Coût et importance de la documentation en ingénierie

Instructions de travail mal rédigées, procédures d'exploitation standard, dessins et plans incorrects, des appareils mal construits, des équipements de production inappropriés et un aménagement du poste de travail mal conçu ne sont que quelques exemples qui contribuent à l'erreur humaine. Ces documentations mal écrites ajoutent des problèmes supplémentaires qui auraient pu être évités. Il n'est pas rare de trouver des composants fabriqués selon des instructions obsolètes, car les informations correctes ont été retardées pour parvenir au travailleur. La mauvaise qualité de la conception et de la documentation est une cause majeure d'inefficacité des processus de production, entraînant directement des retards, des retouches et des variations, et contribuant à augmenter le temps et les coûts du projet, à la fois pour le client et votre entreprise. Mais une documentation appropriée ne se limite pas aux documents d'ingénierie, non, elle implique chaque personne travaillant dans cette entreprise. Voyons comment une mauvaise documentation peut retarder même les meilleures entreprises.

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Comment ça marche

La qualité de la conception et de la documentation produite a une influence majeure sur la performance globale et l'efficacité des projets de production. Les concepteurs fournissent les plans de base pour représenter les idées et les concepts dont les fabricants ont besoin pour faire de leurs produits une réalité. Cependant, c'est la qualité de la documentation fournie qui détermine l'efficacité et l'efficience des délais de production. Une conception et une documentation inadéquates et déficientes ont un impact sur l'efficacité du processus de production en entraînant des retards, des retouches et des variations, contribuant à augmenter la durée et les coûts du projet. Mais, il y a des niveaux avant que la fabrication ne se produise qui peuvent retarder ce processus, voire arrêter la production.

Catégories de documentation

Il existe un nombre incalculable de documents utilisés dans chaque entreprise. Ils peuvent aller de l'assurance qualité à la fabrication. Sans parcourir une liste complète de toute la documentation qu'une entreprise utiliserait, nous allons plutôt résumer la documentation en plusieurs catégories ci-dessous.

• Documentation de gestion comprend les documents de planification, de soutien et de planification, la documentation organisationnelle et les procès-verbaux de réunion.
• Documents d'assurance qualité inclure la politique d'assurance qualité et les procédures, définitions, normes, modèles et instructions définis pour prendre en charge le traitement de tous les documents, afin de garantir que les documents sont préparés de manière cohérente et maintenus pour soutenir le développement de manière optimale.
• Documentation d'ingénierie comprennent les spécifications techniques, les dessins techniques, les illustrations techniques et sont prêts à établir la conception. Ces documents constituent la base du développement effectué par les instituts, les sous-traitants, les fournisseurs et la fabrication.
• Fabrication, assemblage, test et installation documents sont prêts à soutenir et à documenter le développement et la validation de l'équipement, en particulier ceux qui sont développés et fabriqués pour l'achèvement.

Jetons un coup d'œil à chacune de ces catégories et voyons les effets d'une mauvaise documentation et comment cela peut coûter du temps et de l'argent.

Documentation de gestion

Se concentrer sur l'entreprise est une fonction principale de la gestion et garder une trace de tout est une corvée qui peut perturber même les meilleurs. Documenter correctement chaque transaction, qui est responsable ou quelles missions, et les délais de planification sont essentiels à la gestion d'une entreprise productive.

Dans toute entreprise, des transactions financières allant des dépôts aux fournitures sont effectuées. Il est important de conserver un enregistrement clair et correctement documenté des reçus, des factures et des frais pour les rapports de dépenses et de revenus de l'entreprise. La dernière chose que tout le monde veut faire est de se déplacer et de rechercher les reçus de dépenses d'articles qui ont disparu. Pour les grandes entreprises, la gestion se déplace à travers les revenus et les dépenses à un rythme accéléré. Avoir un système de documentation bien développé permettrait d'économiser du temps et des problèmes plus tard.

Le temps passé loin de l'équipe et la collecte de documents peuvent conduire à l'échec, s'ils ne sont pas menés correctement. Le temps passé loin de l'équipe signifie en fait que la direction ne se consacre pas à ses tâches de leadership. Et pire encore s'ils en arrivent au point où la recherche de la documentation leur fait perdre du temps à d'autres tâches cruciales, les choses peuvent empirer à l'approche des échéances.

Documentation d'assurance qualité

L'assurance qualité est un moyen de prévenir les erreurs ou les défauts des produits fabriqués et d'éviter les problèmes lors de la livraison des produits ou des services aux clients. L'assurance qualité est appliquée à la pré-production physiquement achevée pour vérifier que le produit répond aux spécifications et aux exigences, et pendant les cycles de production de fabrication en validant une partie des échantillons et qu'ils répondent à un contrôle qualité spécifique. L'assurance qualité joue un rôle essentiel dans les projets documentés à grand volume et garantit que les normes sont respectées tout en respectant ou en améliorant les contraintes de coût et de temps.

Une grande partie de la qualité requise est dictée par le client ou les spécifications de conception données à l'ingénieur. Une documentation appropriée est nécessaire pour adhérer à ces spécifications. Si les échantillons sélectionnés sont évalués sur la base de critères incorrectement indiqués dans le document de spécification du produit, la validation de l'échantillon sera alors basée sur des informations incorrectes.

L'assurance qualité est la dernière étape avant que la production ne donne le feu vert pour un lot de production. Que se passe-t-il si les documents sont incorrects et que la validation a été effectuée sur la base de spécifications incorrectes ?

À ce stade, l'employé de l'assurance qualité vérifie uniquement que le produit respecte ou dépasse les spécifications ciblées. Si les informations ont été incorrectement saisies dans la feuille de conception, l'employé de l'assurance qualité agite le lot car il répond aux spécifications indiquées.

Que se passe-t-il une fois que le produit arrive sur le marché et s'avère qu'il n'est pas réellement conforme aux normes réglementaires ? Ceci est particulièrement mauvais pour les entreprises qui fabriquent des produits qui peuvent directement ou indirectement impliquer la sécurité publique. Dans un scénario moindre, l'entreprise se rendrait compte de l'erreur et rappellerait la commande avant toute perte immédiate. Mais, il y a assez souvent l'erreur que des pertes humaines en résultent, faisant d'une simple erreur de documentation une crise d'entreprise.

Les rappels mis en œuvre avant le sinistre n'ont souvent besoin que de remplacer la pièce par le composant validé. Mais, dans le pire des cas, la pièce a entraîné la mort de quelqu'un et maintenant le remplacement du composant serait le moindre des soucis de l'entreprise.

L'assurance qualité est la dernière étape avant que les produits ne puissent être commercialisés, et si la validation n'est pas correcte, les conséquences pourraient être énormes. Il s'agit de l'étape finale qui peut tenir compte de l'erreur humaine tout au long du processus, de la conception à la fabrication pour vérifier les normes et les spécifications du produit.

Documentation de conception et d'ingénierie

La conception et l'ingénierie des projets est un processus complexe et exigeant, et son succès dépend fortement d'une bonne communication entre les membres des équipes de conception et d'ingénierie. Une bonne conception est efficace lorsqu'elle remplit son objectif et qu'elle est produite dans les limites du budget, des contraintes de temps et en toute sécurité. Pour communiquer efficacement la conception au personnel de fabrication, il faut un document définissant clairement et de manière très détaillée en matière de production, de manière efficace et sans entrave.

La communication de la documentation de conception actuelle, par exemple, consiste généralement en un dessin généré en 2D ou 3D, montrant la structure physique, ainsi que des spécifications montrant le processus de production et d'installation. Des problèmes surviennent lorsque les événements suivants se produisent :

• Les informations nécessaires semblent manquer pour les dessins de conception.
• Informations incomplètes sur les spécifications
• Divergences dans les plans et détails des dessins de conception entre les dessins et les spécifications.
• Les méthodes de production ne sont pas possibles et la fabrication demande l'utilisation de solutions alternatives.

Ceci est le résultat d'une mauvaise documentation ou d'une compréhension par l'ingénierie des capacités des installations de fabrication. Lorsque des problèmes comme celui-ci surviennent, un remaniement est généralement effectué pour rectifier le problème. Retravailler le dessin de conception et les spécifications incomplètes ne prend peut-être pas trop de temps, mais chaque jour, il vaut mieux retravailler que de demander à quelqu'un d'utiliser la documentation d'un projet itéré et de lui faire rencontrer des problèmes similaires, voire pires. Dans tous les cas, la refonte des procédures de production et d'assemblage retarde l'arrivée du produit sur le marché et peut affecter le coût total de production.

Avoir la documentation appropriée est essentiel dès le début. Développer de meilleures pratiques pour détecter ces erreurs dès le début permettra d'économiser du temps et de l'argent plus tard.

Documentation de fabrication, d'assemblage, de test et d'installation

La fabrication est l'endroit où la conception et l'ingénierie ont atteint un point de fabricabilité. Le produit a été conçu selon les spécifications du client et est prêt pour le développement. La fabrication nécessite des informations importantes avant de pouvoir commencer la fabrication. Ils auront généralement besoin de documents comprenant les spécifications de dessin, les méthodes de fabrication et les exigences de tolérance déclarées que les fabricants doivent également respecter.

La documentation de fabrication doit transmettre complètement les informations et la conception des ingénieurs aux employés de fabrication, sans qu'ils posent trop de questions sur la conception. Si les informations ne sont pas transmises avec précision, le produit pourrait être développé avec des dimensions incorrectes, des pièces hors tolérances et produire un composant non conforme aux normes et réglementations en vigueur.

La documentation et la validation des équipements pour les équipements de fabrication sont nécessaires pour rassurer le client du dévouement de l'entreprise à des produits de haute qualité. Si l'équipement de test ou de fabrication n'a pas été vérifié par des sociétés d'étalonnage certifiées et qu'il est toujours utilisé pour la production, cela peut entraîner des résultats médiocres ou une fabrication incorrecte. Les sociétés d'étalonnage doivent toujours être choisies comme étant celles qui ont produit l'équipement ou qui sont accréditées, au lieu de le faire vérifier par un tiers avec des documents qui pourraient même ne pas être à jour.

Dans tous les cas, la documentation est essentielle pour terminer le produit avec précision, efficacité et haute qualité. Un lot de pièces fabriquées non conformes aux normes nécessitera une reprise. Et comprendre s'il s'agit d'un problème avec la documentation de conception/d'ingénierie ou la certification de l'équipement peut nécessiter du temps loin du projet, entraînant des temps d'arrêt jusqu'à ce que des solutions puissent être déterminées, ce qui coûte plus d'argent et plus de temps.

Le coût d'une mauvaise communication

Dans l'ensemble, la documentation est conçue pour être un moyen de communiquer des informations entre les pairs et les travailleurs. Ils fournissent des informations précieuses qui peuvent répondre à d'innombrables questions pour que d'autres puissent terminer leur travail. La documentation est importante pour rester à jour, cohérente et complète. Les documents qui ne sont pas cohérents affectent l'efficacité de la production et les délais d'exécution. Une mauvaise documentation peut entraîner ce qui suit :

• Retravailler
• Retards
• Re-conception
• Analyse des pannes/Dépannage
• Retest et réinspection
• Temps d'arrêt de l'équipement

Ces problèmes peuvent provenir d'une mauvaise gestion ou d'une mauvaise documentation technique et provoquer des problèmes tels que :

• Réclamations des clients
• Réputation endommagée
• Bonne volonté des clients perdus
• Réparation de biens et services de réparation
• Configurations supplémentaires et calendriers de production interrompus
• Perte de temps de gestion et heures supplémentaires imprévues
• Pertes dues à la réduction des ventes

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Quoi qu'il en soit, l'importance d'une documentation appropriée est importante. Les exemples fournis dans cet article sont une généralisation excessive de la documentation réellement utilisée dans chaque entreprise. Il est juste là pour vous montrer l'importance que revêtent les documents et comment les effets peuvent se répercuter et entraîner de graves temps d'arrêt ou un fardeau financier pour toute entreprise.

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