3 facteurs essentiels pour gérer efficacement les employés à distance

La crise du COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à gérer des effectifs à distance. Des géants comme Google et Facebook ont déterminé que leurs employés ne retourneraient pas au bureau à temps plein avant 2021. Les petites entreprises évaluent les travailleurs essentiels versus ceux qui peuvent travailler depuis chez eux. Le paysage de la main-d'œuvre change inévitablement, et les employeurs comme les employés doivent s'adapter s'ils veulent rester pertinents.

Dans un récent sondage de Gartner, il a été révélé que 42 % des répondants s'attendaient à ce qu'entre 10 % et 20 % de leurs employés deviennent des travailleurs à distance permanents. Voici trois choses principales que les employeurs doivent considérer lorsqu'ils réfléchissent à une stratégie de travail à distance à long terme.

Sécurité des données

Les employeurs doivent déterminer comment maintenir les garde-fous contre les fuites de données, le vol de propriété intellectuelle et les violations de données. Que vous soyez une petite ou grande entreprise, il est essentiel de réviser et discuter la politique de l'entreprise sur la manière dont les données seront traitées en télétravail. Des aspects comme l'impression et la destruction de fichiers, le chiffrement des documents, et l'utilisation de logiciels basés sur le cloud devraient tous être évalués.

Productivité

Les travailleurs à distance peuvent être plus productifs que les travailleurs au bureau. Cependant, mesurer leur efficacité peut être une tâche difficile. Les indicateurs clés de performance (KPI) sont d'excellents outils pour déterminer l'efficacité du rôle d'une personne. Ils permettent également aux managers d'évaluer objectivement la performance d'une personne par rapport à une autre. Définir des KPI est une affaire raisonnablement simple lorsque une entreprise ou un département a des objectifs clairs.

Le travail à domicile exige également que les employeurs pensent à l'utilisation de l'équipement de l'entreprise. Traditionnellement, les employeurs paient pour les ordinateurs, téléphones, casques, accès internet et imprimantes. Dans un cadre de bureau, il est plus facile de résoudre les problèmes informatiques et d'avoir du matériel de remplacement disponible. Que se passe-t-il quand les ordinateurs ou autres équipements tombent en panne pour ceux qui travaillent depuis chez eux ? Le service informatique se déplacera-t-il au domicile de l'individu pour réparer les problèmes d'ordinateur et d'imprimante ? Y aura-t-il une compensation pour l'utilisation internet supplémentaire, ou cela sera-t-il considéré comme un coût pour l'employé, puisqu'il n'a plus de frais de trajet, stationnement et essence ?

Communauté

Les questions de communauté et de connexion posent probablement le plus grand défi lorsqu'on travaille avec une équipe à distance. Heureusement, il existe de nombreux outils pour rester engagé et connecté : Zoom, Skype, Google Hangouts pour la vidéo. Slack et Skype pour la messagerie instantanée. Basecamp, Trello, Asana et Process Street pour la gestion de projets. Pourtant, il n'y a pas de remplacement pour la connexion régulière avec votre équipe.

Les réunions hebdomadaires et les points quotidiens aident à s'assurer que tout le monde rame dans la même direction. Avoir des KPI clairs permet aux travailleurs à distance de se sentir plus satisfaits de leurs rôles, sachant qu'ils contribuent aux objectifs de l'entreprise.

Voici quelques idées pour se connecter :

• Avoir un thème pour les réunions Zoom. Par exemple, un client a organisé un Zoom sur le thème hawaïen où tout le monde est arrivé en chemises à fleurs.
• Inclure un canal « machine à café » sur Slack, où les gens peuvent prendre des nouvelles les uns des autres.
• Avoir des pauses spécifiques où les gens peuvent se connecter ensemble pour discuter.

Réimaginer la main-d'œuvre avec un mélange de travailleurs au bureau et à distance doit faire partie du plan stratégique. La plupart des travailleurs traditionnellement basés au bureau préfèrent avoir au moins l'option de travailler à distance une partie du temps. C'est maintenant un excellent moment pour stratégiquer et mettre en place les politiques et procédures pour protéger l'entreprise, tout en offrant aux travailleurs la flexibilité de contribuer.

Anne Lackey est cofondatrice de HireSmart Virtual Assistants.