Stratégies simples pour gérer votre processus MRO

Gérer une chaîne d'approvisionnement de maintenance, de réparation et d'exploitation (MRO) n'est pas facile. Mais ce que beaucoup ne réalisent pas, c'est que l'une des raisons pour lesquelles le processus peut être difficile est tous les différents départements impliqués dans sa performance. Ces départements, qui peuvent inclure les finances, la maintenance, l'ingénierie/la fiabilité et les achats, ont tous des intérêts concurrents. C'est pourquoi combler le fossé est une stratégie nécessaire et acceptable pour gérer votre processus MRO.

Les départements susmentionnés travaillent tous vers l'objectif commun de maintenir une entreprise rentable. Cependant, la façon dont ces services gèrent ce processus – et les objectifs individuels souvent liés à leurs propres performances – peuvent être source de stress.

Considérez l'impact d'une seule décision prise par un seul des départements sur la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise. Supposons que le service des achats décide de se procurer une pièce moins chère. Cette décision a un impact sur la maintenance, la pièce la moins chère devant être remplacée plus souvent. Cela augmente à son tour les coûts pour le budget de maintenance, bien que cela puisse diminuer les coûts d'achat.

La pièce la moins chère pourrait également avoir un impact sur la production en raison des temps d'arrêt plus fréquents, ce qui signifie des coûts de maintenance encore plus élevés. Pendant ce temps, le service financier peut préférer avoir moins de stocks, ce qui pourrait entraîner plus d'achats au comptant et des frais de transport accélérés – des coûts qui doivent être absorbés ailleurs. Ainsi, alors qu'une décision peut réduire les coûts pour certains départements, elle pourrait augmenter les coûts pour d'autres, mettant ces départements en contradiction avec peut-être un gain net nul pour l'entreprise dans son ensemble.

Comprendre les causes et les effets auxquels chaque entreprise doit faire face permet aux dirigeants de résoudre les écarts entre les départements. C'est pourquoi le concept de combler le fossé – en particulier entre l'approvisionnement et la maintenance – nécessite une communication cohérente. La relation nécessite un renforcement de la confiance, surtout si un fournisseur de services tiers est impliqué. L'intégrateur agit comme le pont entre l'approvisionnement et la maintenance en parlant technique avec maintenance et tarification avec approvisionnement. Les professionnels de plusieurs départements doivent communiquer et discuter des exigences des pièces, des demandes d'approvisionnement et des informations supplémentaires. Cela va de pair avec l'écoute des demandes des clients et la compréhension des facteurs qui les motivent.

L'épicentre de ces discussions stratégiques peut être le magasin MRO, où les pièces de rechange et autres matériaux sont reçus, stockés, distribués et suivis. C'est pourquoi des goulots d'étranglement peuvent survenir lors de la tentative de gestion du magasin MRO. Alors que « processus » peut être un mot de quatre lettres pour certains gestionnaires, il est souvent essentiel d'établir une exigence de processus de meilleure pratique.

Il n'est pas surprenant que vos processus doivent être définis. La recherche montre que 6 à 10 % des dépenses globales d'une entreprise passent par le magasin MRO. Pourtant, le temps consacré à ces transactions – bons de commande, facturation, suivi des fournisseurs et des clients, gestion des litiges de prix et d'expédition, etc. – peut représenter 10 fois plus en termes d'activité transactionnelle. En d'autres termes, trop de temps est souvent consacré aux éléments opérationnels qui peuvent entraîner des inefficacités.

Vous avez peut-être mis en place les processus les mieux définis. Ils pourraient être documentés par vos employés, récités de mémoire et affichés sur vos murs. Mais des problèmes surviendront certainement en raison du nombre de personnes et de transactions impliquées.

Considérez les défis de transformer une demande d'achat en bon de commande ou de combiner un bon de travail et un bon de commande. Le nombre d'achats qui se produisent et la main-d'œuvre requise, même avec la technologie, peuvent entraîner des retards de travail de la maintenance aux temps d'arrêt. Le fournisseur de services est responsable du bon déroulement de tout cela et en grande partie de l'identification des erreurs actuelles et potentielles. Par conséquent, votre fournisseur devrait faire partie de la solution pour une communication efficace.

Même dans le monde éloigné d'aujourd'hui, ne minimisez pas l'importance des appels de rapports mensuels, auxquels participent la gestion, les achats, les opérations et la maintenance. Les réunions en face à face ou même les visioconférences sont toujours importantes car une telle interaction élimine souvent les idées fausses ou les malentendus. Ces réunions doivent être traitées avec respect et reportées uniquement pour de véritables émergences.

Les sujets abordés lors de ces réunions doivent être dirigés par l'examen d'un tableau de bord équilibré qui comprend la sécurité, les économies du programme, le nombre d'articles en magasin, la valeur des stocks, les économies de réparation et plus encore. Ces tableaux de bord doivent être suivis et mesurés sur une période de plusieurs mois, afin que toute baisse de production et de performance puisse être discutée.

Une fois qu'un ensemble régulier de « points de contact » est établi, les problèmes de communication et de processus diminuent souvent. Bien entendu, chaque ministère doit s'engager dans ces plans. Cela aidera les finances, la maintenance, l'ingénierie/la fiabilité et les achats à travailler non seulement vers les mêmes objectifs d'entreprise, mais aussi à s'aligner sur les stratégies mises en œuvre pour les atteindre.

À propos de l'auteur

Dan Brennan est le directeur marketing de Synovos. Il peut être contacté à [email protected].