Pourquoi les entreprises d'impression 3D devraient automatiser leurs processus de gestion des demandes et des commandes

Dans notre article précédent, nous avons exploré comment vous et vos clients pouvez bénéficier d'un logiciel de devis instantané (indice :en augmentant vos ventes et en améliorant l'expérience client).

Cependant, de nombreuses entreprises d'impression 3D souhaitent parfois que leurs clients soumettent des demandes d'examen et de tarification à leur équipe en interne.

Dans cet article, nous examinerons les défis auxquels les entreprises d'impression 3D peuvent être confrontées à ce stade et les solutions qui les aideront à gérer plus efficacement les demandes et les commandes.

Comment la gestion des demandes peut-elle devenir un goulot d'étranglement pour votre entreprise d'impression 3D ?

Nous avons identifié cinq défis courants auxquels les fournisseurs de services d'impression 3D sont confrontés lors de la gestion des demandes et des commandes d'impression 3D.

1. Un processus désorganisé pour recevoir des demandes

Le traitement, la hiérarchisation et le suivi des demandes d'impression 3D entrantes demandent beaucoup d'efforts, en particulier lorsqu'elles vous parviennent de différents canaux comme les e-mails et les appels téléphoniques.

Lorsque les clients envoient leurs fichiers de conception sous forme de pièces jointes par e-mail, avec des notes sur leurs besoins, la gestion de ce déluge de demandes peut être extrêmement chronophage et difficile à maintenir à mesure que votre entreprise se développe.

Ce processus devient encore plus compliqué lorsque les informations importantes concernant la demande sont manquantes ou qu'un type de fichier incorrect est envoyé. Dans cette situation, votre équipe doit passer beaucoup de temps à renvoyer un e-mail à un client pour obtenir les bonnes spécifications et attendre qu'il confirme ou clarifie ses besoins.

Du point de vue des clients, ces e-mails aller-retour sont gênants et ont un impact sur leur expérience globale avec votre entreprise.

2. Incapacité de traiter plus de commandes, plus rapidement

Les processus manuels sont un trou noir pour la productivité et un traitement plus rapide des commandes.

Lorsque vous recevez des fichiers CAO, vos chefs de projet doivent d'abord vérifier que les fichiers clients sont imprimables. Ce processus implique souvent l'utilisation d'un outil de réparation de fichiers STL distinct, dans lequel vous devez télécharger manuellement des fichiers et les réparer.

Une fois les fichiers réparés, vous saisissez les données de la demande dans Excel ou Google Sheets pour calculer les coûts, puis communiquez ces informations aux clients.

Répéter ce processus pour quelques demandes peut ne pas sembler être un problème majeur. Cependant, si vous essayez de traiter beaucoup plus de demandes, un scénario aussi courant devient rapidement très inefficace, sujet aux erreurs et non évolutif.

En conséquence, vous vous retrouverez dans un goulot d'étranglement de ne pas pouvoir traiter plus de demandes. Vous pouvez décider d'embaucher plus de personnes pour gérer l'augmentation. Cependant, cela entravera probablement la croissance de l'entreprise et créera beaucoup d'employés surmenés et stressés.

3. Il faut beaucoup de temps pour calculer les coûts des pièces imprimées en 3D et envoyer des devis aux clients

Les clients apprécient la réactivité et la rapidité lorsqu'il s'agit d'obtenir des informations telles que des estimations de coûts. Cependant, les processus de devis manuels consomment une grande partie du temps de votre équipe, tandis que vos clients sont obligés d'attendre des heures voire des jours avant de recevoir un devis d'impression 3D.

Les devis d'impression 3D instantanés ou quasi instantanés et le suivi des commandes en temps réel sont désormais une capacité essentielle pour générer de la valeur dans le secteur de l'impression 3D. Si les entreprises ne peuvent pas offrir ce service, elles peuvent constater que leurs conversions et la fidélité de leurs clients sont affectées négativement.

4. Absence de vue centralisée et en temps réel des demandes et des commandes 

À chaque point de contact manuel dans le traitement des demandes et des commandes, vous perdez la transparence dont vous avez besoin pour une gestion efficace d'une entreprise d'impression 3D.

Sans visibilité, vous ne pouvez pas répondre aux questions de base sur une commande sans avoir à rechercher la bonne information. Quand la commande a-t-elle été passée ? Quel était le montant de la facture ? Quand a-t-il été expédié ?

Trop d'informations stockées dans trop d'endroits entraînent également l'incapacité d'identifier et de hiérarchiser les commandes urgentes.

Les entreprises sont incapables de répondre aux principaux besoins des clients et aux volumes de commandes fluctuants et, par conséquent, ne peuvent pas expédier les commandes rapidement ou être plus proactives, perdant ainsi un avantage concurrentiel important.

5. Insatisfaction des clients 

Un domaine clé pour les entreprises d'impression 3D est de comprendre votre client et de gérer efficacement ses demandes. La capture précise des demandes et des commandes de vos clients est essentielle pour une exécution efficace des commandes.

Pour répondre aux attentes croissantes des clients, vous devez augmenter vos livraisons à temps et améliorer la cohérence et l'exactitude de vos promesses aux clients.

Avec les processus manuels, vous ne pouvez pas promettre avec précision des dates en fonction des délais et des estimations de planification de l'exécution. De plus, les longs délais de réponse aux demandes des clients et le fait de ne pas se connecter avec vos clients peuvent entraîner une baisse de la confiance des clients et une perte de clients fidèles.

Pourquoi devrais-je automatiser mon processus de gestion des demandes et des commandes ?

Si les défis ci-dessus vous semblent familiers, vous devrez devenir plus intelligent dans la gestion de vos demandes d'impression 3D entrantes.

C'est là que le logiciel d'automatisation du flux de travail d'impression 3D peut vous aider.

Surmonter les inefficacités au stade de la gestion des demandes consiste souvent à automatiser autant que possible le processus.

Pour vous aider à mieux comprendre les avantages de l'utilisation d'un logiciel de workflow, nous explorons ci-dessous comment il peut vous aider à automatiser les particularités de votre processus de gestion des demandes et des commandes.

5 façons clés d'utiliser le logiciel de workflow d'impression 3D pour améliorer la gestion des demandes

1. Suivi des commandes centralisé pour une meilleure visibilité

L'un des plus grands avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de flux de travail est le niveau accru de visibilité et d'organisation qui en découle.

Lorsque toutes vos demandes arrivent au même endroit, au lieu d'être dispersées dans des e-mails, des notes autocollantes ou des feuilles de calcul, rien n'est perdu ou oublié.

Une vue unique de tous les projets de demandes d'impression 3D permet également un meilleur contrôle des données, un meilleur service client et un traitement des commandes plus efficace.

« Les équipes de projet et de production peuvent désormais utiliser leur temps de manière plus efficace, le temps consacré à la génération de devis et au traitement des fichiers étant considérablement réduit. Cela signifie que l'équipe Paragon est en mesure de fournir un service client amélioré à ses clients, tout en continuant à offrir les délais d'exécution les plus rapides possibles . ”

Lire l'étude de cas Paragon>>

2. Calculs de coûts d'impression 3D simplifiés

Le logiciel de workflow d'impression 3D vous aide à accélérer les calculs de coûts internes et à envoyer plus rapidement des devis aux clients.

Vous pouvez configurer vos formules de tarification et calculer facilement les prix en fonction des paramètres sélectionnés, tels que la technologie d'impression 3D, les matériaux, la quantité, le temps de production, ainsi que les services de post-traitement.

De plus, le logiciel avancé d'automatisation du flux de travail offre également des outils intégrés d'analyse et de réparation de fichiers. Cela signifie que le processus de vérification que les fichiers CAO sont adaptés à l'impression 3D est entièrement automatisé, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.

Avec une grande partie du flux de travail de calcul des coûts d'impression 3D automatisé, votre équipe peut citer des pièces en quelques minutes, au lieu de plusieurs heures, en traitant plus de demandes et en répondant plus rapidement aux clients.

3. Communication plus efficace avec les clients

Une autre façon d'accélérer la réactivité des clients grâce à un logiciel de workflow est la communication automatisée à l'aide de modèles.

Le logiciel vous permet de créer une bibliothèque personnalisée de modèles PDF et de configurer des déclencheurs pour les e-mails automatisés aux clients.

Un exemple d'utilisation de cette fonctionnalité consiste à lier le statut de la commande à un modèle d'e-mail. Une fois que le statut de la commande change - par exemple, lorsque la commande est confirmée pour la production - il déclenche un e-mail automatisé à un client, l'informant de ce statut.

« Notre efficacité améliorée [avec l'aide d'AMFG] signifie que nous pouvons également fournir un service amélioré et sur mesure aux clients qui ont des projets plus complexes ou lorsqu'ils ont besoin de services en aval supplémentaires. C'est gagné, gagné ! ”

Rupert Sleightholme, Chef de Projets chez ARRK Europe

Le simple fait d'utiliser un modèle d'e-mail peut améliorer considérablement votre processus de communication client.

Premièrement, cela permet à votre équipe de passer plus de temps sur le travail d'impression 3D réel et moins de temps sur les allers-retours fastidieux.

Deuxièmement, les modèles d'e-mails vous aident à rester cohérent. Les modèles personnalisables vous permettent d'intégrer votre marque directement dans le modèle lui-même, y compris vos couleurs, votre logo et votre langue.

Enfin, les modèles d'e-mails vous aident à éliminer une grande partie des erreurs humaines et le risque d'envoyer des messages incorrects avec des conséquences potentiellement importantes.

En plus d'utiliser des modèles, certains outils d'automatisation de flux de travail vous permettent d'écrire et d'envoyer des e-mails via la plate-forme. Cela permet de centraliser la messagerie et de suivre plus facilement les fils de discussion.

4. Priorisation des demandes d'impression 3D

Certains logiciels de gestion de workflow d'impression 3D permettent de prioriser les demandes, ce qui peut être très bénéfique. Par exemple, vous pouvez vous assurer que votre meilleur client est toujours satisfait en traitant d'abord ses demandes.

Le logiciel de workflow d'AMFG, par exemple, permet d'attribuer les demandes à différents utilisateurs et de définir des niveaux de priorité, ce qui facilite la priorisation des demandes urgentes et des délais qui approchent rapidement.

La hiérarchisation des demandes aide également l'équipe à travailler plus efficacement, car elle ne va pas et vient entre les boîtes de réception, essayant de décider quoi faire ensuite.

5. Collaboration au sein de l'équipe

En plus des avantages de la gestion du flux de travail dont nous avons parlé ci-dessus, les solutions d'automatisation du flux de travail d'impression 3D peuvent améliorer la collaboration en équipe.

Les outils de communication intégrés permettent à votre équipe d'ajouter des notes de réunion, des notes de production et des annotations aux pièces, en gardant toutes les informations nécessaires en un seul endroit et mises à jour en temps réel.

Ainsi, par exemple, lorsqu'un client a des exigences spécifiques telles que la couleur, le matériau ou l'orientation des pièces, un chef de projet peut ajouter des notes aux pièces.

Ensuite, ces notes peuvent être partagées avec les ingénieurs de production, leur permettant de recevoir des données pertinentes et opportunes sur les pièces. Ceci, en fin de compte, permet de garantir que les pièces sont imprimées en 3D selon les bonnes spécifications.

La communication avec l'équipe via le logiciel de workflow vous aide à garder tout le monde au courant. De cette façon, non seulement vous restez aligné avec l'équipe, mais vous réduisez également les reprises et vous concentrez sur la livraison continue et rapide de pièces de haute qualité.

Automatiser la gestion des demandes et des commandes avec le logiciel MES d'AMFG

L'ensemble de ces avantages peut bouleverser considérablement vos processus de demande d'impression 3D et de gestion des commandes.

Sans les avantages du logiciel d'automatisation des flux de travail, les entreprises d'impression 3D auront du mal à surmonter les limites des étapes fragmentées et manuelles lors de la gestion des demandes.

Le logiciel MES d'AMFG aide à automatiser les processus liés aux demandes, et bien plus encore, afin que vous puissiez accélérer l'exécution des commandes et fournir à vos clients le meilleur service qu'ils méritent.

Découvrez tous les avantages de l'automatisation du flux de travail et améliorez l'étape de demande d'impression 3D avec AMFG