-passer, offrant aux autorités une visibilité sur les mouvements autorisés dans leurs villes.

Bénéfices

Automatisation de la collecte des données massives de patients COVID pour les gouvernements d'État

Les autorités d'État menaient des tests COVID à grande échelle. Le personnel de terrain collectait les données des patients testés et des échantillons antérieurs, puis les transmettait via le portail de l'Autorité nationale. Avec l'augmentation prévue des tests (plus de 2 000 par jour), la collecte manuelle quotidienne des données depuis le portail national (téléchargement Excel, puis intégration dans la base de données de l'État) est devenue ingérable.

Solution

Auxiliobits Technologies Pvt Ltd a rapidement mis en place une automatisation : le robot UiPath télécharge les données des patients testés depuis le portail national (fichier Excel), récupère les dossiers et les envoie via API vers le portail de l'État. Les données sont ainsi consolidées plusieurs fois par jour, proportionnellement au volume de tests, permettant des décisions rapides et dynamiques.

Bénéfices

Alertes COVID automatisées et surveillance des personnes en quarantaine au niveau du district

Pendant le pic, l'autorité de district surveillait activement les personnes en quarantaine. Le centre d'appels contactait chaque personne, notait les symptômes et alertait manuellement l'équipe soignante concernée. L'objectif : automatiser l'envoi d'alertes pour les cas symptomatiques afin de réduire les temps de réponse critiques.

Solution

L'autorité de district a créé un formulaire en ligne rempli par le centre d'appels. Les paramètres de santé étaient automatiquement consolidés dans une feuille en ligne. Le robot UiPath filtrait les dossiers des personnes symptomatiques et envoyait l'alerte directement à l'équipe soignante. Développée par Auxiliobits Technologies, cette automatisation a apporté agilité et rapidité.

Bénéfices

Traitement rapide de centaines de milliers de demandes d'aide sociale en Roumanie suite au confinement

Le 18 mars 2020, le gouvernement roumain a instauré des allocations de chômage pour les citoyens affectés par la crise. L'Agence nationale des paiements et de l'inspection sociale (ANPIS) gérait six catégories de bénéficiaires via ses 41 antennes départementales, sans personnel supplémentaire. En mai 2020, 110 000 demandes avaient été reçues.

Solution

UiPath a fourni gratuitement un support technique et des robots pour une automatisation sans surveillance. En mai 2020, 38 antennes disposaient d'un robot traitant quatre des six catégories. Le robot vérifiait l'exactitude des formulaires PDF intelligents, extrayait les données dans une base de données, créait des dossiers individuels avec pièces justificatives, et notifiait les demandeurs en cas d'erreur.

Bénéfices

Personnalisation rapide d'un modèle de médicaments essentiels pour des centaines de laboratoires pharmaceutiques de l'UE confrontés à des pénuries

L'Agence européenne des médicaments (EMA) a lancé un système de surveillance renforcée le 17 avril 2020 pour prévenir les ruptures de médicaments critiques en réanimation. Chaque laboratoire désignait un point de contact unique pour signaler les pénuries actuelles et anticipées. L'EMA avait créé un modèle à remplir par des centaines d'entreprises produisant ou commercialisant des médicaments de réanimation dans l'EEE/UE.

Solution

UiPath a fourni un support pro bono pour une automatisation sans surveillance déployée sur trois tâches : 1) personnaliser le modèle pour chaque entreprise (pré-remplissage avec les médicaments suivis et ceux produits par l'entreprise), 2) collecter les informations des points de contact et mettre à jour un fichier principal, 3) collecter les notifications de pénurie et les intégrer dans un autre fichier principal.

Bénéfices

Robots aidant le département de santé d'un État indien à compiler les données de milliers de personnes en quarantaine

Selon la loi nationale, le département de santé de l'État devait mettre à jour régulièrement les données des personnes en quarantaine sur le portail national : voyageurs entrants des 2-3 derniers mois et contacts de premier niveau de cas positifs. La compilation était chronophage et demandait un effort manuel considérable vu le volume.

Solution

Le département de santé étudie l'utilisation de robots UiPath pour distribuer ces données. Les bots récupéreraient les données des fichiers Excel de réponse au niveau de l'État et mettraient à jour les dossiers complets sur le portail national. Les partenaires Rise Tech Software Pvt Ltd et Integra Micro Software Services collaborent sur cette automatisation.

Bénéfices

Tableau de bord pour les gouvernements locaux afin de coordonner la surveillance des foyers épidémiques

Au plus fort de la pandémie, une réponse rapide aux demandes d'aide et d'information était vitale. Le manque d'intégration entre les mairies rendait le suivi et la réponse difficiles, créant confusion et retards impactant la santé des citoyens.

Solution

Un gouvernement d'Amérique du Sud a construit un tableau de bord de salle de contrôle alimenté par des robots UiPath collectant des données depuis 65 mairies. Les robots se connectent aux sites publics, extraient et classent les données, puis les intègrent au tableau de bord. La transparence des données a permis de prioriser les réponses et mobiliser le soutien (distribution d'EPI aux endroits clés).

Bénéfices

L'Administration des services généraux (GSA) accélère la collecte des données d'infection pour gérer les cas

La GSA gère des espaces de bureau dans ~9 600 bâtiments aux États-Unis. Pour suivre la propagation du COVID au sein de son organisation, il fallait corréler les données géographiques avec le nombre d'infections par comté afin de cartographier la menace dans ses propriétés. Initialement fait manuellement, la mise à jour quotidienne (plusieurs fois par jour) surchargeait les employés.

Solution

Un robot UiPath a été conçu pour agréger les données et émettre un rapport plusieurs fois par jour. Le bot se connecte aux systèmes d'information géographique (SIG), collecte les informations sur les bâtiments gérés, puis les associe aux comptages d'infections par comté pour enrichir la carte de propagation au sein de la GSA.

Bénéfices

Automatisation pour faciliter l'autorisation française de déplacement des employés ne pouvant pas télétravailler

Au pic de la pandémie, les entreprises françaises devaient remplir des formulaires officiels justifiant la présence au travail ou les déplacements professionnels des employés ne pouvant pas télétravailler. Chaque formulaire nécessitait jusqu'à 12 champs, une signature manuscrite et un cachet d'entreprise. Les contrevenants risquaient 150 € d'amende (1 500 € en cas de récidive).

Solution

Une automatisation reprend un fichier Excel de données employés et remplit les formulaires officiels, réduisant le temps à 10 secondes par employé. Les entreprises peuvent conserver la signature manuelle et le cachet (raisons légales) ou automatiser aussi cette étape.

Bénéfices

Augmentation des demandes du programme d'aide nutritionnelle (SNAP) causant des retards de traitement

Le nombre hebdomadaire de demandes SNAP a augmenté d'environ 6 400 et continuait de croître. Risque de retard de distribution des avantages aux plus touchés. Avant automatisation : 30-35 minutes par demande. Les États risquaient de lourdes amendes pour erreurs manuelles.

Solution

L'automatisation traite les demandes en un peu plus de 5 minutes (contre 30-35 min manuellement). Taux d'erreur humain réduit à zéro. Après 3 semaines de montée en charge, l'automatisation gère jusqu'à 1 000 demandes par jour.

Bénéfices

Visibilité créée pour sécuriser les outils de surveillance pour les employés fédéraux en télétravail

Pendant le confinement, les employés fédéraux américains devaient travailler depuis chez eux mais ne pouvaient pas accéder à d'importants outils de surveillance bloqués par l'infrastructure de sécurité. Donner accès à tous n'était pas faisable (perte de visibilité sur les problèmes d'infrastructure et statuts d'applications).

Solution

Un robot logiciel prend régulièrement des captures d'écran des outils de surveillance critiques et les joint en message dans Microsoft Teams. Les employés distants ont ainsi la visibilité nécessaire.

Bénéfices

Agrosuper a délivré des laissez-passer de déplacement à 12 000 employés pour faciliter leur trajet pendant la quarantaine

Agrosuper, entreprise alimentaire, devait maintenir ses employés essentiels au travail pour assurer l'approvisionnement alimentaire critique. Fournir un transit sûr et gratuit à 12 000 employés vers les usines et bureaux était complexe.

Solution

Un robot assisté récupère un rapport des travailleurs actuels depuis SAP SuccessFactors, les classe, et saisit les informations sur le site gouvernemental pour obtenir les laissez-passer pour ~12 000 travailleurs. Le robot envoie ensuite les passes par email aux employés et à leurs managers. Sans automatisation : 6 personnes pendant plusieurs jours. Avec le robot : 5 heures.

Bénéfices

Santé

L'hôpital Mater de Dublin automatise les résultats de tests COVID, réduisant les heures d'infirmières consacrées au reporting

Sur les sites de test COVID au pic de la pandémie, les résultats devaient être enregistrés dans différents systèmes et rapportés à la prévention des infections (IPC). Le travail administratif prenait jusqu'à 50 % du temps des infirmières. Processus créé en 2003 (SARS) : connexion au système de laboratoire, extraction des codes de maladie, VPN vers plateforme .NET, saisie manuelle. Semaine type : 2 h par infirmière. Pic COVID : reporting quotidien de TOUS les tests (pas seulement positifs) = 3 h/jour.

Solution

Des robots UiPath se connectent au système de laboratoire, sélectionnent le code de maladie approprié et saisissent le résultat. Traitement en une fraction du temps précédent : gain de 3 h/jour et 18 h/semaine pour le service de contrôle des infections. Approche "un robot par infirmière" : le personnel médical consacre plus de temps aux patients qu'à la paperasse.

Bénéfices

Validation du Medicaid pour les nouveau-nés, garantissant qu'ils ne perdent pas leurs avantages santé

Un grand hôpital de New York avait plus de 20 administrateurs santé pour rechercher, vérifier et changer l'identifiant d'assurance des nouveau-nés vers le Medicaid d'État, évitant toute interruption de prise en charge. Cela garantissait que les parents n'assument pas de charge financière et que le nouveau-né bénéficie de tous les avantages du Medicaid.

Solution

L'hôpital a automatisé avec un robot logiciel : routage des emails d'alerte Medicaid vers un dossier de groupe, extraction du PDF joint, OCR/ICR pour extraire les données standard, vérification par le profil patient du nouveau-né, mise à jour automatique de l'ID d'assurance dans la base Medicaid, clôture des notes et flux de travail multi-plateformes. En cas d'exception, création d'une tâche pour intervention manuelle.

Bénéfices

Inscription automatisée à la télémédecine pour l'afflux massif de nouveaux patients dû au COVID

Pour contenir la propagation, une entreprise de santé encourageait les patients à s'inscrire à la télémédecine et à s'auto-diagnostiquer. Avant automatisation : intégration manuelle par les employés du centre d'appels, infirmières concentrées sur les interactions patients. Augmentation significative attendue des inscriptions → besoin d'efficacité.

Solution

Déploiement d'un robot sans surveillance gérant un formulaire web d'auto-inscription à la plateforme de télémédecine. Requête soumise → file d'attente dans le Dispatcher → Performer saisit les données (vérifiées) → patient intégré. Processus de gestion de cas entièrement automatisé, gain de temps significatif pour les cliniciens chaque jour.

Bénéfices

Recrutement accéléré de bénévoles et retraités de la santé pour lutter contre le COVID

Près de 50 000 bénévoles se sont inscrits pour soutenir les efforts nationaux, répondant à l'appel aux professionnels de santé retraités. Le scan manuel des candidatures mobilisait des ressources importantes et risquait de devenir un goulot d'étranglement. La présélection (vérification diplômes, casier judiciaire, etc.) était cruciale et l'intégration devait être rapide.

Solution

Des robots logiciels ont été créés pour la lourde charge RH : exécution du processus de sélection et vérification des antécédents, chargement des données de candidature dans le système RH, notification aux départements et tiers que la personne est prête à être intégrée (délivrance badges sécurité, fournitures formation, etc.). Les robots assignent aussi les bénévoles à différents postes et fournissent un rapport quotidien aux unités de crise.

Bénéfices

Surveillance rapprochée de la santé du personnel médical au pic du COVID

Du fait de la contagiosité, surveiller de près la santé du personnel médical était nécessaire. Les systèmes de santé devaient suivre symptômes, stades de la maladie et autres données pour les infectés, ainsi que les employés sains pour prioriser leur sécurité. Rapport à mettre à jour en temps réel sans alourdir la charge du personnel déjà épuisé.

Solution

Un robot UiPath suit la santé des employés de l'hôpital : détails sur les infectés COVID, ceux en quarantaine, ceux en bonne santé. Permet une distribution efficace des ressources et une aide opportune pour le personnel et les patients.

Bénéfices

Accélération du test COVID en drive-in alors que le volume de tests explose

Le CDC a approuvé des organisations comme sites de test (labos, pharmacies, hôpitaux...). Demande immense → files d'attente de 6 h en moyenne. Protocole : patient enregistré, kits de test correctement étiquetés pour collecte et reporting. Avec distanciation sociale, un admin distant devait valider si patient nouveau/existant, l'enregistrer dans l'EMR Epic, et imprimer l'étiquette sur l'une de 10 imprimantes distantes en première ligne. Processus manuel + erreurs de routage d'imprimante = files de 6 h.

Solution

L'un des plus grands hôpitaux US a déployé un robot assisté en 48 h. Il prend les données patient, vérifie s'il existe dans Epic EMR via Citrix, l'enregistre, et sélectionne la bonne imprimante pour l'étiquette. Humain : 2-3 min. Robot UiPath : 14-16 secondes.

Bénéfices

Compagnies d'assurance : automatisation pour gérer un pic de volume d'appels

Au pic de la pandémie, ~90 % des assureurs ne pouvaient pas adjudiquer les demandes COVID. Résultat : ~90 % des demandes de test/traitement refusées, patient payant les analyses sanguines (~2 000 $) de sa poche. Problème répercuté sur les centres d'appels des assureurs, déjà submergés.

Solution

Un système de santé public européen développe un robot d'audit pour analyser les données de demandes. Objectif : vue plus immédiate de l'éligibilité aux remboursements d'analyses sanguines.

Bénéfices

Accélération significative pour produire un vaccin COVID viable

Alors que les cycles de R&D et de test s'accéléraient du fait de circonstances uniques, les laboratoires pharmaceutiques devaient traiter les données de test entre systèmes et équipes plus vite et plus souvent que jamais.

Solution

Un candidat principal au développement d'un vaccin COVID discute de l'automatisation de la saisie des données d'essais cliniques entre systèmes et équipes via la RPA.

Bénéfices

Fournisseur de soins de santé : 138 000 heures économisées dans la gestion du cycle de revenus (RCM), réduction de l'arriéré

Suite à une mauvaise expérience d'externalisation (BPO), le processus d'application de trésorerie a été réinternalisé et doté en personnel pour gérer tous les ajustements de demandes commerciales et Medicare. Pics de volume créaient un arriéré, forçant 2-3 h d'heures supplémentaires hebdomadaires et travail le week-end. Contraintes d'interopérabilité entre la banque et l'EMR Epic → extraction manuelle EDI requise pour un volume significatif d'ajustements de trésorerie.

Solution

En 6 semaines, le fournisseur a redessiné le processus pour commencer par la RPA. Utilisation d'activités EDI pour extraire les détails de trésorerie, orchestration de robots pour absorber les pics, déploiement et mise à l'échelle sur deux équipes de trésorerie → ajustements en temps réel de 98 % des demandes dans Epic EMR. Résultat : amélioration de 3 jours du DSO et 138 000 heures économisées et réaffectées au traitement des rejets et avoirs.

Bénéfices

Agence mondiale de santé : centralisation des données des zones touchées par le COVID

Cette organisation travaillait 24/7 pour centraliser et traiter les mises à jour mondiales sur la pandémie. Informations de plus de 50 pays et 5 langues, décisions rapides et précises nécessaires.

Solution

Avec un système de filtrage, les robots traitent les informations du Moyen-Orient, d'Afrique et de certains pays du Conseil de coopération du Golfe (CCG). Les robots UiPath récupèrent les données de 5 systèmes différents et les centralisent en une source unique.

Bénéfices

Campagne massive de recrutement dans la santé au début du COVID retardée par les étapes administratives

Une agence gouvernementale a lancé un recrutement ambitieux dans tous les domaines de la santé. Appel national aux personnes avec expérience santé disponibles : plus de 24 000 réponses. Avant embauche : vérification police obligatoire + confirmation qu'aucun licenciement passé. Étapes manuelles → retards significatifs.

Solution

Une solution activée par bot facilite les vérifications (police et statut emploi antérieur), validant les candidats 10x plus vite qu'un humain.

Bénéfices

Arriéré de commandes empêchant les fournitures médicales d'atteindre les magasins d'hôpital

Les chaînes d'approvisionnement hospitalières ont acheté massivement des fournitures médicales pour répondre à la demande COVID. Volume 10-20x la normale, tension sur l'équipe achats. Empêchait les hôpitaux d'acheter suffisamment de stock pour leurs produits.

Solution

Un grand hôpital canadien utilisera l'automatisation pour équilibrer commandes et stock en temps réel, évitant arriérés et retards de livraison aux bons magasins d'hôpital pour usage critique.

Bénéfices

Saisie manuelle de données créant de longs cycles dans le diagnostic patient

Ce fournisseur de soins utilise une enquête mobile pour le diagnostic initial. Les informations doivent être saisies dans deux plateformes cœur (CareLink et Vivify) par plus de 20 spécialistes de saisie. Ces données servent à prédire le diagnostic potentiel. Pas d'API entre les plateformes.

Solution

Avec UiPath, le fournisseur a automatisé le processus pour libérer les spécialistes vers d'autres activités, tout en réduisant significativement le temps de prédiction du diagnostic potentiel.

Bénéfices

Réductions d'effectifs dues au COVID créant des retards dans le traitement des demandes et paiements

60 % d'une grande organisation dentaire mis en congé forcé (inactivité au pic COVID). Processus de demandes manuel, personnel indisponible. Gestion financière et du cycle de revenus arrêtée, impactant la trésorerie.

Solution

L'organisation commence à utiliser l'automatisation pour maintenir le processus de demandes et la gestion du cycle de revenus. Automatisation assistée : détails d'une demande depuis un tableau, vérification du statut via portail d'échange commun, mise à jour du tableau, suivi des paiements entrants en priorisant les grosses créances en attente.

Bénéfices

Fournisseur de soins à pleine capacité luttant pour suivre les demandes des clients inquiets

Centres d'appels et canaux de communication au bord de la rupture face au volume d'appels et demandes de membres concernés par les symptômes COVID. Recherche de soins et informations de base.

Solution

Le fournisseur explore comment l'automatisation logicielle peut soulager la pression sur les centres d'appels. L'automatisation peut analyser les données de multiples systèmes, extraire intelligemment des infos ciblées sur les conditions préexistantes de la population membre, et compiler des emails pour des millions de clients/membres : avantages santé éligibles, centres de test les plus proches, prescriptions, conseils pour rester en bonne santé.

Bénéfices

Services financiers

Automatisation de 800 000 demandes entrantes pour le CARES Act, augmentation 50x par rapport aux niveaux normaux

Le 27 mars 2020, le gouvernement US a annoncé le Paycheck Protection Program (PPP) pour aider les petites entreprises impactées par le COVID. Dans le cadre du CARES Act, le PPP offrait 349 milliards $ en prêts aux entreprises de < 500 employés. Les prêteurs ont commencé à accepter les demandes le 3 avril 2020, face à des défis opérationnels pour toutes les traiter.

Solution

Dans les premières semaines après l'annonce du PPP, UiPath a aidé deux des trois plus grandes banques US à automatiser l'émission de prêts. L'automatisation extrait les informations de l'emprunteur depuis les formulaires (PPP, IRS, etc.), effectue des vérifications détaillées, puis soumet les données sur le portail de la Small Business Administration (SBA) → approbation de souscription instantanée. Exemple : l'une des banques a vu une réduction de 90 % du temps de chargement des données de prêt dans le portail SBA.

Bénéfices

Augmentation des réclamations dues aux défis financiers au pic du COVID

Une entreprise de services financiers a reçu plus de réclamations de clients sur des difficultés financières liées au COVID. Effectifs réduits + volumes accrus → besoin d'accuser réception des réclamations conformément à la réglementation.

Solution

L'automatisation gère l'accusé de réception plus vite et efficacement : robot envoie un courrier au client accusant réception, puis associe les détails client à une date/heure pour déclencher la communication pertinente. Solution conforme, tient les clients informés, évite les amendes.

Bénéfices

Afflux de demandes d'indemnisation des petites entreprises créant un arriéré que les gouvernements peinent à gérer

De nombreuses petites entreprises ont déposé des réclamations et notifié les régulateurs de pertes dues au COVID au début de la crise. Contraintes de capacité opérationnelle → back-office submergé.

Solution

Cinq bots utilisés pour réduire les tâches overhead des adjudicateurs de sinistres, permettant au back-office de se concentrer sur le traitement. Bots développés et déployés en 40 h : création de la réclamation, génération et envoi de la lettre d'accusé de réception à l'entreprise assurée. Bots gérant 200-250 transactions/jour au pic du confinement. Toutes les transactions "First Notice of Loss COVID-19" gérées par les bots, évitant résolutions différées impactant la satisfaction client.

Bénéfices

Marchés mondiaux : pics extrêmes de volume juste après l'épidémie de COVID

Les marchés mondiaux ont connu une hausse majeure des volumes d'échanges due à la pandémie. Exemple : en mars 2020, le S&P 500 a vu une augmentation moyenne quotidienne du volume de ~300 % sur le mois précédent, avec des jours extrêmes à ~600 %. Cette hausse a accru la charge sur les équipes opérations pour soutenir l'activité de trading des clients.

Solution

Un client Services Financiers UiPath a pu répondre à la demande accrue en tirant parti d'automatisations mises en production avant la pandémie. Pour les zones avec le plus fort pic (allocations de transactions et réconciliations), une capacité robotique supplémentaire a été déployée pour garantir l'efficacité continue pendant les pics.

Bénéfices

Assurance

Confinements obligatoires créant un pic de demandes de congés fédéraux/étatiques, les assureurs peinent à suivre

Fermetures d'écoles obligatoires et quarantaines fédérales/étatiques au pic COVID → nombreux employés du secteur "Group Benefit" demandent des prestations selon le Family Medical Leave Act (FMLA). Le groupe d'assurance recevant ces demandes s'attendait à une hausse de 300-400 demandes/jour.

Solution

Le groupe d'assurance a déployé 5 bots pour prendre une demande dans une file commune et vérifier l'éligibilité. Bots aidant à la création, validation, approbation/rejet des demandes, y compris avis de reprise de travail, génération de lettres, réponses.

Bénéfices

Clients inquiets appelant pour annulations et changements créant des défis de volume chez un assureur voyage

Le centre d'appels d'une agence d'assurance voyage a été submergé par un volume ingérable de demandes peu après l'arrivée du COVID aux US. Certains voulaient savoir s'ils étaient couverts en cas de contamination, d'autres déposer une réclamation. Processus de réclamation long et fastidieux pour les clients : comprendre leur police, mettre à jour les formulaires manuellement, parler à un agent en étape supplémentaire.

Solution

Solution web rapidement mise en place pour que les clients consultent les infos de police, fassent des changements, soumettent des réclamations, et parlent à un agent en temps réel si besoin. Infos saisies et changements extraits automatiquement de leurs interactions en ligne, mis à jour avec d'autres données, transmis à un agent pour résolution.

Bénéfices

Augmentation massive du personnel devant travailler virtuellement, robots aidant à commander des kits de télétravail

Dans les premières semaines après la propagation mondiale du COVID, une compagnie d'assurance a connu une énorme augmentation de volume due au chaos. Commandes en hausse, surtout pour les services d'accès à distance (RAS), nécessaires pour le télétravail. 2 800 transactions en janvier 2020, 4 065 en février, 11 925 jusqu'au 19 mars. Avec plus de télétravail, les commandes ont explosé. Capacité insuffisante pour traiter manuellement et dans les délais.

Solution

La compagnie a créé 7 robots pour supporter les transactions Service Now massives, incluant RAS et Enterprise Mobility Services (EMS). Leurs équipes peuvent maintenant servir les clients à distance.

Bénéfices

Une compagnie d'assurance devait équiper ses employés pour le travail à distance

Il est évident que le COVID a bouleversé notre façon de travailler. Les entreprises sans processus efficaces pour permettre le télétravail au début de la pandémie ont peiné à les mettre en place à temps. Ce manque a impacté la productivité, causé des retards, et mis plus de pression sur les employés devant implémenter ces changements.

Solution

Des robots UiPath ont automatisé les processus permettant le télétravail. Les bots facilitent l'enregistrement facile et sans erreur de nouveaux équipements, configurent les utilisateurs pour les réseaux privés virtuels (VPN), et associent les IDs employés au numéro d'enregistrement de l'équipement récemment acheté.

Bénéfices

Gouvernement

Plus de 100 000 entrepreneurs flamands ont demandé un soutien financier pendant la crise COVID en Belgique, submergeant les employés du gouvernement

Le 13 mars 2020, le gouvernement flamand en Belgique a lancé la "Prime de nuisance COVID" pour soutenir les entreprises flamandes en difficulté financière. Ce bénéfice concernait ~600 000 entrepreneurs actifs dans la région potentiellement en détresse → processus sûr et rapide essentiel.

En 10 jours ouvrables record, l'Agence flamande pour l'innovation et l'entrepreneuriat (VLAIO), avec son partenaire IT DXC, a construit une application web pour enregistrer les demandes. En 6 jours après le lancement, la plateforme avait enregistré plus de 70 000 demandes, créant un arriéré significatif pour les employés VLAIO pour vérifier la validité et approuver/rejeter.

Aux heures de pointe, ~800 utilisateurs voulaient postuler simultanément. Le premier jour, pic de 20 000 utilisateurs simultanés. Une file d'attente numérique évitait la surcharge. Les utilisateurs savaient leur temps d'attente (généralement < 15 min).

Solution

Quelques jours après la mise en ligne de l'application web, un robot UiPath a commencé à vérifier diverses bases de données pour voir si le demandeur avait droit à une compensation. Le robot utilisait les systèmes flamands de gestion des accès et utilisateurs pour approuver ou rejeter automatiquement les demandes.

Bénéfices

Les organisations gouvernementales peinent à surveiller la santé du personnel au pic du COVID et à continuer d'opérer

Les agences gouvernementales ont encore plus de travail pendant la pandémie. Surveiller tous les membres du personnel et déterminer s'ils sont assez en santé pour travailler au bureau ou mieux à domicile crée une surcharge quotidienne massive qui n'existait pas avant.

Solution

Un partenaire UiPath a construit une solution pour ses clients gouvernementaux qui envoie une enquête santé quotidienne (ex: "votre température est-elle normale ou > 38°C/98°F ?") et une enquête hebdomadaire (distanciation sociale, voyages). Les réponses sont réduites en un score de risque aidant à décider si la personne peut travailler au bureau ou non.

Bénéfices

Les banques devaient activer des processus numériques pour les clients au pic du COVID

La propagation massive du COVID a réduit les contacts physiques avec les agents bancaires. Les banques ont dû adopter plus de services et solutions numériques pour continuer à servir leurs clients.

Solution

Lorsqu'un client envoie sa pièce d'identité (ID) à la banque, l'automatisation utilise une combinaison OCR, NLP et RPA pour traiter la demande. Le bot scanne l'email, lit l'ID quel que soit le format, et vérifie les différences avec les infos existantes dans le CRM.

Ce processus était déjà dans le pipeline de cette banque. Cependant, compte tenu du contexte COVID, le Centre d'Excellence (CoE) a fait de cette implémentation une priorité.

Bénéfices

Collecte manuelle des cas confirmés de COVID devenue trop lourde pour cette branche militaire

Une grande branche militaire était accablée par le processus manuel de collecte de la liste des cas positifs confirmés auprès de chaque garde individuel, et de consolidation des données pour construire rapports et tableaux de bord.

Solution

La branche militaire a construit une série d'automatisations pour consolider les données à travers chaque garde individuel, afin de construire des rapports combinés plus rapidement.

Bénéfices

Transport

Augmentation considérable des files d'attente back-office pour annulations et modifications de vols

L'épidémie soudaine de COVID a fortement impacté une compagnie aérienne néerlandaise. Restrictions voyages internationaux + baisse demande passagers → nombreux vols annulés, nécessité de résoudre proprement tous les billets en suspens.

Solution

Pour soulager le personnel, la compagnie a employé UiPath et son partenaire Ciphix qui, en seulement 16 heures ouvrées, a développé une automatisation pertinente. L'automatisation détermine d'abord si une annulation de vol est dans la bonne file, puis traite la demande et annule le billet selon des règles métier prédéfinies. L'automatisation peut monter ou descendre en charge pendant les pics de demandes d'annulation en ajoutant/retirant simplement des robots.

Bénéfices

Traitement d'une forte augmentation des demandes de bons pour Scandinavian Airlines (SAS)

L'épidémie soudaine a fortement impacté SAS. Restrictions voyages + baisse demande → nombreux vols annulés, nécessité d'émettre des bons aux détenteurs de billets. Centre d'appels submergé. Besoin d'un moyen rapide pour émettre les bons.

Solution

Pour soulager le personnel, SAS a créé 6 automatisations et déployé 3 bots en 24 h pour gérer les volumes élevés de demandes de bons, annulations, et prolongations de réservation. Les robots aident maintenant les représentants du centre d'appels à mieux comprendre les demandes en suspens, leur permettant de mieux communiquer avec les clients.

Bénéfices

Centres d'appels des compagnies aériennes submergés par les demandes d'annulation

Du fait des restrictions COVID, de nombreuses personnes ont annulé leurs projets de voyage en 2020. Autorités conseillant travail à distance et minimisation interactions sociales. Résultat : le business d'une grande compagnie aérienne impacté par un afflux massif de demandes d'annulation dans ses centres d'appels. Demandes à traiter vite, efficacement, sécurisément, mais personnel submergé.

Solution

Avec capacité réduite au centre d'appels, la compagnie a utilisé UiPath pour permettre aux agents de récupérer les données plus vite via des automatisations assistées. UiPath Forms et automatisations back-office ont soutenu cet effort.

Bénéfices

L'industrie du voyage en difficulté pendant le COVID avec moins de clients et d'employés

Ces dernières années, le COVID a restreint les voyages entre nations. Une grande compagnie aérienne a drastiquement réduit sa capacité de vol à des niveaux historiquement bas, nuisant à ses résultats. Mesures radicales : congés non payés pour certains employés dans le monde.

Solution

La compagnie a pu implémenter des automatisations assistées et non assistées dans ses départements finance/comptabilité, supply chain, RH, et IT pour assurer la continuité d'activité avec moins d'employés. Opportunités de processus identifiées : planification équipages, contrôle opérations, gestion bagages, réservation, facturation/règlements, planification réseau.

Bénéfices

Commerce de détail

L'automatisation aide les RH à gérer un volume massif de demandes d'arrêt maladie dues au COVID

L'une des plus grandes entreprises de retail en France a enregistré un volume énorme de demandes d'arrêt maladie dans tous ses départements à cause de la crise COVID. Le service RH rencontrait un problème pour trier les documents soumis par les employés en catégories appropriées : arrêt maladie, accident du travail, ou autres documents RH (priorité lower à ce moment).

Solution

L'entreprise a automatisé deux phases : 1) analyse et classification des documents avec OCR. 2) extraction des infos employés pertinentes (dates d'arrêt) et intégration dans leurs systèmes RH. Ces automatisations ont permis au service RH de se concentrer sur la prise en charge de ses employés pendant le pic de la pandémie plutôt que sur le traitement documentaire.

Bénéfices

Traitement des candidats pour 100 000 nouveaux postes de livraison dus à la hausse des commandes en ligne au début de la pandémie

Face à la hausse des commandes en ligne due à l'épidémie, l'un des plus grands e-commerçants US a dû ajouter 100 000 postes temps plein et partiel pour ouvriers d'entrepôt et livreurs pour suivre la hausse soudaine du e-commerce. Pour ce faire, ils devaient traiter 800 000 à 1 million de candidatures sous forte pression temporelle.

Solution

Le détaillant a acheté 10 robots non assistés pour aider à la charge de travail de sélection. Processus : robots vérifient si candidat est un ancien employé → vérifient éligibilité à la réembauche → si encore éligible, lancent une vérification d'antécédents.

Bénéfices

Tous les autres secteurs

Réponse proactive à la pandémie avec data science et automatisation des processus robotiques (RPA)

La crise COVID a changé le monde, nécessitant une réponse rapide et la priorisation du soutien aux infrastructures mondiales transverses. Sopra Steria, grande entreprise européenne de conseil IT et services numériques (45 000 employés), a anticipé ses besoins futurs dans cette nouvelle ère. Qu'il s'agisse de pandémie ou de cas environnementaux nécessitant une analyse prédictive, l'entreprise est prête à agir préventivement avant qu'un impact majeur ne se reproduise. Focus : excellence technologique digitale dans les opérations via RPA intelligente.

Leur parcours a commencé en janvier 2020 quand le CoE RPA de Sopra Steria a initié un projet combinant data science et RPA pour créer des solutions technologiques prévenant pannes et impacts clients. Quand la pandémie s'est propagée quelques mois plus tard, la solution est devenue immédiatement précieuse.

Dans la banque, il faut rationaliser les services bancaires en présentiel et soutenir l'infrastructure bancaire digitale (serveurs, stockage, réseaux, ressources de virtualisation). Cela assure la capacité du système à monter en charge et en ressources. La montée est basée sur l'usage pour optimiser la charge, avec flexibilité pour redescendre capacité ou tâches selon les besoins de gestion des coûts.

Avant COVID, équilibre entre banque digitale et en présentiel. Cependant, pendant un confinement national où les banques réduisaient le personnel (longues attentes), les clients préféraient gérer leurs finances en ligne. En cas de scénarios de charge où les services en ligne deviennent inaccessibles ou la performance baisse, ce sont les clients qui signalaient le problème. Une fois le problème enregistré, un ticket est créé, et un ingénieur parcourt tout le processus pour augmenter les ressources d'infrastructure (ex: montée en capacité serveur). La revue complète infrastructure et virtualisation est gérée par des employés IT qui tournent par équipes pour assurer le support 24/7. Ce processus complet, de la création à la clôture, prend environ 1 à 3 jours selon la criticité. C'est trop long. Au moment où l'infrastructure a les ressources nécessaires, les clients ont déjà subi des retards, et l'entreprise risque le crash du site par bande passante limitée.

Dans le monde de la banque digitale, forte demande pour assurer la stabilité de l'infrastructure. Objectif de chaque banque : expérience client fluide.

Solution

La solution pour la transformation bancaire digitale nécessite data science, combinée à l'IA et la RPA, pour prendre des mesures proactives avant que les problèmes n'atteignent les clients. En utilisant des modèles IA et machine learning, divers sites d'actualités, newsletters et magazines sont récupérés et agrégés pour prédire les charges de travail à venir. Les bots collectent ces infos pour cartographier l'impact anticipé sur l'infrastructure bancaire digitale. Un modèle ML transforme les données non structurées en données structurées en décomposant articles et phrases pour analyse de sentiment. Basé sur les infos recueillies, le bot non assisté conçu avec UiPath Studio modifie la console serveur et augmente/diminue l'infrastructure selon l'élément IA suggéré.

Pour assurer zéro impact client, le bot exécute les jobs en heures non ouvrées, et parfois en heures de service, selon l'état de criticité et la durée de l'impact prévu. Tout au long de ce flux automatisé, la charge est transférée d'un serveur à l'autre pour un équilibre approprié. Si les critères indiquent que le sinistre est levé, l'alerte part vers le bot configuré pour reprendre les opérations normales soutenant la banque en présentiel. Cela évite des dépenses inutiles si le serveur maintenait une capacité accrue quand non requise.

"Cette solution d'automatisation bout en bout développée en partenariat avec UiPath a aidé nos clients à adopter une approche proactive et ainsi rester une longueur d'avance. Cette solution est l'une de nombreuses, dotée d'un avantage technologique IA, qui fournit une gamme d'avantages à nos clients." — Mohit Gupta, Directeur du CoE RPA, Sopra Steria

"Nous avons introduit UiPath il y a 4 ans dans notre business et pour nos clients car nous sommes agnostiques aux outils et voulions sélectionner une solution de classe mondiale répondant aux besoins de nos clients. Nos clients ont des exigences, infrastructures, budgets différents, dans lesquels nous pensons qu'UiPath, la plateforme d'automatisation leader, fournit une expérience simple, intuitive, conviviale, et une efficacité coût pour aider au parcours de transformation digitale de nos clients." - Ankur Bansal, Responsable du CoE RPA, Sopra Steria

Bénéfices

Remplacement des documents physiques par des copies numériques pour faciliter le télétravail imposant un travail supplémentaire aux employés

Le service réservation d'une grande entreprise automobile recevait plusieurs centaines de factures physiques par mois via un courrier interne physique. Pour faciliter le télétravail, ce système a été remplacé par une solution de numérisation.

Après implémentation, le service recevait les factures sous forme de documents numériques. Mais le processus exigeait encore l'impression des copies numériques par le service réservation. Cette étape supplémentaire ajoutait ~8 h/jour de travail extra.

Solution

En une seule journée, le CoE automatisation a créé une automatisation pour aider au processus. L'automatisation vérifie d'abord la boîte mail où arrivent les factures numérisées. Puis recherche une pièce jointe et, si présente, l'imprime. Pour améliorer davantage, le CoE évalue maintenant si les tâches en aval peuvent aussi être automatisées, pour éviter l'impression totalement.

Bénéfices

Alertes de consommation de données internet pour les employés de RM Education Solutions India

Après l'épidémie COVID et le confinement, RM Education Solutions India (RM ESI) a facilité le télétravail pour tous ses employés dès le 25 mars 2020. ~300 employés n'avaient pas de connexion internet correcte à domicile, l'entreprise a fourni plus de 300 clés 4G (dongles USB) avec limite journalière de 3 Go par personne.

Mais quelques employés épuisait leur limite avant la fin de journée. Ils contactaient alors le service IT pour augmenter leur limite, traitement manuel → retards et impact sur la livraison de service.

Solution

RM ESI utilise la RPA depuis 2017 et de nombreux bots. Avec l'équipe RPA, ils utilisent la bande passante de robots existants pour vérifier la consommation de données des +300 employés utilisant les dongles. Avant, impossible manuellement de se connecter à plus de 300 comptes data pour vérifier le solde et augmenter proactivement les limites.

Les bots exécutent ce processus toutes les 4 heures pour vérifier l'usage et le signaler à l'IT et au helpdesk admin. Solution économisant temps de production et coût (de 90 000 roupies indiennes à 4 500 roupies).

Bénéfices

Assurer un retour sûr à une nouvelle normale par le traçage des contacts, tout en préservant la vie privée des citoyens

La pandémie a montré que notre environnement familier peut changer radicalement du jour au lendemain. Heureusement, certains pays commencent à récupérer et sortent prudemment de l'isolement.

Alors que les mesures restrictives s'assouplissent, il devient la responsabilité de chacun d'être attentif à son entourage et de prévenir une deuxième vague. Le traçage des contacts est une méthode de prévention efficace mais le faire sans perturber la vie privée des citoyens est un défi.

Solution

Un design de processus de traçage des contacts respectueux de la vie privée a été créé avec UiPath, Ernst and Young (EY), et Upwire en Nouvelle-Zélande. Toute entreprise peut s'inscrire sur un site sécurisé pour générer un code QR. Le QR code permet aux clients visitant l'entreprise de scanner et enregistrer leur présence. Le système capture l'info client — le minimum pour sécuriser la vie privée. Après scan, un SMS est envoyé à l'équipe de traçage avec le numéro mobile, date et heure de la visite. L'équipe vérifie alors la base de données sécurisée des patients COVID-19 confirmés, et trace les géolocalisations visitées.

Bénéfices

Robot UiPath surveillant les emails pour les cas COVID à haute priorité

Au pic de la pandémie, hôpitaux et autorités gouvernementales recevaient de nombreux emails liés à des cas suspects COVID. Les officiels devaient les lire et analyser pour identifier et classer les cas. Tâche chronophage → retards dans la distribution d'infos critiques. L'expéditeur restait sans réponse rapide.

Solution

UiPath a configuré un robot assisté qui surveille les boîtes de réception centralisées où les personnes concernées soumettent leurs symptômes. Il extrait les infos pertinentes des emails et génère un rapport au format .xls. L'automatisation signale ensuite l'information selon des règles métier définies et envoie les rapports à un admin pour analyse et action ultérieures. Ainsi, les personnes à haut risque peuvent être contactées immédiatement et informées des prochaines étapes.

Bénéfices

Traitement d'une augmentation 10x des commandes de désinfectant

Du fait du COVID, une entreprise d'hygiène a eu un afflux 10x de commandes de gel hydroalcoolique. Avant la pandémie, leur équipe traitait les commandes dans SAP, mais ne pouvait pas suivre le pic de demande. Les équipes de réponse aux commandes exécutaient des mises à jour quotidiennes sur 6 000 commandes. Elles avaient un créneau de 6 h pour traiter ces commandes, plus 1 h pour gérer les exceptions.

Solution

L'équipe a récemment ajouté 20 robots non assistés pour gérer le volume, et pourrait en ajouter d'autres pour continuer à répondre à un besoin de marché croissant. L'équipe d'automatisation a aidé les équipes de réponse aux commandes à exécuter les mises à jour quotidiennes, les bots accélérant le processus à une commande par minute.

Bénéfices

Suivi de la santé des employés sur une main-d'œuvre largement distribuée

Au pic du COVID, les employeurs devaient surveiller la santé de leurs employés. Les dépistages santé sont un moyen de suivre la santé et le bien-être des employés.

Solution

En trois jours, l'équipe UiPath a créé un robot assisté pour aider les employeurs à rationaliser le processus de dépistage en distribuant une enquête santé simple via des canaux populaires comme WeChat et Slack. Le robot agrège ensuite les données dans un rapport et le distribue aux RH pour révision.

Voir notre Health Screening Bot sur notre marketplace pour plus de cas d'usage.

Bénéfices

Robot UiPath compilant un rapport quotidien sur les mises à jour COVID

Rester à jour sur les derniers développements, actualités et mises à jour liés au COVID, spécifiquement adaptés à vos besoins et provenant de sources fiables, peut s'avérer une tâche minutieuse et chronophage.

Solution

UiPath a créé un robot qui scrappe plusieurs sources de données en ligne et crée du contenu personnalisé selon votre localisation. Le robot compile les données en un rapport quotidien et vous envoie par email le dernier comptage de cas COVID près de chez vous, vous guide pour vous faire tester, et fournit d'autres ressources utiles.

Vous voulez votre rapport quotidien ? Remplissez ce formulaire.

Bénéfices

Un assureur mondial devait s'assurer que tous ses employés étaient équipés pour travailler à distance

Le télétravail n'avait pas toujours été disponible pour les employés de cette compagnie d'assurance mondiale. La pandémie a même forcé des collègues à changer de département pour soutenir les lignes d'activité critiques. L'entreprise devait acheter plus de bande passante internet dès que possible pour éviter les retards.

Solution

Un robot UiPath a été configuré pour scanner les codes postaux des employés, vérifier la connectivité haut débit et 4G à domicile dans leur zone locale, et demander à l'employé de fournir les détails de son forfait domicile. Cela a permis à l'entreprise d'évaluer la situation actuelle de chaque employé et de définir des priorités sur où investir dans un forfait pour une meilleure connectivité.

Bénéfices

Gérer le retour en toute sécurité des personnes vers des zones sans COVID

Vaincre le COVID a été une bataille dure encore en cours dans de nombreuses parties du monde. Les régions qui ont "gagné" doivent s'assurer que la pandémie ne revienne pas alors que les gens reviennent à un mode de vie plus normal. Les lieux attirant les foules (parcs, centres-villes, écoles, centres d'affaires, transports publics) doivent être surveillés 24/7 pour assurer un flux contrôlé de personnes revenant à la normalité.

Solution

Le bot "Conquer COVID-19 Digital Employee" a été créé par UiPath et Jiangsu DepthsData Technology pour surveiller le flux piétonnier dans les espaces publics. Le bot analyse une quantité massive de données et compile un rapport de trafic en temps réel, émettant des alertes quand le flux risque d'être trop dense.

Bénéfices

Système de contrôle d'automatisation

  • Processus de fabrication
  • impression en 3D
  • Système de contrôle d'automatisation
  • Technologie industrielle

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