Repenser l'appel d'offres :utiliser les données pour obtenir précision et agilité

La plupart des professionnels de la chaîne d'approvisionnement conviendraient que le processus annuel traditionnel d'approvisionnement des transporteurs sur l'ensemble du réseau présente des inefficacités. L'accès à de meilleures données modifie la façon dont les organisations fonctionnent, et il est temps que les stratégies de transport changent également. Pourtant, de nombreux services des transports continuent de suivre les mêmes mouvements.

Historiquement, le processus d'approvisionnement des transporteurs prenait beaucoup de temps. Les expéditeurs consacrent un temps considérable à la préparation et à l'examen des demandes de propositions (RFP) afin d'identifier les bons transporteurs en fonction du prix, du service, de la fiabilité et de la compatibilité du réseau. À leur tour, les transporteurs passent du temps à répondre à ces appels d'offres. Après ce qui est généralement un processus long et laborieux, des accords sont conclus et des contrats sont signés.

Au fil du temps, des défis et des changements imprévus dans les réseaux de transport des deux parties peuvent entraîner la rupture des accords. Cela oblige les expéditeurs à se démener pour trouver de nouveaux partenaires de transport sur le marché au comptant ou via le courtage, ou des transporteurs à la recherche de chargements de camions supplémentaires pour remplir la capacité.

Avec les bonnes stratégies d'approvisionnement axées sur les données, de meilleures pratiques d'appel d'offres conduiront à des réseaux plus stables et productifs, et à des relations expéditeur-transporteur plus solides.

Construire un réseau de transport plus solide

Qu'est-ce qui empêche les expéditeurs de mener une meilleure demande de propositions de transport ? Un manque de visibilité au-delà de leurs réseaux immédiats et de leurs propres empreintes de fret. Les informations disponibles pour un expéditeur sont celles de sa propre empreinte réseau, mais ce n'est qu'une petite partie d'un tableau beaucoup plus vaste. Lorsque les expéditeurs sont limités par des ensembles de données incomplets, ils sont incapables de comprendre comment les réseaux de transporteurs interagissent avec l'écosystème de fret au sens large.

Avec le bon partenaire de transport, les expéditeurs peuvent utiliser des données plus précises et plus solides pour obtenir une vue plus large des réseaux de transporteurs en dehors du leur, en tant qu'entrée dans leurs stratégies d'approvisionnement en fret. Ils peuvent évaluer l'empreinte de fret d'expéditeurs similaires aux États-Unis et réduire les chiffres aux performances au niveau des voies afin de prendre en compte tous les facteurs influençant les résultats des taux.

Un consultant en chaîne d'approvisionnement traditionnel peut fournir aux expéditeurs un vidage de données avant l'appel d'offres. Ces informations offrent des instantanés de certains moments au cours de l'année précédente. Le problème est que ce type de données est beaucoup trop épisodique et peut être faussé par sa portée limitée. Cela pourrait aider les expéditeurs à identifier les tendances macro, mais des données de transport plus inclusives avec une granularité accrue et ouvrir un potentiel stratégique spécifique au réseau d'un expéditeur.

Les données de l'année dernière sont limitées dans leur capacité à aider un expéditeur à surmonter l'incertitude à la suite d'une catastrophe naturelle, à fournir des conseils après des changements économiques inattendus ou à montrer que les transporteurs se conforment aux derniers accords de fret.

Au lieu de cela, les expéditeurs devraient analyser les données vivantes derrière les réseaux de transport en constante évolution, rapprochant ainsi les informations et les informations du temps réel. Cela ajoute de l'agilité à la stratégie de la chaîne d'approvisionnement et permet aux responsables du transport d'effectuer des ajustements calculés en continu tout au long de l'année.

Identifier le bon mélange de transporteurs

L'approche traditionnelle d'un appel d'offres d'un transporteur consiste simplement à mettre le réseau d'un expéditeur en appel d'offres. Malheureusement, des preuves anecdotiques sont souvent utilisées pour mener les appels d'offres des transporteurs. Les professionnels de la chaîne d'approvisionnement entendent des histoires de pairs et de prédécesseurs de l'industrie sur les transporteurs auxquels ils peuvent faire confiance, mais ces informations anecdotiques peuvent ne pas être fiables. Ce biais influence les transporteurs qui figurent sur la liste restreinte.

Considérer la réputation d'un transporteur est certainement une sage décision. Mais sauvegarder les histoires avec des chiffres précis est un moyen beaucoup plus efficace de déterminer les transporteurs à inclure dans les événements RFP. La réputation mise à part, les expéditeurs doivent toujours examiner si le transporteur convient bien à leur réseau. C'est en évaluant des données fiables que cette détermination doit être prise.

Les expéditeurs ont tendance à avoir un noyau de transporteurs avec lesquels ils ont développé des relations de longue date. À bien des égards, c'est l'idéal. Des relations solides sont nécessaires pour soutenir la chaîne d'approvisionnement. Cependant, étant donné que les marchés changent constamment, il est impératif que les expéditeurs examinent les données et réévaluent régulièrement les transporteurs partenaires afin de déterminer s'ils représentent toujours la bonne solution pour le réseau de transport de l'expéditeur.

Traditionnellement, de nombreux expéditeurs gèrent les appels d'offres avec l'idée que le transporteur avec l'offre la plus basse remporte le travail. Mais trop de transporteurs à bas prix qui offrent un service médiocre et une capacité peu fiable introduisent un risque supplémentaire pour le réseau de transport.

Dans certains cas, par exemple, ces partenariats s'effondrent parce que le transporteur ne s'aligne pas naturellement sur les expéditions de l'expéditeur. Cette offre à bas prix coûte désormais plus cher à l'expéditeur, car il se dirige vers le marché au comptant pour trouver de nouveaux transporteurs pour traiter les expéditions à la dernière minute. Cela signifie probablement que l'expéditeur paie des tarifs de fret plus élevés que prévu initialement.

Cela peut être évité si l'expéditeur utilise les bonnes données pour identifier un partenaire stable au début de l'appel d'offres, puis surveille systématiquement les performances et l'adéquation. L'identification des partenaires transporteurs qui correspondent le mieux à un réseau au-delà des attentes typiques offre des avantages substantiels pour les expéditeurs et les transporteurs.

Une opportunité souvent manquée parmi les gros expéditeurs est d'envisager des transporteurs de petite et moyenne taille. Bien que les « meilleurs transporteurs » détiennent une part de marché majoritaire, les partenariats avec des transporteurs qui exploitent des flottes plus petites, offrent une spécialisation en matière de fret ou desservent une région spécifique offrent des avantages uniques.

Un transporteur plus petit peut ne pas avoir une grande équipe de vente ou un budget marketing important, mais il peut tout de même être la solution idéale pour le réseau de transport d'un expéditeur. Les transporteurs qui se concentrent sur le service régional peuvent être de bons partenaires car ils disposent de réseaux actifs autour des voies clés. Bien que les transporteurs nationaux puissent envoyer des camions dans ces zones, cela pourrait entraîner le coût supplémentaire de retirer un conducteur d'un volume de réseau plus dense. Les petits transporteurs peuvent également être des partenaires solides car ils sont motivés à prioriser les besoins d'un expéditeur, plutôt que seulement

fournir une relation transactionnelle.

Construire un portefeuille sain de transporteurs est un défi. Les expéditeurs ont besoin d'une base de partenaires fiables, mais ils devraient également évaluer ces partenariats et rester ouverts à travailler avec des transporteurs moins connus - les joyaux cachés. Ces transporteurs à croissance plus modeste peuvent compléter les principaux transporteurs du réseau d'un expéditeur. La meilleure façon d'atteindre cet équilibre est d'utiliser des données de transport fiables.

Au-delà du « nombre d'épargne »

Pour la plupart des responsables du transport, les économies et l'évitement des coûts sont essentiels lorsqu'ils travaillent avec des consultants et des partenaires :combien d'argent allez-vous me faire économiser ? Quel est le retour sur investissement ? Les chiffres des économies sont basés sur des données anciennes, représentant à quoi ressemblait un réseau de transport l'année dernière, les prévisions de ventes et le niveau de production attendu dans les installations de fabrication. Toutes les personnes impliquées savent qu'il ne s'agit que d'estimations et que les choses vont certainement changer dans les mois à venir. Les économies dans ce contexte ne sont jamais garanties.

Il existe des mesures plus solides qui peuvent fournir plus d'informations et une plus grande valeur à une stratégie de transport. L'expéditeur respecte-t-il les exigences de ramassage et de livraison à temps de ses clients ? L'expéditeur respecte-t-il le budget fixé pour son réseau de transport ? Ces objectifs devraient être tout aussi importants que la réduction des coûts de transport, sur la base d'un nombre subjectif d'économies défini au début du processus de RFP.

Le besoin de données de transport précises

À une époque où le commerce électronique et l'expédition directe au consommateur deviennent de plus en plus vitaux pour de nombreuses chaînes d'approvisionnement, le transport est un élément essentiel de l'exécution d'une stratégie efficace.

S'assurer que les expéditeurs mettent en place et exploitent les meilleurs réseaux possibles aidera les équipes de transport à respecter leur budget, tout en différenciant leurs entreprises de leurs concurrents. Pouvoir accéder à autant de données que possible, interpréter ces données, identifier les tendances clés et les utiliser pour identifier les meilleurs partenaires est essentiel pour une chaîne d'approvisionnement agile.

L'importance de ces données s'étend au-delà du processus d'appel d'offres. Par exemple, la visibilité des données pourrait identifier l'endroit le plus avantageux pour une nouvelle installation de distribution, en fonction des entrées et des sorties de camions dans une zone particulière. Une telle connaissance permet à l'expéditeur d'accéder facilement aux véhicules qui viennent de livrer du fret et doivent ramasser un nouveau chargement.

La première étape vers un réseau de transport plus efficient et efficace consiste à trouver des partenaires de la chaîne d'approvisionnement et des consultants experts qui peuvent donner accès à une multitude de données précieuses. Ces partenaires peuvent aider les expéditeurs à appliquer ces informations à une stratégie de transport efficace, tout en surveillant les performances et en fournissant des conseils sur les initiatives d'amélioration continue.

Les relations sont importantes. Les histoires et l'expérience entourant le service et la fiabilité aident à la prise de décision. Mais les données ont leur propre histoire à raconter.

Heather Mueller est directrice des opérations de Breakthrough Supply Chain.