Tout ce que vous devez savoir sur le temps de clé

Le temps de clé semble être un sujet controversé parmi les professionnels de la maintenance.

Certains pensent que cette mesure est trop difficile à suivre et qu'elle ignore les activités à valeur ajoutée de ses mesures et peut conduire les gestionnaires à des conclusions erronées. D'autres déclarent qu'il s'agit d'un outil précieux pour détecter les inefficacités opérationnelles qui doivent être corrigées.

Comme pour la plupart des choses dans la vie, la vérité se situe quelque part au milieu. Nous prendrons donc position sur le fait que le temps clé peut être une mesure utile - si vous pouvez le mesurer correctement et l'analyser dans le bon contexte.

Pour vous permettre de faire exactement cela, dans la suite de cet article, nous :

• définir ce qu'est le temps de clé et ce qu'il couvre
• présenter 4 façons de mesurer le temps de clé
• discutez des causes habituelles du faible temps de serrage et suggérez des solutions potentielles
• donner ou réfléchir sur quand et si vous devriez envisager d'effectuer des études de temps de clé

Qu'est-ce que le temps de clé ?

Temps de clé (parfois aussi appelé temps d'outil ) est une métrique qui montre combien de temps les techniciens de maintenance passent avec un outil à la main, effectuant des travaux de maintenance réels.

Pour comprendre le temps clé, il est vraiment important de comprendre ce qu'il ne mesure pas. Le temps de la clé n'inclut pas le temps que les techniciens passent à se procurer les bons outils et pièces de rechange, à lire le bon de travail, à se rendre sur le lieu d'exécution du travail, les pauses et les temps morts, à donner des instructions, etc., uniquement le temps passé à effectuer les travaux de maintenance.

Dès le départ, il y a votre premier problème. Bon nombre des activités énumérées dans le dernier paragraphe sont essentielles à l'exécution des travaux de maintenance. Vous ne pouvez pas terminer un bon de travail si vous ne prenez pas les bons outils et ne marchez pas jusqu'à la machine que vous devez entretenir (malheureusement, la téléportation n'est toujours pas une option :)).

Si vous envisagez de le mesurer, vous devez garder à l'esprit que le temps clé exclut de nombreuses actions à valeur ajoutée et, en tant que tel, n'est pas une bonne mesure de la productivité globale.

Le deuxième problème est que même si vous avez un temps de clé élevé, cela ne signifie pas nécessairement que votre service fait un excellent travail .

Le temps de la clé ne vous dira pas si les travailleurs effectuent le travail à temps (il faut 4 heures pour effectuer quelque chose qui devrait prendre 3) et s'ils effectuent réellement un travail de qualité. En d'autres termes, vous savez que certains travaux ont été effectués, mais vous ne savez pas à quel point ils ont été efficaces. C'est pourquoi certaines entreprises ignorent complètement la mesure du temps de clé et se concentrent sur la définition et la mesure d'autres KPI de maintenance.

4 façons de mesurer le temps de clé (du pire au meilleur)

Au fil des ans, les organisations ont essayé différentes manières de suivre le temps clé, certaines avec plus de succès que d'autres. Dans les paragraphes suivants, nous expliquerons quatre approches pour mesurer le temps de clé, en commençant par la moins précise.

1) Auto-déclaration

Demander aux techniciens de suivre le temps de clé par eux-mêmes pose deux gros problèmes :

1. ils pourraient ne pas être suffisamment investis pour le suivre avec précision (ou même ne pas comprendre ce qui compte comme temps clé)
2. ils sont incités à surdéclarer s'ils pensent que cela aura un impact sur leur salaire ou leur coûtera leur emploi

Pour ces raisons, il n'est pas rare que les études de clé auto-déclarées rapportent plus de 70 % de temps de clé, tandis que les chiffres plus réalistes suggèrent que les temps de clé moyens sont d'environ 30 %. Il s'agit d'un écart important et c'est la raison pour laquelle cette méthode est rarement recommandée.

Cela dit, la méthode d'auto-déclaration est séduisante car elle ne nécessite aucun investissement supplémentaire et est la plus simple à mettre en œuvre. Pour ceux qui envisagent de le faire, vous pouvez le rendre plus précis en :

• Expliquer que le but principal de cet exercice n'est pas de découvrir qui est en train de relâcher mais d'améliorer la performance globale du service de maintenance.
• Utiliser un logiciel de GMAO comme Limble qui vous permet de suivre le temps consacré aux travaux de maintenance directement dans un ordre de travail. Si vous ne savez pas ce qu'est une GMAO, consultez notre guide Qu'est-ce qu'un système de GMAO et comment fonctionne-t-il.
• S'assurer que tout le monde sait ce qui doit et ne doit pas être suivi en un rien de temps.

2) DILO (« Jour dans la vie de »)

Avec une méthode DILO, vous disposez d'un observateur qui suit des techniciens sélectionnés tout au long de la journée pour établir une base de référence. Les problèmes avec la méthode DILO sont doubles :

• Il peut arriver que ce jour particulier ne représente pas à quoi ressemble une journée moyenne dans l'établissement.
• Lorsque vous savez que vous êtes observé/évalué, vous vous comporterez/accomplirez mieux que d'habitude (un phénomène appelé l'effet Hawthorne).

Pour réduire la tension entre l'observateur et les techniciens, il est important de souligner encore une fois que le but de l'étude du temps de clé n'est pas d'espionner à quel point les techniciens travaillent dur, mais plutôt de trouver des problèmes qui les empêchent d'être plus performants. travaux d'entretien.

3) Échantillonnage des travaux

L'approche d'échantillonnage du travail consiste à ce que les observateurs visitent l'usine à des intervalles définis, regardent les techniciens et marquent s'ils effectuent ou non des travaux de maintenance. Le problème avec l'échantillonnage du travail est qu'il ne tient pas compte des personnes qui ne sont pas dans la ligne de mire , c'est-à-dire les techniciens qui sont en déplacement, qui sont dans la salle de stockage, qui ont fait une courte pause, etc.

Comme avec la méthode DILO, l'élargissement de l'échantillon devrait rendre les résultats plus précis (exécuter l'étude pendant quelques semaines au lieu de quelques jours).

4) Méthode statistique

La meilleure approche pour suivre le temps de clé est celle qui évite tous les pièges que nous avons mentionnés ci-dessus. Une approche statistique méthodique garantit que chaque technicien a une chance égale d'être observé et que l'échantillon d'observation est suffisamment grand pour représenter le travail réel effectué au fil du temps.

Doc Palmer, l'auteur du Manuel de planification et d'ordonnancement de la maintenance de McGraw-Hill, donne un excellent exemple de la façon dont cela pourrait être mis en œuvre dans la pratique dans sa discussion sur le temps de clé sur le blog Plant Services :

« La plupart des usines peuvent, au cours d'environ un mois, mener une étude raisonnable qui pourrait être représentative de l'usine en cours en utilisant un seul jour par semaine pour les observations. Par exemple, l'observateur peut utiliser le lundi la première semaine, le mardi la deuxième semaine, etc., jusqu'au vendredi la cinquième semaine. Parcourir les noms sur une liste établie et faire deux observations chaque demi-heure au cours de journées de huit heures fournirait 160 observations et une marge d'erreur de plus ou moins 7 %. Ainsi, une usine à 35% de temps de clé saurait s'il est compris entre 28% et 42% et probablement pas à 55% (ou 80%). Une usine qui s'est améliorée à 50 % du temps de serrage saurait s'il se situe entre 43 % et 57 % et probablement pas une usine typique à 35 %."

Causes habituelles du faible temps de serrage et solutions potentielles

Supposons que vous ayez mesuré avec précision le temps de clé et que vous n'êtes pas satisfait des résultats. Vous trouverez ci-dessous les causes courantes du faible temps de serrage, accompagnées des solutions proposées.

1) Mauvaise planification et planification de la maintenance

Un temps de clé faible peut souvent être attribué à une mauvaise planification et planification de la maintenance :

• Les pièces de rechange et les outils ne sont pas disponibles.
• Mauvaise communication cela fait que les gens ne savent pas où aller ensuite, de quels outils ils ont besoin pour qu'ils doivent revenir pour quelque chose, qu'il y a eu un changement de priorité de tâche, etc. - tout cela se traduit par un temps de trajet excessif.
• Le lieu de travail/la machine n'est pas prêt (un technicien doit attendre qu'une équipe de nettoyage ait terminé son travail, qu'un responsable de la sécurité effectue une procédure de verrouillage et de verrouillage et similaire).

Le moyen le plus simple d'éliminer les problèmes ci-dessus est d'utiliser une GMAO mobile. Il n'est tout simplement pas possible de s'attendre à ce que quelqu'un crée un calendrier parfait s'il doit tout suivre dans une feuille de calcul.

De plus, la GMAO vous permet de créer des bons de travail qui répertorient les outils et les pièces dont un technicien aura besoin ainsi que l'emplacement de l'actif, un calendrier de maintenance facile par glisser-déposer pour une planification plus rapide, des rapports pour le suivi et la mesure des travaux de maintenance, des alertes lorsque le le nombre de pièces de rechange en stock est faible, les notifications push sur les changements de priorité des tâches, et bien plus encore.

2) Trop de maintenance réactive

La maintenance réactive, c'est sa propre histoire. D'une part, vous pourriez penser que si vous n'entretenez l'équipement que lorsqu'il tombe en panne, le volume de travail de maintenance est inférieur à celui si vous effectuez des remplacements de pièces, des vidanges d'huile, des inspections et d'autres activités de maintenance proactives. D'un autre côté, les techniciens pourraient passer des journées entières à éteindre des incendies dans l'usine.

Le vrai problème avec la maintenance réactive dans le contexte du temps de clé, ce sont les problèmes secondaires qui l'accompagnent - le manque de pièces de rechange, les techniciens interrompus au milieu de leur travail avec des appels concernant de nouveaux problèmes, ne sachant pas où aller ensuite, et manque général d'organisation qui ralentit les techniciens à chaque étape.

La meilleure façon de gérer cela est de passer à la maintenance préventive ou à la maintenance conditionnelle et de rechercher une bonne GMAO capable de prendre en charge une telle transition.

3) En attente de pièces détachées et d'outils

Il est tout à fait naturel qu'une organisation dispose d'un nombre limité d'outils et de pièces détachées. Si les techniciens doivent souvent attendre qu'un certain outil soit disponible pour effectuer leur tâche ou s'ils doivent marcher jusqu'au magasin pour se rendre compte qu'il n'y a pas de pièces de rechange disponibles, c'est un temps perdu qui aurait pu être mieux dépensé ailleurs.

Ce problème peut être résolu en mettant en œuvre les meilleures pratiques de gestion des stocks de pièces de rechange et en veillant à ce que les responsables/planificateurs de maintenance planifient le travail d'une manière qui tienne compte du nombre d'outils disponibles.

(Quand) devriez-vous effectuer une étude de temps clé ?

Pour décider si vous devez l'exécuter ou non, vous devez être en mesure de peser les points positifs et négatifs d'une étude de temps clé.

Si vous décidez que cela en vaut la peine et que cela peut vous indiquer des problèmes majeurs qui affligent votre service de maintenance, c'est parfaitement bien. Soyez simplement conscient de ses lacunes et de ce que les chiffres vous disent vraiment.

Souvent, un temps de clé faible vous indiquera simplement que le temps de vos techniciens n'est pas correctement utilisé. Vous devrez vous plonger dans des analyses supplémentaires et des causes courantes que nous avons expliquées ci-dessus pour trouver ce qui empêche vos techniciens de consacrer plus de temps aux actions de maintenance pratiques.

Faire ou ne pas faire, il n'y a pas d'essai

Si vous décidez d'effectuer une analyse du temps clé, vous seriez intelligent de vous souvenir de ces sages paroles de maître Yoda. Si vous voulez apprendre quelque chose d'utile de cet exercice, vous devez vous assurer que vos mesures sont aussi précises que possible. En d'autres termes, faites-le bien ou ne le faites pas du tout.

Si vos nombres de temps de clé sont faibles , la GMAO peut vous aider à détecter les inefficacités du flux de travail et à éliminer les causes du faible temps de serrage. Si vos chiffres sont élevés , la GMAO mobile peut toujours aider vos techniciens à être encore plus productifs grâce à des canaux de communication plus rapides, des listes de contrôle de maintenance préventive et un accès instantané à l'historique de maintenance. Si vous ne voulez pas mesurer le temps de clé , la GMAO propose de nombreux rapports pour suivre les performances de votre équipe de maintenance. Il couvre toutes vos bases.

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