Capex vs Opex pour les dépenses informatiques

Le cloud offre de nombreuses alternatives intéressantes pour les entreprises et leurs équipes informatiques à la recherche de flexibilité et de déploiement rapide de toutes sortes d'applications, grandes et petites. Mais les modèles budgétaires existants - avec une forte tendance à la propriété (capex) plutôt qu'à la consommation selon les besoins (opex) - signifient que l'informatique est bloquée pour acheter des outils à l'ancienne. Les vieilles habitudes et styles de travail ont laissé aux organisations un budget d'investissement élargi mais un budget d'exploitation beaucoup plus petit, même si l'inverse a plus de sens dans un monde modèle SaaS axé sur les abonnements. Justifier le changement peut être très difficile.

Comment l'informatique peut-elle justifier le changement et passer à de nouveaux modèles et modes de dépenses ? Même si l'informatique est souvent impliquée dans les investissements de pointe qui aident finalement les organisations à changer, grandir et s'adapter, la mise en œuvre des changements au sein même de l'informatique, et entre l'informatique et d'autres services comme la finance, peut être intimidante.

Les entreprises qui ont besoin d'outils pour mieux gérer leurs applications ou leurs opérations ont traditionnellement pensé en termes d'achat simple d'un progiciel ou de licence pour une utilisation sur site. Cependant, par rapport aux options SaaS actuelles, cette approche s'accompagne presque toujours de coûts élevés. Cela peut également parfois limiter la flexibilité du déploiement, grâce à une utilisation supplémentaire ou à des frais par utilisateur.

L'un des facteurs qui empêchent les organisations d'adopter des alternatives basées sur le Web, qui sont généralement moins chères et plus flexibles, est simplement que leur budget existant, souvent essuyé avec la plus grande difficulté du côté financier de la maison, est livré en deux catégories :dépenses en capital (capex) et dépenses opérationnelles (opex).

Depuis l'époque de Big Iron et de la maison de verre proverbiale, l'informatique était l'une des activités les plus capitalistiques de la plupart des organisations. Les investissements initiaux en capital étaient énormes et les mises à niveau périodiques pouvaient presque être des décisions du type « parier de l'entreprise ». De toute évidence, le monde a changé. L'adoption rapide du cloud redéfinit les hypothèses économiques et l'aspect et la convivialité de l'informatique. Il y a une pression sur l'informatique pour fournir une valeur commerciale, plutôt que de simplement dépenser de l'argent. Mais les modèles budgétaires n'ont souvent pas rattrapé leur retard. Année après année, l'informatique a dû supporter des réductions de coûts, mais les réductions ont souvent été appliquées contre les hypothèses de cette répartition capex/opex.

Les financiers, bien sûr, ont souvent leurs propres préoccupations. L'une est que les dépenses d'exploitation ont généralement des conséquences fiscales différentes des dépenses d'investissement. Selon les conditions spécifiques d'une organisation individuelle, cela peut avoir beaucoup d'importance.

Politique pour plus d'Opex

Alors, comment pouvez-vous plaider en faveur d'une augmentation des dépenses d'exploitation (pour une modernisation stratégique) et d'une réduction des dépenses d'investissement ?

Il aide à comprendre les problèmes financiers auxquels votre organisation est confrontée et les stratégies qu'elle emploie pour la gestion de la trésorerie, les investissements à long terme et plus encore. Mais vous pouvez aussi avoir du succès en commençant plus près de chez vous. Certains responsables informatiques hésitent à faire pression pour passer aux dépenses d'exploitation car, de deux manières, cela peut sembler se mettre la tête sur le billot. Tout d'abord, si vous faites bouger le bateau, vous risquez d'éroder le budget dont vous disposez. Si vous suggérez que vous n'avez peut-être pas besoin d'autant d'investissements et que vous voulez plus d'investissements, les responsables des finances pourraient essayer de réduire les deux ! Ensuite, il y a la préoccupation plus large que le déplacement des dépenses peut signifier un engagement dans de nouvelles façons de fonctionner. Et si quelque chose ne va pas avec un changement auquel vous vous êtes engagé si publiquement dans le cadre du processus budgétaire, plutôt que de poursuivre dans les coulisses, à qui la faute ?

Assez juste. Alors, commencez par une vision de l'endroit où vous voulez aller. Demandez-vous jusqu'où vous voudriez que votre entreprise aille dans le cloud et combien de fonctions voudriez-vous retirer du cycle d'investissement. Ensuite, réduisez un peu cette vision et enduisez-la de beaucoup de raisonnements minutieux à présenter aux équipes financières et à d'autres équipes commerciales comme les achats. Montrez que vous avez un plan, pour cette année et pour les deux ou trois ans à venir. Cela peut sembler risqué, mais cela n'a pas besoin d'être à toute épreuve et exact. Laissez une marge de manœuvre et mettez l'accent sur la flexibilité dont vous aurez besoin pour saisir les opportunités émergentes.

Concentrez-vous, en général, sur les opportunités que le cloud présente pour l'informatique et pour l'entreprise, à savoir des coûts réduits et une plus grande flexibilité. Mais ni vous ni la haute direction ne serez probablement désireux de passer d'un journal à un autre en cours de route, également connu sous le nom d'approche big bang. Alors, suggérez un objectif de déplacer, disons, 5 % des dépenses d'investissement en dépenses d'exploitation pendant trois ans afin que vous puissiez tester de nouvelles façons de faire les choses sans risquer toute l'opération.

Établissez un plan B (et peut-être même un plan C) pour les dépenses informatiques

Tout le monde dans la gestion sait (ou peut être persuadé) que l'informatique évolue rapidement et que les implications pour chaque entreprise sont un peu différentes. VOTRE rôle est de prendre des mesures sensées.

Ensuite, revenez à la ligne du bas. Ne promettez pas de continuer à réduire, mais suggérez que le cloud, bien fait et appliqué à des domaines à haute valeur ajoutée, peut avoir un impact immédiat et peut préparer la voie à une exploration plus approfondie de l'opportunité du cloud.

Rappelez-vous, ainsi qu'à vos chefs d'entreprise, que le résultat final devrait être une informatique plus rentable sans avoir besoin d'investissements périodiques importants pour mettre à jour les outils et les systèmes. C'est un argument très puissant. Commencez par vous convaincre et les autres suivront.