Qu'est-ce que le CAFM ? Explication du logiciel de gestion des installations assisté par ordinateur

La gestion des installations est beaucoup de travail. Le logiciel CAFM est là pour vous aider en permettant aux entreprises de déplacer les tâches de gestion des installations vers la sphère numérique.

Bien que cela semble sophistiqué, cette introduction n'a sûrement pas répondu à beaucoup de vos questions.

Que couvrent exactement les systèmes CAFM ? Quelles sont leurs principales caractéristiques et avantages ? Comment se comparent-ils avec d'autres logiciels FM tels que CMMS, IWMS et ERP ?

Ce sont toutes de bonnes questions auxquelles on ne peut répondre en quelques paragraphes.

Allons-y. 

Qu'est-ce que le CAFM ?

CAFM signifie Computer-Aided Facilities Management. Lorsqu'il est formulé ainsi, il est beaucoup plus facile de comprendre ce que le logiciel CAFM vise à faire - il vous aide à rationaliser la gestion des installations en conservant toutes les informations pertinentes au même endroit.

La technologie CAFM combine l'administration des affaires, la science du comportement, l'architecture et les concepts d'ingénierie afin d'améliorer la fonctionnalité organisationnelle. Il aide les gestionnaires d'installations à suivre, gérer et rendre compte des opérations commerciales quotidiennes dans leur installation.

Bien que le CAFM ait de nombreuses facettes différentes, il est utile de le considérer comme un outil complet de gestion d'installations commerciales ou de bâtiments.

Ne vous inquiétez pas si vous ne comprenez toujours pas ce que fait réellement le logiciel CAFM. Pour obtenir une image complète, vous devez examiner les fonctionnalités principales (que nous aborderons plus tard dans l'article).

Qui a besoin d'un système CAFM ?

Eh bien, toute personne qui a besoin de gérer une installation complexe et a le sentiment que les choses lui échappent.

Plaintes constantes, montagnes de paperasse, aucun moyen d'évaluer les coûts opérationnels et autres informations critiques, pertes opérationnelles dues à des processus inefficaces, des pannes d'équipement ou une mauvaise utilisation de l'espace et des actifs - ce ne sont que quelques-uns des problèmes que CAFM essaie de résoudre.

La gestion des installations assistée par ordinateur est utile pour reconstituer le puzzle des finances, des ressources humaines, de la gestion et des problèmes physiques logistiques.

Les entreprises commencent même à embaucher des administrateurs CAFM en raison de leur grande facilité d'utilisation. Ils s'occupent des détails de la procédure afin que les responsables des installations puissent rester concentrés sur la situation dans son ensemble et planifier en conséquence.

Caractéristiques clés du logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur

Différents systèmes CAFM offrent des fonctionnalités différentes. Cela étant dit, les fonctionnalités de base dont nous discutons ci-dessous devraient être trouvées dans toute meilleure solution CAFM.

Planification et gestion de l'espace

Les systèmes CAFM intégrés vous donnent une image complète de la façon dont vos installations sont utilisées. Pour ce faire, ils offrent un moyen pratique de stocker des informations sur les actifs, des plans d'étage, l'emplacement de l'équipement, etc.

La plupart de ces outils sont conçus pour optimiser la planification et la gestion de l'espace. Ils peuvent prescrire les meilleures dispositions en fonction de l'espace alloué. Certains d'entre eux vont même jusqu'à définir comment l'équipement doit être utilisé pour optimiser les processus.

Gestion de la maintenance

CAFM vous permet de planifier les opérations de maintenance à différents intervalles de temps, ou en fonction des performances de l'équipement directement dans le logiciel. Ces contrôles de maintenance préventive maintiennent les coûts bien inférieurs à ce que coûteraient les réparations d'urgence ou les (pires) remplacements. De plus, le logiciel vous permet de gérer vos actifs tout au long de leur cycle de vie.

Si vous envisagez d'exécuter des stratégies de maintenance plus avancées comme la maintenance prédictive ou si vous avez besoin d'un aperçu plus détaillé de vos opérations de maintenance, votre meilleur pari est d'utiliser un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO).

Administration physique du bâtiment

Le logiciel CAFM a la capacité de se connecter aux unités CVC, à l'éclairage, aux systèmes de verrouillage et à d'autres équipements de vos bâtiments. Ces fonctionnalités permettent aux gestionnaires d'installations d'allumer et d'éteindre l'équipement sans nécessairement être présents. La plupart des systèmes CAFM surveillent également les relevés de vos compteurs et vous alertent lorsqu'un équipement a besoin d'être supervisé.

Réservations d'espace

Un logiciel de gestion d'installations assisté par ordinateur vous permet de louer des parties d'installations à des clients. Les gestionnaires, en facturant l'utilisation de chaque espace dans vos installations, génèrent des revenus supplémentaires pour leurs organisations. CAFM peut également optimiser l'espace de votre installation à des fins commerciales. Le logiciel permet à chaque gestionnaire immobilier de naviguer dans la location et la gestion immobilière en :

• Gestion des baux à long terme
• Suivi des statuts des contrats
• Location d'espaces d'installations
• Suivi des besoins des locataires 

Suivi des incidents/événements

Les solutions CAFM peuvent également servir de bases de données pour le suivi et le stockage des rapports d'incident. Chaque fois qu'un problème de sécurité est signalé dans votre établissement, vous pouvez l'ajouter aux rapports et le récupérer à tout moment dans le futur. Cela aide les responsables à se préparer aux audits et aux inspections.

Analyse des performances énergétiques

Le logiciel CAFM vous aide à suivre votre consommation d'énergie et vos performances en surveillant les données de vos factures de services publics. Ces données incluent les sources énergétiques et non énergétiques. CAFM compare ensuite cela à vos installations concurrentes de même taille pour mieux évaluer votre empreinte environnementale.

Ces informations vous aident à évaluer si vos projets de développement durable sont bien mis en œuvre. Ils permettent également à chaque responsable de déterminer si d'autres projets de développement durable doivent être mis en œuvre pour améliorer les performances et gérer des coûts réductibles.

Avantages de l'utilisation du logiciel CAFM

Bien que vous puissiez déduire la plupart d'entre eux de tout ce que nous avons couvert jusqu'à présent, voici un bref aperçu des avantages que vous pouvez retirer en utilisant le logiciel CAFM.

Durée de vie des actifs prolongée

CAFM propose des fonctionnalités de base de gestion de la maintenance qui vous aideront à maintenir vos actifs physiques (équipements, mobilier, infrastructures…) en bon état. Cela peut également entraîner une augmentation notable des performances, de l'utilisation et de la durée de vie des actifs.

Sécurité accrue

Un équipement correctement entretenu et entretenu est exponentiellement moins susceptible de tomber en panne ou de mal fonctionner. Rien qu'en 2019, l'OSHA a signalé environ 3 500 accidents mortels sur le lieu de travail causés par un danger ou une violation de la sécurité.

Les systèmes CAFM aident les gestionnaires d'installations et de bâtiments à suivre toutes sortes d'incidents de sécurité, qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement, être liés à un dysfonctionnement de l'équipement.

Toutes les données de l'établissement en un seul endroit

Au fur et à mesure que vous utilisez un système CAFM, vos données continuent d'être collectées et stockées sur une plate-forme centralisée. Il s'agit de données sur tous vos équipements et actifs physiques, vos bâtiments et votre espace, vos projets d'immobilisations, etc.

Vous pouvez configurer des tableaux de bord personnalisés pour présenter les données et suivre les indicateurs de performance clés. Vous pouvez générer rapidement et facilement des rapports pour des informations précises et approfondies. Avec cela à votre disposition, il est beaucoup plus facile d'optimiser vos ressources internes.

Économies de coûts 

Le logiciel CAFM est non seulement extrêmement fonctionnel, mais possède également d'énormes pouvoirs de réduction des coûts :

• Moins d'équipements en panne =moins d'argent dépensé pour les réparations et l'achat d'équipements de remplacement
• Espaces mieux organisés =meilleure utilisation de l'espace et des actifs, sans perdre d'argent sur les espaces inutilisés
• Contrôle de vos habitudes de consommation d'énergie =plus d'argent dans votre poche pour d'autres dépenses.

CAFM, IWMS, GMAO ou EAM :lequel est fait pour vous ?

Le monde de la gestion des installations est plein d'acronymes. Pour quiconque débute en tant que gestionnaire d'installations, cela peut être très déroutant. Même les managers chevronnés peuvent avoir besoin de rafraîchir leur jeu d'acronymes.

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Il existe des tonnes de fournisseurs de logiciels de maintenance différents. La confusion survient en raison du chevauchement considérable entre les fonctionnalités qu'ils offrent.

C'est pourquoi nous avons décidé de répondre à une question très raisonnable :quelle est la différence entre IWMS, CMMS, CAFM et EAM ?

IWMS

Un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS) est une plate-forme logicielle conçue pour administrer et optimiser les ressources du lieu de travail, y compris l'immobilier, l'infrastructure et les installations.

La façon la plus simple de décrire IWMS est qu'il offre généralement tout ce que vous pouvez trouver dans un logiciel CAFM, et plus encore. Un CAFM sous stéroïdes, si vous voulez.

Outre les fonctionnalités CAFM énumérées ci-dessus, IWMS peut également inclure :

• fonctionnalités flexibles de gestion de l'immobilier et des baux
• fonctionnalités de gestion de projet
• fonctionnalités de gestion de l'environnement
• fonctionnalités de gestion de la salle de courrier
• fonctionnalités de gestion des visiteurs

GMAO

Un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) est une plateforme numérique centralisée qui peut être utilisée pour automatiser, rationaliser et simplifier toutes vos opérations de maintenance. Pour ce faire, il conserve toutes les informations pertinentes sur vos ressources de maintenance (main-d'œuvre, actifs, inventaire) en un seul endroit.

Le logiciel de GMAO est utilisé pour :

• Gérer les demandes de travail 
• Planifier et surveiller tous les travaux de maintenance
• Suivre l'inventaire des pièces de rechange et prévoir les besoins futurs en matière d'inventaire
• Gérer efficacement les actifs
• Gérer les contrats et les fournisseurs de maintenance
• Suivre et gérer les coûts de maintenance associés aux actifs, aux pièces, aux sous-traitants, aux fournisseurs, etc.
• Suivre et rendre compte de tous les aspects des travaux de maintenance

La GMAO peut être utilisée par toute organisation qui souhaite prendre soin de manière proactive de ses actifs physiques. C'est crucial pour les organisations qui ont des actifs complexes et qui ont un besoin urgent de minimiser les pannes d'équipement imprévues.

Logiciel EAM/ERP

La gestion des actifs d'entreprise est utilisée par les organisations axées sur la production pour planifier, optimiser, exécuter et suivre toutes les activités de maintenance avec les priorités, les compétences, les matériaux, les outils et les coûts associés. Et le logiciel EAM est conçu pour soutenir cette idée.

Comparaison directe des fonctionnalités

Utilisez ce tableau comme une ligne directrice, pas comme une règle écrite dans le marbre. Le tableau est censé représenter ce que vous pouvez trouver dans un logiciel moyen. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas trouver une solution de GMAO robuste qui offre des fonctionnalités spécifiques au logiciel CAFM et vice versa.

Avant tout type d'achat, vous devez d'abord examiner vos besoins organisationnels. Quels sont vos défis en ce moment ? Que doit pouvoir résoudre le logiciel ? Quel est votre budget ?

Lorsque vous savez cela, vous devez faire des recherches. Présélectionnez les fournisseurs en croisant leurs fonctionnalités disponibles avec vos besoins. Après cela, faites une démonstration ou un essai afin d'avoir une expérience pratique. La plupart des voitures ont quatre roues, mais elles ne conduisent pas de la même manière. C'est le seul moyen de tester si le logiciel est convivial.

Il y a quelque temps, nous avons écrit un guide sur la façon d'examiner et de choisir un logiciel de maintenance. Pour toute personne intéressée, ce guide décrit le processus ci-dessus de manière beaucoup plus détaillée.

Un faux dilemme

Un faux dilemme est une erreur logique qui dit que vous devez choisir entre deux options, alors que vous en avez plus. Ne fuyez pas tout de suite, nous ne commençons pas un cours de philosophie, tout cela prendra tout son sens dans une minute.

De nombreux gestionnaires d'installations pourraient tomber dans ce piège, pensant que leurs deux seules options sont d'acheter l'une de ces solutions logicielles ou de n'en utiliser aucune. Ce n'est tout simplement pas le cas.

Bien qu'il y ait forcément un petit chevauchement, le plus souvent, le choix optimal est d'opter pour une combinaison.

Par exemple, de nombreuses solutions ERP et CAFM ont des fonctionnalités très limitées pour gérer les travaux de maintenance. Dans ce scénario, une organisation peut intégrer une GMAO à sa solution ERP/CAFM pour offrir un support complet pour toutes leurs activités de gestion de la maintenance.

Par exemple, Limble CMMS peut s'intégrer à votre SAP pour former une solution globale de gestion des installations pour les grands et les petits fabricants.

En fin de compte, tout dépend des besoins spécifiques de votre organisation.

La gestion des installations dans la nouvelle ère

La gestion des installations d'aujourd'hui ne se limite pas à l'espace de travail. Il s'agit de l'utilisation des actifs, de la sécurité physique et de la cybersécurité, du bien-être des employés, de la consommation des ressources et de la gestion des risques.

Votre travail et vos connaissances en tant que gestionnaire d'installations sont déterminants pour l'avenir de votre installation. Utilisez CAFM, CMMS et d'autres ressources disponibles pour soutenir votre travail quotidien et offrir le meilleur service possible.