Intégrer avec Fiix :Guide de démarrage

Table des matières

1. Intégrations :Une introduction
2. Les avantages de l'intégration
3. Bases de l'intégration :éléments à prendre en compte
4. En résumé :les intégrations libèrent toute la puissance de votre entreprise

Intégration logicielle :une introduction

De nos jours, il existe une solution logicielle pour pratiquement tous les problèmes commerciaux. Les organisations qui cherchent à rationaliser les processus ou à exploiter les données pour une meilleure prise de décision ont le choix entre plusieurs solutions.

À elles seules, ces solutions logicielles sont excellentes dans ce qu'elles font. Cependant, lorsque les organisations connectent des systèmes logiciels, elles peuvent réaliser des choses étonnantes. Les intégrations permettent aux organisations de collaborer entre les départements, de trouver des modèles dans les données collectées à partir de plusieurs solutions logicielles et de trouver des gains d'efficacité qui ne sont tout simplement pas possibles sans l'intégration de logiciels. Avec l'interface de programmation d'applications (API) ouverte de Fiix, les clients peuvent connecter leur système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) à un certain nombre d'autres systèmes. Les trois intégrations logicielles les plus courantes que nos clients recherchent sont avec les solutions suivantes :

1. Systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP)
2. Outils de surveillance des conditions
3. Logiciel de collaboration et de gestion des processus métier

Dans le passé, l'intégration de logiciels était un processus compliqué et long qui nécessitait souvent une équipe dédiée d'experts informatiques pour l'installation, la configuration, la sécurisation et la mise à niveau. Heureusement, les logiciels de maintenance modernes et la normalisation des protocoles de données ont rendu les intégrations beaucoup plus accessibles aux organisations ces dernières années.

Les avantages de l'intégration logicielle

Que vous connectiez votre GMAO à un système ERP, un outil de gestion des processus métier, un capteur de machine ou les trois, l'intégration présente de nombreux avantages.

1. Créez une « source de vérité »

L'intégration entre deux systèmes élimine la redondance de la gestion séparée des deux. Les données d'un système sont automatiquement synchronisées et mises à jour dans le second système. Cela signifie que rien n'a besoin d'être ajouté deux fois, et ce que vous voyez dans un système reflète toujours la vérité.

2. Améliorer la prise de décision

L'intégration des informations entre les systèmes facilite grandement la prise de décisions éclairées. Par exemple, l'intégration de votre GMAO à un ERP permet aux équipes d'approvisionnement de prendre des décisions d'achat en fonction de la consommation réelle de pièces et de fournitures. De même, la connexion de votre GMAO aux capteurs de la machine permet une surveillance en temps réel basée sur les conditions, ce qui conduit à une stratégie de maintenance optimisée.

3. Combler le fossé entre les équipes

Lorsque vous connectez un logiciel de maintenance à des solutions utilisées par d'autres équipes, vous permettez à ces équipes de mieux travailler ensemble. Par exemple, connecter votre GMAO à un outil de gestion des processus métier, comme un système d'exécution de fabrication (MES), permet aux opérateurs de soumettre des demandes de travail par e-mail ou d'autres outils de communication, comme Slack. Dans ce scénario, chaque équipe collabore de manière transparente avec le logiciel dont elle a besoin pour son travail quotidien, sans avoir à être formée sur un nouveau système.

4. Augmenter la productivité

Lorsque tous les systèmes sont connectés à une GMAO sur laquelle les techniciens sont correctement formés, cela élimine le besoin de formation croisée et garantit que le travail qu'ils effectuent est informé par des informations précises et à jour. De plus, comme l'intégration élimine le décalage des données apparaissant dans différents systèmes, elle améliore la rapidité globale, ce qui accélère la prise de décision.

5. Élimine l'erreur humaine

Sans intégration, quelque chose d'aussi simple qu'une faute de frappe pourrait signifier commander la mauvaise pièce via l'ERP, entraînant des temps d'arrêt prolongés de l'équipement, des commandes manquées et des relations commerciales détériorées. Avec l'intégration, vous laissez vos systèmes communiquer directement entre eux, ce qui réduit considérablement les risques d'erreurs.

6. Réduire les coûts

Lorsque vous pouvez prendre des décisions de maintenance plus intelligentes sur la base de données provenant d'autres secteurs de l'organisation, cela permet de réaliser des économies grâce à une meilleure planification. L'intégration à un ERP réduit les coûts liés aux stocks inutiles. L'utilisation de la surveillance des conditions pour planifier la maintenance aide l'équipe de maintenance à être plus efficace et à utiliser moins de ressources coûteuses. Enfin, la connexion aux outils de gestion des processus métier vous permet de rationaliser les activités entre les équipes, ce qui augmente la collaboration et le partage des connaissances, et conduit à une réduction des coûts.

7. Rationaliser les processus

Lorsque les systèmes sont intégrés, la facturation, les rapports et les données sont accessibles à partir d'un seul endroit. Cela facilite beaucoup la simplification des processus qui devraient normalement être réconciliés à partir de deux ou plusieurs systèmes distincts.

Ce qu'il faut considérer lorsque vous intégrez un logiciel

Il y a évidemment de nombreux avantages à intégrer votre GMAO avec d'autres systèmes de votre organisation, mais il y a aussi un certain nombre de choses que vous devriez considérer au préalable.

1. Obtenez des éclaircissements sur les points finaux souhaités

Cela peut aller sans dire, mais il est important d'identifier pourquoi vous souhaitez intégrer un logiciel et d'en faire une analyse de rentabilisation. Cela devrait inclure la définition de vos objectifs en termes d'économies de coûts, de gains d'efficacité et de retour sur investissement. Si l'intégration n'est pas réellement nécessaire, vous n'ajouterez aucune valeur en connectant les systèmes. Une fois que vous avez une analyse de rentabilisation solide, assurez-vous de comprendre quelles informations devront être transmises et extraites de votre GMAO. Cela permettra de voir plus facilement l'impact de l'intégration sur l'organisation.

2. Créez un plan de projet et respectez-le

Établissez le cadre du projet dès le début en affectant un chef de projet, en définissant la portée du travail et en fixant un calendrier d'achèvement avec des jalons et des livrables. Cela inclut de définir clairement quels départements auront besoin de visibilité sur quelles informations à toutes les étapes de l'intégration, de la configuration à l'exécution, et au-delà. Le fait de définir à l'avance les échéanciers, les points de contrôle et les responsabilités aidera à responsabiliser chaque partie prenante.

3. Obtenez l'adhésion des principales parties prenantes dès le départ

Il est important que tout le monde comprenne que l'intégration est un changement positif pour l'organisation. Votre équipe informatique doit être informée et impliquée dès le début, car ce sont elles qui détermineront si l'intégration peut être exécutée en interne ou par un tiers. Toutes les autres parties prenantes doivent être incluses lors de l'identification des avantages et des impacts commerciaux, car elles peuvent aider à identifier les problèmes qui pourraient survenir à l'avance. Tenir tout le monde informé à l'avance leur permettra de planifier à l'avance et de s'assurer qu'il n'y a pas de surprises.

4. Évaluer le coût total de possession en cours

Le coût total de possession comprend le prix d'achat initial de l'application, l'intégration et les coûts d'exploitation depuis l'achat jusqu'à la mise au rebut. Le logiciel cloud présente ici un avantage majeur, car l'hébergement, la sécurité, les mises à niveau, l'assistance, les licences, les sauvegardes, les logiciels antivirus et l'adaptateur d'intégration sont regroupés dans un seul abonnement mensuel simple. De plus, le fournisseur gère le matériel informatique complexe, les serveurs, la configuration réseau, les mises à niveau, les correctifs, la sécurité et les sauvegardes quotidiennes afin que vous n'ayez pas à le faire.

5. Définissez clairement vos processus, la cartographie des données et les exigences de reporting à l'avance

Décidez si votre organisation souhaite effectuer une intégration complète ou partielle en déterminant quelles données doivent être partagées entre les deux applications. Une intégration simple pourrait inclure les actifs, les niveaux de stock, les coûts des pièces, les fournisseurs et les vendeurs, les bons de commande, etc. Identifiez les données qui doivent être partagées pour fournir les efficacités attendues. Il ne sert à rien d'envoyer des données dans les deux sens si elles ne sont pas nécessaires.

6. Assurez-vous que l'intégration est réellement possible entre vos deux applications

Les deux systèmes doivent avoir une API pour pouvoir échanger des données avec un autre système. Un certain nombre d'autres détails techniques tels que l'architecture du réseau, les limitations informatiques, les pare-feu d'entreprise et le mappage de la base de données doivent également s'aligner avant que l'intégration puisse se poursuivre. Si vous ne disposez pas de l'expertise interne pour gérer une intégration complexe, la meilleure solution à faible risque consiste à opter pour deux systèmes déjà intégrés.

7. Assurez-vous d'avoir un système intuitif et facile à utiliser

En plus de garantir que les deux systèmes peuvent être intégrés, vous devez également vous assurer que les deux systèmes sont faciles à utiliser. La convivialité peut avoir une influence considérable sur l'utilisation réelle du système par votre équipe et, en fin de compte, sur ce que vous en retirez. De plus, assurez-vous que les systèmes sont utilisés correctement avant l'intégration. Effectuez des audits réguliers de chaque système pour corriger tout ce qui doit être traité au préalable.

En résumé :les intégrations logicielles libèrent un potentiel illimité

La connexion de votre GMAO à d'autres logiciels permet une véritable collaboration et connexion au sein d'une organisation. Les intégrations permettent aux équipes de réussir avec les outils qui ont été conçus pour elles, et éliminent le besoin pour les employés d'être formés sur des outils supplémentaires qui les ralentiront.

Il est important de comprendre pourquoi vous souhaitez vous intégrer et ce qui est nécessaire pour réussir. Lorsque les intégrations sont bien faites, les organisations peuvent être plus productives, efficaces et analytiques.