Tout ce que vous devez savoir sur la vérification de la conformité

Autant j'aime l'analyse commerciale, autant j'aime les romans policiers. D'une certaine manière, un analyste de processus à la recherche d'indices sur des problèmes de processus se transforme en détective. Et comme dirait Sherlock Holmes :"C'est une erreur capitale de théoriser avant d'avoir des données." En bon détective, je m'appuie sur les données de process mining dans mes enquêtes.

Si vous n'avez jamais entendu parler du process mining, nous vous recommandons de lire cet article en premier.

L'exploration de processus est comme une loupe qui vous aide à zoomer sur les détails du processus et à trouver les signes de mauvaise conduite. L'astuce consiste à comprendre si votre enquête va dans la bonne direction.

Tous les propriétaires et analystes de processus s'efforcent d'identifier si l'exécution du processus se déroule comme prévu. Si vous leur demandez de dessiner leur processus, ils mettront le graphique idéal sur papier :

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Le graphique (ci-dessus) est précis en théorie, mais en pratique, le graphique est souvent différent. Les employés ne s'en tiennent pas toujours au plan, sautent parfois des règles mineures, répètent certaines tâches ou communiquent mal avec les parties prenantes. Ces écarts apparemment minimes par rapport à la planification initiale du processus entraînent des clients mécontents, des retards de travail et même des pertes financières. La découverte de ces inefficacités peut aider une organisation à mettre le cap sur l'optimisation des processus et l'amélioration des performances.

L'exploration de processus aide à trouver de telles inefficacités en rassemblant des données d'entreprise et en les transformant en un véritable graphique de processus, qui peut ressembler à ceci :

Vous avez remarqué la différence entre les deux graphiques ? C'est à cela que sert le contrôle de conformité :identifier en quoi la situation réelle diffère des perceptions des gens. Ou comparer les données des systèmes informatiques aux connaissances et aux opinions des humains.

La vérification de la conformité est un moyen rapide de comprendre pourquoi vous perdez de l'argent tout au long du processus, quelle est la raison des retards de livraison et ce qui cause les goulots d'étranglement.

La vérification de la conformité est une technique d'exploration de processus qui vous aide à atteindre une efficacité de processus plus élevée, et cela commence par trouver les choses qui ne vont pas.

Vérification de la conformité en action

La vérification de la conformité est plus facile à expliquer en pratique qu'avec des mots. Alors, plongeons !

Avec UiPath Process Mining, vous pouvez effectuer une analyse de vérification de conformité dans un onglet de conformité désigné.

Si vous voulez voir à quel point le processus réel est différent du processus idéal, passez à l'onglet du modèle de référence. En collaboration avec un propriétaire de processus et le centre d'excellence (CoE) de Process Mining, vous pouvez créer le graphe de processus idéal dans UiPath Process Mining.

Le graphique de processus idéal représentera la vision de l'équipe sur la façon dont les choses devraient fonctionner. Ensuite, l'algorithme de vérification de conformité UiPath mappera ce graphique avec les données de n'importe lequel de vos systèmes informatiques (Oracle, SAP®, Salesforce et autres).

Par conséquent, le graphique de processus idéal (également appelé modèle de référence) chevauchera le graphique de processus réel dans un tableau de bord. Les étapes qui correspondent apparaîtront en bleu et les différences en jaune, comme sur l'image ci-dessous.

À partir de là, vous pouvez démarrer l'analyse de vérification de conformité. UiPath Process Mining dispose de divers algorithmes qui simplifient l'analyse en donnant des indications rapides sur les problèmes potentiels. Les deux signes les plus courants d'écart de processus sont les étapes de processus non spécifiées et les étapes de processus ignorées.

Les étapes de processus non spécifiées sont les activités non planifiées que les gens continuent d'exécuter. C'est un scénario courant lorsque l'équipe fait quelque chose qu'elle n'est pas censée faire, ajoutant des étapes supplémentaires au processus. UiPath Process Mining met en évidence ces cases d'activité en jaune :

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Le travail de l'analyste de processus est de comprendre pourquoi ces étapes sont là. Comme un détective à la recherche de mobiles :

• Ces étapes étaient-elles prévues ?

• Quelles sont les raisons des étapes supplémentaires ?

• Les étapes supplémentaires se produisent-elles dans les mauvaises parties du processus ?

• Comment les étapes supplémentaires affectent-elles l'efficacité du processus ?

Dans d'autres cas, les employés n'effectuent pas certaines tâches et ignorent les étapes de processus prédéfinies. Celles-ci apparaissent dans l'onglet de conformité UiPath Process Mining en tant qu'étapes de processus ignorées. Vous pouvez identifier les étapes sautées en suivant la flèche jaune qui relie les deux cases d'activité bleues.

Si les flèches jaunes se déplacent dans le sens opposé à la direction du flux de processus (voir l'image ci-dessous), elles signifient une reprise. C'est vrai, chaque flèche jaune indique un endroit du processus où les employés refont le travail pour une raison quelconque (et cela ne devrait pas se produire). Un processus fluide implique peu ou pas de retouches.

Les étapes sautées peuvent diminuer la qualité du travail et diminuer le bonheur des clients et des employés. Une étape sautée peut également entraîner une reprise, ce qui entraîne des retards de livraison, une faible satisfaction des clients et même des pertes financières.

Un analyste de processus ne doit jamais sous-estimer le pouvoir des petits problèmes :leur résolution peut permettre d'économiser une bonne partie des flux de trésorerie à la fin de l'année.

Capacités étendues de vérification de conformité

Il y a plus! UiPath Process Mining vous permet d'intégrer des règles métier et des indicateurs de performance clés (KPI) dans votre analyse.

Quelles sont ces règles métier ?

Les processus complexes courants, tels que l'achat au paiement (P2P) ou la commande au paiement (O2C), peuvent avoir une structure différente selon les entreprises et les secteurs. En tenant compte des objectifs stratégiques de l'entreprise, les propriétaires de processus peuvent définir un suivi des règles de processus et des KPI.

Par exemple, pour une entreprise de commerce électronique (comme Amazon ou Alibaba), il est crucial de maintenir la rapidité du support client. Ainsi, dans UiPath Process Mining, un propriétaire de processus de service client peut définir un KPI :"Les demandes des clients doivent être traitées dans les 24 heures."

Ou, pour revenir à notre exemple P2P, une règle métier peut être :"Les bons de commande ne peuvent pas être approuvés et payés par le même employé."

Vous pouvez spécifier toutes ces règles et KPI dans le gestionnaire de balises UiPath Process Mining. Le gestionnaire de balises vous fournit un tableau de bord rapide répertoriant toutes les violations de cas. Le tableau de bord classe également l'importance des violations en fonction de la fréquence et du montant des cas.

Les technologies intégrées de la plate-forme UiPath vous permettent de rester au top. Chaque violation de règle détectée par Process Mining alerte automatiquement les parties prenantes via UiPath Action Center. À partir de là, vous pouvez prendre une action immédiate en configurant des robots logiciels, en les réorganisant ou en signalant d'autres actions.

La combinaison d'UiPath Process Mining et d'Action Center est aussi utile à un analyste commercial que le Dr Watson l'était à Sherlock Holmes.

Agir sur les informations de Process Mining

Après une analyse de vérification de conformité, rassemblez les résultats et adaptez vos conclusions au contexte de l'entreprise. Si vous êtes un analyste commercial, votre objectif est de définir les raisons des inefficacités des processus et de suggérer des actions.

Utilisez les informations de Process Mining dans votre rapport pour étayer vos conclusions. Les données étayeront vos suggestions et vous aideront à accélérer la transformation numérique dans toute l'organisation. Et n'oubliez pas d'ajouter les humains à l'équation. En vous appuyant à la fois sur les données et sur les avis d'experts, vous obtiendrez une image globale du processus et augmenterez le bonheur et la productivité des employés.

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Bonne exploitation !