Pour les managers nerveux, la surveillance des employés est devenue un acte d'équilibre sur le fil du rasoir

Il est essentiel que les entreprises soient transparentes avec leurs employés sur ce qu'elles surveillent et pourquoi.

L'arrivée de la crise du COVID-19 s'est accompagnée de fermetures généralisées d'entreprises, et avec elle, d'une dispersion sans précédent d'employés renvoyés chez eux pour travailler. Pour de nombreux managers et cadres nerveux, le défi consistait à s'assurer que leurs équipes étaient sur la bonne voie avec leur travail, que les opérations fonctionnaient et que les données précieuses restaient en sécurité. Comment maintenir la performance des employés ?

La technologie offre des solutions pour garder un œil sur le moment où les employés étaient à leur poste de travail, les heures de début et de fin, et même la durée de leurs pauses. Mais est-ce une bonne approche ? La surveillance invasive peut avoir un effet contraire à ce qui est prévu, en diminuant la productivité.

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« Même avant que Covid-19 n'envoie un nombre sans précédent de personnes travailler à domicile, les employeurs intensifiaient leurs efforts pour surveiller la productivité des employés », écrit Reid Blackman dans Harvard Business Review. Des enquêtes ont montré qu'environ la moitié des entreprises surveillaient électroniquement l'activité des employés. Avec l'augmentation soudaine du travail à domicile,
« Les employeurs se demandent combien de travail se passe réellement. La peur des pertes de productivité, mêlée à l'horreur de la baisse massive des revenus, a encouragé de nombreux dirigeants à intensifier leurs efforts de surveillance des employés."

Cette migration soudaine - et ses implications sur la vie privée - concerne les professionnels de la vie privée répondant à une étude d'EY et d'iApp. Lorsqu'on lui a demandé de
identifier les principaux défis en matière de confidentialité découlant de COVID-19, comprendre les exigences de confidentialité associées au travail à distance des employés était le premier choix, choisi par environ la moitié (49 %) des répondants.

Des mesures sont même en cours pour surveiller les employés qui reviennent au bureau, rapporte le Wall Street Journal. Celles-ci incluent l'utilisation de caméras thermiques pour surveiller la température corporelle et de capteurs pour surveiller la distanciation sociale.

Pour l'instant, les problèmes auxquels les managers sont confrontés avec tout le monde travaillant à domicile incluent une productivité et une responsabilité peu claires, des ruptures dans la communication et la collaboration d'équipe, des risques accrus de cybersécurité et de conformité des données, l'isolement et le bien-être mental des employés, et la difficulté à atteindre et à maintenir l'équilibre travail-vie. Grâce à des conseils en face à face tout au long du cycle de vie d'un projet, les employés distants peuvent avoir des difficultés avec la gestion quotidienne du temps et la hiérarchisation des tâches », relate un ebook d'ActivTrak, un fournisseur dans l'espace de surveillance des employés. « Cela pourrait entraîner des flux de travail inefficaces, des délais non respectés et d'autres conséquences coûteuses pour l'organisation. En raison du manque de facetime en personne, les employés distants ont souvent moins d'interactions avec leurs responsables et les membres de l'équipe. Cela peut, à son tour, entraîner une diminution de la visibilité de leurs performances ou des goulots d'étranglement potentiels du flux de travail. Pour s'adapter, les managers ont besoin de nouvelles stratégies et technologies capables d'offrir cette visibilité."

De nombreux fournisseurs proposent des outils qui utilisent "la surveillance furtive, les flux vidéo en direct, le suivi du clavier, la reconnaissance optique des caractères, l'enregistrement des frappes ou le suivi de la localisation", observe Blackman. Cela inclut même des captures d'écran aléatoires ou l'enregistrement d'activités au clavier. Cependant, les entreprises qui mettent en œuvre des outils comme des instruments de productivité contondants peuvent voir leurs efforts se retourner contre eux. "Malgré la disponibilité facile des options, cependant, la surveillance comporte un risque réel pour les entreprises qui la poursuivent", déclare Blackman. "La surveillance menace d'éroder la confiance entre les employeurs et les employés."

Alors qu'ActivTrak propose des outils de surveillance électroniques, les auteurs de son livre électronique approuvent des politiques et des communications ouvertes et favorables pour établir des relations à distance de confiance. Les auteurs du livre recommandent l'analyse des données comme approche pour évaluer "les flux de travail des employés distants et guider les opportunités d'amélioration fondées sur des preuves". Tout aussi important, ils exhortent les employés et les employeurs "à comprendre qu'ils sont tous dans le même bateau et qu'ils ont des responsabilités partagées" pour rendre le travail à distance productif. Les éléments essentiels de la politique de travail à distance doivent inclure des attentes clairement définies concernant les heures de travail et le maintien des niveaux de productivité, ainsi que la sécurité là où le travail a lieu."

Les métriques sont toujours essentielles, mais Blackman conseille de les sélectionner avec soin. «Appliquer des nombres aux choses est facile, tout comme faire des jugements rapides basés sur des scores numériques crachés par un logiciel. Cela conduit à la fois à une surveillance inutile et à des décisions mal fondées », prévient-il. « Si vous insistez pour surveiller les employés, assurez-vous que ce que vous suivez est pertinent et nécessaire. Le simple suivi de la quantité d'e-mails écrits ou lus, par exemple, n'est pas un indicateur fiable de la productivité."

Obtenez l'avis de chacun sur les paramètres qui comptent vraiment - des responsables du recrutement aux superviseurs en passant par "ceux qui sont réellement surveillés", déclare Blackman. Il est également crucial que les entreprises « soient transparentes avec vos employés sur ce que vous surveillez et pourquoi. Une partie intégrante du respect de quelqu'un est que vous preniez le temps de communiquer ouvertement et honnêtement avec lui. Dites à vos employés ce que vous surveillez et pourquoi. Donnez-leur la possibilité de donner leur avis. Partagez les résultats de la surveillance avec eux et, surtout, fournissez un système par lequel ils peuvent faire appel des décisions concernant leur carrière influencées par les données collectées."

La confiance est un lien qui doit être construit avec soin et qui peut facilement se perdre. À une époque où la gestion est hors de vue, la confiance est la force motrice qui permettra aux organisations de rester opérationnelles.