Découvrez les meilleures applications de collaboration pour les utilisateurs distants

Les membres de l'équipe ne sont pas toujours dans le même bureau, ou ils peuvent être sur la route chez les clients ou les fournisseurs. Les entreprises sont confrontées à une pénurie de compétences essentielles, elles embauchent donc des personnes quel que soit leur emplacement. Dans l'ensemble, les entreprises augmentent leur nombre de bureaux et d'emplacements distants, tirant parti de la technologie moderne qui facilite leur distribution. Ces situations ont obligé les entreprises à s'appuyer sur des outils de collaboration pour augmenter ou remplacer la communication en face à face pour les membres de l'équipe de projet.

Le marché des logiciels d'outils de collaboration se développe alors que les entreprises se tournent vers de nouveaux outils pour simplifier la collaboration. Global Market Insights prévoit un TCAC de 13 % jusqu'en 2024, pour un marché de 8,5 milliards de dollars pour les applications de collaboration. Cela semble faible par rapport aux 42 milliards de dollars prévus par Markets and Markets. La disparité peut être due aux différentes définitions de ce qu'est une application de collaboration, qui peut aller du stockage en ligne qui permet l'accès aux fichiers partagés à des applications telles que Microsoft Office 365 ou tout autre élément intermédiaire. Voici un aperçu de certains des meilleurs outils du marché.

1. Applications de collaboration de documents

Microsoft Office 365 propose des versions pour les utilisateurs ou les entreprises, avec des licences qui varient en fonction de l'étendue des applications impliquées. Toutes les versions incluent Office de base (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) dans le cloud et sur le bureau ainsi qu'un stockage en ligne dans OneDrive. Les utilisateurs peuvent partager l'accès à des dossiers ou à des documents uniques dans OneDrive et les modifier simultanément ou individuellement pendant que le logiciel garde une trace de toutes les versions. Les utilisateurs aiment Office 365 car il n'y a pas une grande courbe d'apprentissage avec les applications Office familières. Les versions d'entreprise d'Office 365 incluent SharePoint pour le stockage et le partage de fichiers sécurisés avec une sécurité de niveau entreprise.

Google Apps est similaire et a fait des percées dans l'espace de collaboration documentaire, en particulier avec la génération X. Cependant, ses outils sont loin d'être aussi complets que ceux de Microsoft.

2. Applications de stockage

Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive, IBM Box, Azure et même Amazon AWS offrent tous un stockage dans le cloud qui peut être utilisé comme outil de collaboration en permettant aux utilisateurs de stocker et de partager en toute sécurité divers fichiers. Les meilleurs outils assurent la synchronisation entre les versions des fichiers sur le bureau et dans le cloud, afin que les utilisateurs travaillent toujours avec les dernières versions.

Si le but de l'outil est simplement de partager l'accès aux fichiers et non une collaboration réelle, aucun de ces outils fonctionne bien. Mais si l'objectif est d'exploiter la matière grise combinée de l'équipe, une option qui permet l'édition en temps réel par plusieurs utilisateurs est imbattable.

3. Applications de conférence

GoToMeeting de Cisco, AT&T Connect, UberConference, Google Video &Chat et Microsoft Skype for Business permettent tous des conférences vidéo ou audio faciles qui peuvent rendre les réunions virtuelles simples et rentables. Encourager les utilisateurs à utiliser leurs caméras vidéo pendant les appels contribue à favoriser le sentiment de travailler ensemble tant que la bande passante du réseau peut le prendre en charge. Sinon, cela peut devenir un exercice de frustration. (Bien sûr, nous connaissons un outil de surveillance qui peut vous aider.)

Il existe littéralement des centaines de systèmes de collaboration disponibles. Outre ceux répertoriés ici, certains à vérifier incluent Slack, Wimi, Bitrix, HipChat, SamePage et Zoom. La qualité et l'étendue des outils varient sur toute la carte et peuvent ne pas toujours correspondre au prix, il est donc avantageux de procéder à des évaluations minutieuses. Le point le plus important à vérifier est la sécurité, suivi de l'utilité. Vous voudrez également prendre en compte le SLA et le support disponibles pour chacun, ainsi que les intégrations et les attentes en matière de performances. Ces éléments deviendront très importants, en particulier pour les sites distants sans ressources informatiques.