Assurance qualité dans la gestion des matériaux MRO

Avez-vous entendu parler des gars qui ont brûlé une toute nouvelle pièce d'équipement rotatif parce qu'elle a été installée sans huile dedans ? Ce petit oubli a coûté 80 000 $ pour un remplacement alors qu'une lubrification appropriée aurait coûté moins de 100 $. Qu'en est-il des gars qui ont coupé une section de leur ligne d'alimentation en matières premières, puis ont découvert que la pièce de remplacement était juste un tout petit peu trop courte pour tenir dans l'espace ? Cette erreur a coûté des milliers de dollars en réparations imprévues et potentiellement des centaines de milliers de pertes de production !

Les ingénieurs, acheteurs et autres font souvent de grands efforts et des dépenses importantes pour concevoir et acheter de nouveaux équipements, pièces de rechange critiques ou d'autres matériaux clés d'entretien, de réparation et d'exploitation (MRO). Pourtant, plusieurs fois, un élément critique du processus d'approvisionnement - l'assurance qualité - est négligé ou sous-optimisé.

Bien sûr, le personnel de réception effectue une inspection superficielle de nombreux matériaux entrants, mais c'est principalement dans le but de vérifier le décompte, réconcilier les documents ou s'assurer que si un article est censé être un kafloogle, il s'agit bien d'un kafloogle - ou du moins en ressemble à un. Souvent, cela ne suffit pas pour assurer une installation, une exploitation et une maintenance sûres et fiables de vos actifs. De plus, même lorsqu'une certaine forme d'inspection du matériel acheté (PMI) est requise, les pratiques internes et l'infrastructure du système sont souvent inadéquates pour effectuer une inspection efficace et suivre le matériel tout au long du processus.

Cet article décrit quelques étapes à prendre en compte pour vous assurer que vous disposez d'un processus d'assurance qualité (AQ) efficace pour vos documents MRO.

Identifier clairement les éléments concernés
C'est plus facile à dire qu'à faire. Les politiques et procédures de l'entreprise et/ou du site fourniront parfois des indications générales sur les types d'articles à inspecter en fonction de leur criticité ou d'autres critères. Mais ces informations peuvent être incomplètes ou obsolètes et n'identifient souvent pas les numéros de pièces spécifiques concernés. L'ingénierie est également une source clé de spécifications techniques sur des éléments tels que les matériaux du projet et les nouvelles pièces de rechange. Les fabricants et les vendeurs peuvent également être tenus de tester certains aspects de la qualité avant d'expédier des matériaux particuliers et de fournir une documentation démontrant qu'ils répondent aux spécifications. Dans de nombreux cas, il est recommandé, sinon requis, que cette documentation soit examinée ou même vérifiée de manière indépendante avant que les matériaux entrants ne soient acceptés.

Que vous identifiiez finalement un seul élément qui nécessite une inspection ou 1 000, le meilleur La façon de gérer les PMI est d'avoir chacun d'entre eux clairement signalé dans le système de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) ou le système de gestion des actifs de l'entreprise (EAM) au niveau de la pièce afin que tout le monde sache lesquels doivent être inspectés à l'arrivée.

Communiquer avec les acheteurs, les fournisseurs et la réception
Les exigences PMI doivent être définies dans toute demande d'achat et transmises au bon de commande associé. Il s'agit d'informations clés que l'acheteur peut avoir besoin d'inclure sur une demande de devis (RFQ) ou même sur un bon de commande de confirmation afin que le vendeur sache exactement ce qu'on attend de lui avant l'expédition, ou au moins ce que vous rechercherez. reçu. Le simple fait de passer un indicateur « inspection requise » ou même une sorte de code d'inspection de votre GMAO/EAM peut être suffisant ou au moins utile en interne. Avec ou sans ces informations, cependant, c'est une bonne idée d'indiquer clairement quelque part dans le corps du bon de commande le type de PMI qui sera effectué (par exemple, contrôle dimensionnel, vérification des matériaux, analyse chimique, contrôle de la documentation, etc.) que les paramètres et les tolérances spécifiques qui détermineront si le matériau est acceptable.

Le plus important est de s'assurer que lorsqu'un article arrive à votre quai, votre personnel de réception peut facilement déterminer s'il en a besoin ou non genre d'inspection. Cela éliminera les questions, minimisera les retards de traitement et garantira que les matériaux achetés répondent aux exigences d'inspection avant d'être stockés, livrés ou, plus important encore, installés.

Utilisez des inspecteurs correctement qualifiés
Un écueil courant dans de nombreuses opérations est de s'appuyer sur l'« inspection par l'utilisateur final » toujours populaire pour l'assurance qualité. Bien que cette pratique puisse être appropriée pour les fournitures de routine, elle ne garantit pas la qualité - ou quoi que ce soit d'autre, d'ailleurs - et devrait être déconseillée pour les matériaux MRO. Il n'y a aucun moyen de déterminer si « l'utilisateur final » est la bonne personne pour effectuer l'inspection, si cette personne sait quoi rechercher, ou si elle a même effectué une inspection sur le matériel.

Une autre pratique courante consiste à placer la responsabilité du contrôle des matériaux entrants sur les épaules du service de réception. Bien que cela améliore les chances qu'une certaine inspection puisse être effectuée avant la publication du matériel, cela ne garantit pas non plus que les bonnes personnes examinent les bonnes choses. Par exemple, le personnel de réception correctement formé doit être capable d'utiliser un micromètre pour prendre des mesures de base ou vérifier la documentation fournie par le fournisseur/fabricant. Mais certains articles peuvent nécessiter une analyse ou une évaluation en laboratoire par des ingénieurs ou des employés de maintenance qualifiés pour déterminer s'ils sont conformes aux spécifications.

Plutôt que de placer tout le fardeau sur la réception pour identifier et terminer l'inspection requise (qui, dans de nombreux cas est au mieux injuste, et au pire dangereux), il est plus approprié d'alerter simplement le personnel de réception via le bon de commande et/ou la GMAO/EAM que quelqu'un (peut-être le destinataire, peut-être pas) doit prendre des mesures supplémentaires pour vérifier les spécifications de l'article avant qu'il ne soit accepté. L'identité de la bonne personne dépend du type d'inspection requis et des compétences des différentes personnes, et doit être précisée dans les procédures PMI.

Ne laissez pas les décisions de réussite/échec au hasard
Définir clairement les exigences d'inspection. Que vérifions-nous ? Quels outils sont nécessaires ? Quelles informations supplémentaires sont nécessaires ? Tout cela doit être précisé avant de commencer l'inspection.

Assurez-vous que toutes les tolérances admissibles sont spécifiées. Si un article est censé mesurer un pied de long, est-ce que 11,5 pouces est assez long ? 12,25 pouces, c'est trop ? Y a-t-il des normes ou des jauges go/no-go auxquelles se comparer ? Il ne devrait pas être question de savoir si un élément répond à des critères acceptables.

Plus important encore, assurez-vous que toutes les informations d'inspection sont saisies dans des documents écrits qui ont un contenu approprié et des contrôles de révision. Assurez-vous que tous les bons de commande font référence au document spécifique (par titre, date et révision) qui sera utilisé comme base pour l'inspection.

Documenter les éléments non conformes
Tout élément qui ne répond pas aux normes de qualité spécifiées doit être conservé pour résolution et élimination, et les écarts doivent être documentés immédiatement. Si une décision est prise de rejeter le matériel, il doit être retourné au fournisseur via un processus de « retour au fournisseur » conforme aux meilleures pratiques. Si le matériel est accepté malgré le problème de qualité, le vendeur doit en être informé. Un enregistrement de la non-conformité doit être délivré décrivant ce qui n'allait pas avec le matériel, pourquoi il a été accepté et l'impact potentiel que la non-conformité pourrait avoir en aval (le cas échéant).

Suivre le matériel tout au long du processus
Certains systèmes de GMAO/EAM offrent la possibilité de suivre le matériel tout au long du processus PMI. Dans un monde idéal, le système serait capable de suivre le matériel à travers la réception, l'entrée et la sortie d'inspection, et dans le magasin ou jusqu'à sa destination finale sans jamais perdre sa visibilité. Cela permettrait également la possibilité d'essais destructifs, représentant une partie du matériau consommé dans le processus d'inspection lui-même. Ce n'est pas toujours possible, donc à tout le moins, le système devrait empêcher le matériel PMI de s'afficher comme inventaire disponible jusqu'à ce que l'inspection soit terminée et qu'il soit jugé acceptable.

Mesurez l'efficacité de votre processus
L'objectif principal de PMI est de s'assurer que vos matériaux sont utilisables. Cependant, un processus PMI robuste fournira également la capacité de mesurer et de gérer les performances des fournisseurs. Si vous constatez que des fournisseurs vous envoient continuellement du matériel non conforme, vous devriez peut-être envisager un autre fournisseur. Si vous constatez qu'un fournisseur particulier répond toujours ou systématiquement aux spécifications, vous n'avez peut-être pas besoin d'inspecter ses matériaux aussi souvent.

Ne soyez pas prudent et ne faites pas de bêtises
Certes, peut-être que peu d'éléments MRO nécessitent ce genre d'attention. Mais ceux qui le font sont généralement coûteux, éventuellement fabriqués sur mesure, avec de longs délais de livraison, et ils peuvent avoir un impact négatif important sur votre opération s'ils ne sont pas gérés correctement, comme en témoignent les exemples cités ci-dessus. Ne présumez pas que vous n'avez aucun matériel auquel cela s'applique. Évaluez soigneusement tous vos éléments MRO, et si même l'un d'entre eux nécessite une sorte d'assurance qualité entrante, cela vaut le temps, les efforts et les dépenses pour établir un processus solide dès le départ plutôt que de subir les conséquences d'une mauvaise préparation.

Cet article est paru pour la première fois dans l'édition d'avril de RxToday de Life Cycle Engineering.

À propos de l'auteur :
Doug Wallace est un expert en gestion des matériaux pour Life Cycle Engineering (LCE), un cabinet de conseil basé à Charleston, SC Doug a plus de 20 ans d'expérience pratique en gestion de la chaîne d'approvisionnement dans l'industrie des semi-conducteurs, y compris des postes dans le contrôle de la production, l'expédition/la réception , l'inspection des réceptions, la gestion des entrepôts de produits finis et de pièces de rechange, la planification des matériaux, le service client, la planification de la capacité globale et la planification de la production globale. Au cours des huit dernières années, Doug a fourni des services d'éducation, de formation et de consultation en gestion des matériaux à des clients de divers secteurs. Doug peut être contacté à [email protected]. Pour plus d'informations, visitez www.LCE.comou appelez le 843-744-7110.