Fabricants :savez-vous où est votre argent ?

Récemment, j'ai été le témoin malheureux d'un incident où un employé de confiance , le contrôleur, s'est enfui avec des sommes d'argent élevées à six chiffres. Cet individu a fait ouvrir des cartes de crédit au nom de l'entreprise, autorisée par une « lettre » du donneur d'ordre dont la signature a été contrefaite. Sans entrer dans la responsabilité des banques et des sociétés émettrices de cartes de crédit qui ont permis ce détournement de fonds, il y a quelques leçons à tirer que je souhaite transmettre. Espérons que cela augmentera le niveau de prise de conscience des petits fabricants sur le fait que la fraude et le vol sont vivants et peut-être florissants là où vous vous y attendez le moins – dans votre entreprise.

Éviter le détournement de fonds

Je n'ai pas encore rencontré de propriétaire de petite entreprise (que je définis ici comme une entreprise comptant moins de 25 employés) , qui ne m'a pas dit à quel point ils sont occupés, puisqu'ils portent tous plusieurs chapeaux. Lorsque les ventes sont en baisse, que les liquidités sont faibles et que les prêteurs et les vendeurs frappent à la porte pour exiger des paiements et des informations, les pressions poussent beaucoup d'entre nous à se fier indûment à quelqu'un qui gère les chiffres. Pourtant, c'est à ce moment que vous êtes le plus vulnérable – lorsque vous êtes « désespéré », lorsque vous êtes stressé, lorsque vous dépendez de quelqu'un d'autre pour protéger vos actifs financiers.

Alors, voici 8 conseils à prendre en compte, peu importe à quel point vous êtes pressé par le temps. Prendre soin et mettre en place des procédures appropriées peut aider à atténuer, voire à éliminer, le fait que vous deveniez victime de détournement de fonds d'un employé.

Conseil n° 1 :Surveillez de près vos relevés bancaires

Regardez toujours, toujours vous-même vos relevés bancaires - recherchez les anomalies ou les éléments inhabituels et, lorsqu'ils sont trouvés, demandez une explication. Si vous êtes sans papier et que vous travaillez sur des relevés en ligne, faites un relevé une fois par mois ou, mieux encore, consultez le registre des relevés tous les quelques jours. Après avoir fait cela pendant un certain temps, votre contrôleur/comptable saura que vous regardez et s'il pense à la malhonnêteté, il y réfléchira à deux fois. Temps investi maximum pour le faire :10 à 20 minutes.

Astuce n°2 :résistez à une autorité inutile

Limitez l'autorité du comptable/contrôleur avec ce qu'il peut accéder, exécuter et autoriser avec les comptes bancaires de l'entreprise. Ils devraient pouvoir accéder aux relevés bancaires, mais ne devraient pas avoir de pouvoir de signature sur les chèques. Ils ne devraient pas avoir le pouvoir de virer des fonds, ni de signer en votre nom.

Conseil n°3 :restez organisé

Essayez d'organiser le paiement de votre facture selon un calendrier, une fois par semaine, tous les 30 jours ou chaque fois que cela est possible. Lorsque des chèques sont présentés pour paiement, insistez pour que des pièces justificatives soient jointes, telles que des factures, des preuves d'achat, des confirmations écrites, etc. Et regardez les documents - vérifiez le quoi, le pourquoi et le montant. Selon le nombre de factures que vous payez au cours d'un cycle, temps maximum investi pour le faire :15-30 minutes.

Conseil n° 4 :Exiger une documentation de sauvegarde

Lorsqu'un chèque doit être radié, demandez une sauvegarde et demandez toujours pourquoi.

Conseil n°5 :Ne laissez pas de chèques signés derrière vous

Lorsque vous partez en vacances, ne laissez pas de chèques signés derrière vous. Au lieu de cela, contactez certains de vos fournisseurs les plus importants et discutez du fait qu'il n'y aura aucun paiement pendant votre absence. Planifiez vos vacances entre les cycles de facturation afin que le besoin de chèques soit minime. Si une urgence survient, vous pouvez toujours appeler votre banque et initier un virement bancaire - mais prévoyez à l'avance et arrangez-vous avec la banque d'avoir la possibilité d'autoriser des virements électroniques avec un appel téléphonique.

Conseil n°6 :Limitez l'autorisation bancaire de tiers

Les outils modernes de gestion de trésorerie d'aujourd'hui incluent la possibilité de payer les fournisseurs, les services publics, les entrepreneurs, etc. en ligne. Je suggère que cette méthode soit limitée aux fournisseurs qui l'exigent - donner à un tiers l'autorisation de débiter le compte bancaire de votre entreprise pour payer les factures dans l'intérêt de gagner du temps pourrait à long terme vous coûter bien plus cher que le coût de la main-d'œuvre supplémentaire. Si vous insistez pour payer vos factures en ligne et que vous ne voulez pas le faire vous-même, les relevés bancaires répertorient généralement les chèques payés séparément des paiements en ligne.

Conseil n°7 :La vérification des antécédents est importante

Vérifiez soigneusement votre comptable ou votre contrôleur. Payez pour une vérification approfondie des antécédents au lieu d'être superficiel - la différence de prix vaut bien la peine d'éviter la douleur plus tard. Le contrôleur de mon client avait déjà détourné des fonds, a été condamné et ne s'est jamais présenté lors de la vérification des antécédents à taux réduit.

Conseil n°8 :Connaissez votre société de paie

Si vous émettez des chèques de paie, vous devez les signer et vous assurer que les montants et les heures sont raisonnables. Assurez-vous de connaître votre personnel. Si vous utilisez un service de paie, scannez le rapport qui vient avec les chèques de paie, à nouveau à la recherche de tout employé qui n'est pas un employé. Assurez-vous également que la société de gestion de la paie est réputée et financièrement solide. N'oubliez pas que vous êtes personnellement responsable de tout impôt sur les salaires non payé. Et assurez-vous que la société de paie est la seule à disposer de votre signature de télécopieur autorisée. Pas de tampons de signature en caoutchouc.

Bon sens? Oui, pourtant l'incident dont j'ai parlé ci-dessus s'est déroulé sur une période de trois ans. Espérons que la plupart d'entre vous ont mis en place des procédures pour que cela ne vous arrive pas.

Et n'oubliez pas :une personne honnête ne vous en voudra pas de regarder par-dessus son épaule, alors faites-le.

Voici plus d'informations sur les signes avant-coureurs de détournement de fonds que vous pouvez surveiller.

Merci à Doug Waterman, qui a été conseiller client pendant quatre ans chez CMTC, pour avoir apporté son expertise. Doug assiste régulièrement les industriels dans leurs problématiques financières et les aide à développer des solutions. Avant de rejoindre CMTC, Doug a fourni des services de conseil financier à de petites entreprises familiales pendant 22 ans et était un prêteur commercial pour de grandes banques commerciales.