Conseils, astuces et outils pour rendre les audits plus faciles et moins chers pour les équipes de maintenance

Nous décomposons les types d'audits les plus courants et ce que les équipes de maintenance peuvent faire pour les rendre plus faciles, moins chers et plus efficaces.

Table des matières

1. Introduction :Les conséquences désastreuses de l'échec des audits
2. Types d'audits et comment faciliter les audits
   • Audits environnementaux
   • Audits de sécurité alimentaire
   • Audits commerciaux
   • Audits de santé et de sécurité
3. Comment les audits affectent vos résultats
4. Comment rendre les audits plus faciles et moins chers avec la GMAO Fiix

Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods et Cericola Farms ont tous un point commun désagréable; ils ont tous récemment été condamnés à d'énormes amendes après avoir échoué à des audits. Bien que chaque cas soit différent, allant d'infractions environnementales à une violation de la sécurité alimentaire, le coût pour chaque entreprise était élevé. Les amendes s'élevaient à plus de 11 millions de dollars.

Ces installations de production ne sont que quatre des centaines d'entreprises qui ont payé des amendes après avoir échoué aux audits au cours des cinq dernières années. Dans certains cas, les violations coûtent plus que de l'argent. En 2016, un travailleur de l'usine de production d'Aliments Fiera a été tué en raison du défaut de maintenir un environnement de travail sécuritaire. Malheureusement, ce n'est qu'un exemple de la façon dont la non-conformité peut conduire au pire des cas.

Mais voici le problème :la plupart des audits échoués sont évitables, mais seulement s'ils sont une priorité absolue pour les responsables, en particulier l'équipe de maintenance. Se concentrer sur des pratiques de maintenance conformes peut empêcher un effet domino désastreux et réduire la probabilité d'amendes, de perte de production, de rotation élevée, d'accidents du travail et de mauvaise publicité.

Types d'audits (et comment les rendre plus faciles)

Les audits ont lieu dans presque tous les secteurs pour diverses raisons, telles que la sécurité, la conformité aux réglementations environnementales et pour évaluer la santé d'une entreprise avant des accords commerciaux potentiels.

Mais même s'ils sont courants, les audits ne sont pas toujours faciles. Ils sont souvent chronophages et coûteux. L'information peut passer entre les mailles du filet, des données précises sont difficiles à obtenir et un manque d'accessibilité rend les données que vous possédez inutiles. Sans une source de connaissances centralisée, il est difficile de faciliter les audits et une note de passage n'est jamais certaine. Le coût élevé de l'échec s'accompagne d'énormes maux de tête et d'une perte potentielle de milliers ou de millions de dollars.

Se concentrer sur des pratiques de maintenance conformes peut empêcher un effet domino désastreux et réduire la probabilité d'amendes, de perte de production, de rotation élevée, d'accidents du travail et de mauvaise publicité.

Avoir les bons outils et processus est crucial pour un audit réussi. La collecte de données importantes et leur organisation numérique peuvent augmenter considérablement vos chances de réussite. La numérisation ouvre également la porte à une variété d'outils qui rendent les audits plus faciles et moins chers. L'équipe de maintenance pourra accéder aux enregistrements, créer des rapports et mettre en œuvre des stratégies de maintenance préventive plus efficacement.

Voici quelques-uns des types d'audits les plus courants auxquels les fabricants sont confrontés et comment les centres de connaissances numériques peuvent aider à faciliter les audits pour les installations.

Audits environnementaux

Les audits environnementaux mesurent la manière dont les fabricants affectent l'environnement en fonction de critères définis. Ces critères dépendent généralement de l'industrie et peuvent inclure la gestion des eaux usées, les émissions de carbone et la consommation d'énergie. Les audits environnementaux identifient également les moyens par lesquels les fabricants peuvent réduire leur impact environnemental. Ces audits se produisent généralement en raison de la législation environnementale (telle que les lois édictées par l'EPA), de la certification (comme ISO ou LEED) ou d'une demande client accablante.

Un logiciel de maintenance numérique, tel qu'une GMAO, peut aider les installations à se préparer aux audits environnementaux. Il peut conserver une base de données des actifs et des procédures, suivre la documentation sur les rejets de polluants et créer des historiques de travail. Il permet aux installations d'analyser et de corriger rapidement les défaillances, ce qui améliore l'efficacité et réduit les émissions. Le logiciel simplifie la compilation de données, la création de rapports et montre aux auditeurs comment une installation fonctionne conformément aux normes.

Audits de sécurité alimentaire

Les audits de sécurité alimentaire garantissent que les fabricants respectent toutes les normes de manipulation et de transformation des aliments. Les audits de sécurité alimentaire peuvent être utilisés pour prouver la conformité (comme pour la FDA), pour la certification (comme ISO 22000 ou GFSI) ou pour regagner la confiance du public après un rappel très médiatisé.

Une récente enquête de la FDA a identifié « l'absence de maintenance préventive » comme le 5e problème le plus courant dans l'industrie de la transformation des aliments aux États-Unis. Les installations peuvent s'attaquer à ce problème et réussir des audits à l'aide d'une GMAO ou d'une autre solution de maintenance numérique pour créer un pôle de connaissances. Le logiciel de maintenance fournit des journaux d'audit et un historique des travaux pour chaque actif, ce qui facilite les améliorations et la routine de maintenance préventive. Les techniciens peuvent également garder un meilleur œil sur l'équipement avec une base de données de pièces et peuvent s'assurer que les pièces de rechange sont propres, conformes aux normes et exemptes de contamination. Des documents, tels que des manuels de sécurité et des listes de contrôle de maintenance, peuvent être joints au profil d'un actif. Cela accélère non seulement les MP, mais réduit également le risque de contamination souvent associé aux travaux de maintenance. Enfin, les techniciens ou managers peuvent récupérer des données ou créer des rapports pour prouver la conformité en quelques clics.

Audits commerciaux

Les installations de fabrication sont souvent auditées lorsqu'une entreprise est acquise, fusionnée ou rejoint un nouveau partenariat. Ces audits demandent aux installations des informations sur les sous-traitants, les rendements, les arriérés, les stocks, les performances environnementales, les dossiers de sécurité et la fiabilité des actifs. Les audits peuvent également aider les établissements à économiser sur les assurances, car ils prouvent que les actifs sont susceptibles d'être bien entretenus.

Certaines organisations exigent que les installations aient mis en place des programmes de maintenance préventive avant de travailler avec elles. L'utilisation d'une plate-forme de maintenance numérique pour collecter, stocker et accéder aux informations peut grandement contribuer à la création d'une stratégie de gestion de projet solide. Les outils numériques peuvent réduire les temps d'arrêt en simplifiant la planification de la maintenance, le traitement des ordres de travail et la création d'une bibliothèque de documents. Ils peuvent également faciliter la gestion de la santé et de la sécurité, des stocks et des dossiers environnementaux. Ces étapes améliorent la productivité et rendent les installations plus attrayantes.

Audits de santé et de sécurité

Les audits de santé et de sécurité sont généralement menés par des agences gouvernementales pour assurer la conformité à la législation, comme la LSST. Ils peuvent également être effectués par un auditeur tiers et utilisés pour évaluer les stratégies de santé et de sécurité d'une entreprise tout en identifiant les domaines d'amélioration.

Un logiciel de maintenance numérique permet aux équipes de maintenance de créer une bibliothèque d'informations précise et approfondie. Disposer de ces informations sur l'appareil mobile dans votre poche peut faciliter les audits. Le logiciel de maintenance mobile peut retracer les historiques de travail, lier les directives OSHA à l'équipement et créer des listes de contrôle de maintenance. Disposer de ces ressources en un seul endroit réduit le nombre de tâches correctives potentiellement dangereuses. Le logiciel peut également suivre la formation et la certification des employés, les inspections de sécurité et les rapports qui montrent comment une installation s'est améliorée au fil du temps.

Comment les audits affectent vos résultats

Lorsque vous additionnez les amendes, les pertes d'affaires, les pertes de production, les déchets, les pièces supplémentaires et les heures supplémentaires, il est clair que les audits inefficaces et échoués coûtent beaucoup d'argent. Un centre de connaissances peut aider à réduire ces coûts inutiles de l'équation.

Disposer de l'information sur une plateforme numérique la rend plus accessible aux techniciens afin qu'ils puissent effectuer la maintenance préventive rapidement et correctement. La saisie et l'analyse de toutes les données au même endroit, en quelques clics, accélèrent le processus de reporting. Fournir des antécédents de travail et des améliorations aux installations à un auditeur prend quelques minutes plutôt que quelques jours. Économiser tout ce temps signifie plus de productivité et moins de coûts de main-d'œuvre. Un processus d'audit amélioré peut même conduire à des certifications et à une meilleure réputation, ce qui donne à votre entreprise un avantage concurrentiel.

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Comment rendre les audits plus faciles et moins chers avec la GMAO Fiix

Étape 1 – Suivre les dossiers de santé et de sécurité des employés

Les profils d'utilisateurs peuvent être configurés sur la GMAO de Fiix et renseignés avec des informations importantes sur la santé et la sécurité. Cela comprend les certifications et la formation. Les techniciens peuvent ensuite être organisés en différentes catégories avec l'outil de groupe d'utilisateurs. Les responsables de la maintenance peuvent personnaliser ce que chaque personne peut voir et faire dans le logiciel. Cela s'avère pratique pour s'assurer que tous les employés disposent des informations d'identification appropriées pour effectuer une tâche et le prouver aux auditeurs.

Étape n° 2 – Attachez les matériaux importants aux profils d'équipement

La GMAO de Fiix permet aux utilisateurs de joindre du matériel et des supports de santé et de sécurité aux profils d'actifs. Les profils d'actifs peuvent inclure des formulaires MSDS, des SOP, des directives OHSA, des listes de contrôle de maintenance et plus encore. Les techniciens peuvent également ajouter des photos à un profil pour montrer qu'un problème a été identifié et corrigé. Ces actions témoignent d'un engagement envers la santé et la sécurité. Cela rend un audit plus facile et plus rapide, et une note de passage plus sûre.

Étape #3 – Maîtriser la fonction de rapport

La fonction de rapport de Fiix donne aux utilisateurs la possibilité de collecter des données, de sélectionner des métriques pertinentes et de créer un rapport en quelques minutes. La GMAO permet à une installation de suivre des statistiques telles que les émissions, l'efficacité des actifs et le nombre d'inspections, entre autres. Ces informations sont utilisées pour générer rapidement des rapports afin de montrer aux auditeurs une preuve de conformité et de faciliter les audits. Il peut également être utilisé en interne pour s'assurer que des améliorations sont apportées et que l'installation est gérée aussi efficacement que possible.

Étape 4 – Créer un historique des audits et des bons de travail

Suivez et archivez les bons de travail, les audits et autres tâches de maintenance avec le logiciel de maintenance de Fiix. Par exemple, la fonction d'analyse des causes profondes (RCA) peut identifier la cause de la défaillance d'un actif et suivre les mesures prises pour la corriger. Étant donné que ces informations se trouvent à un seul endroit, il est facile de récupérer l'historique des actifs ou d'un groupe d'actifs. Cela permet de prouver facilement un modèle de conformité et de montrer que toutes les activités nécessaires ont été effectuées à temps et conformément aux normes.

Étape #5 – Utilisez la fonction de planification

La fonction de planification de Fiix facilite la planification des tâches de santé et de sécurité en fonction des délais de conformité. Cette fonction déclenche une alerte lorsqu'une maintenance est nécessaire, afin que vous puissiez vous assurer de ne plus jamais manquer une tâche. Une fois que l'entretien nécessaire est inscrit dans le calendrier, il agit également comme un enregistrement secondaire de conformité. Le calendrier garantit également que les contrôles de santé et de sécurité se déroulent à un moment qui optimise également la productivité.