Comment les entreprises améliorent leur efficacité opérationnelle grâce au Process Mining

Pam Pijnenborg était auparavant consultant stagiaire chez UiPath.

Big Data. Le « battage médiatique » autour de projets attrayants avec des quantités inimaginables de données s'est calmé depuis 2016. Les entreprises du monde entier ont compris la valeur des informations stockées, mais ne savaient pas comment enquêter et agir en conséquence. Malgré le silence actuel autour du Big Data, les technologies d'analyse de données gagnent du terrain.

Aujourd'hui, les organisations enregistrent de plus grandes quantités de données que jamais auparavant pour analyser les processus. Les techniques traditionnelles de gestion des processus d'entreprise (BPM) et d'intelligence d'affaires (BI) ne suffisent pas, car elles ne fournissent pas d'informations détaillées sur un processus et sa mesure.

L'exploration de processus, quant à elle, combine l'exploration de données et l'analyse de processus basée sur un modèle. Il stimule l'amélioration des facteurs de performance de l'entreprise tels que l'efficacité financière et opérationnelle.

Pour offrir un produit ou un service exceptionnel tout en occupant une position de leader sur le marché, les entreprises doivent donner la priorité à la transformation de l'entreprise. Si vous faites partie de ces entreprises et que vous envisagez des processus de restructuration, vos principales questions sont probablement les suivantes :

• Que se passe-t-il dans un processus spécifique ?

• Quelles sont les causes profondes des inefficacités ?

• Y a-t-il des écarts par rapport au processus prévu et si oui, quels sont-ils ? Quels sont les goulots d'étranglement ?

• Combien me coûte un processus désynchronisé ?

• Comment puis-je optimiser ou automatiser le processus ? Combien d'argent et de temps vais-je économiser ?

Toutes ces questions peuvent trouver une réponse en utilisant UiPath Process Mining.

Pourquoi le process mining ?

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles utilisent des systèmes d'information d'entreprise dans tous les départements pour collecter, traiter, stocker et distribuer les informations d'entreprise. Parmi ceux-ci, vous pouvez trouver la gestion de la relation client (CRM), la comptabilité, la planification des ressources d'entreprise (ERP), le BPM, diverses bases de données et d'autres outils. Les données au potentiel inexploité sont souvent oubliées sur le back-end comme SAP, Oracle, Salesforce, même vos feuilles Microsoft Excel.

Pensez à ce que ces données représentent - des informations exactes sur qui a fait quoi et quand dans l'organisation. Imaginez la quantité de connaissances dorées qui s'y trouvent.

Avec un outil de fouille de processus, vous pouvez utiliser ces données et obtenir des informations pour vous guider dans vos décisions stratégiques. En extrayant les informations commerciales les plus pertinentes des journaux d'événements et en les analysant plus en détail, vous comprendrez les actions à suivre pour améliorer les performances de l'entreprise.

Exploration de processus par rapport à l'analyse de processus traditionnelle

Dans la découverte de processus traditionnelle, les entreprises se tournent vers des consultants commerciaux externes. Avec leur aide, les managers peuvent approfondir leurs processus via des ateliers et des entretiens.

Pourquoi ça ne marche pas toujours ?

Parce que la découverte de processus traditionnels prend du temps. De plus, cela engage les ressources, puisque les personnes interrogées ne peuvent pas effectuer d'autres travaux.

De telles méthodes fournissent également une image incomplète, peuvent être très coûteuses et s'accompagnent souvent d'une subjectivité ou d'un parti pris inhérent. Alors que le process mining ne présente pas ces inconvénients. C'est un gain de temps et cela libère des ressources. L'exploration de processus fournit des résultats objectifs afin que vous puissiez voir ce qui s'est passé dans un processus.

En bref, il génère une image complète qu'aucun autre outil ne peut vous donner. Avec le process mining, il n'est pas nécessaire de faire appel à une équipe de consultants externes coûteux pour découvrir les processus réels.

Le contrôle de votre entreprise est désormais entre vos mains.

Rechercher des signes d'inefficacité

L'exploration de processus génère des informations précieuses qui améliorent les processus métier. Intuitive et facile à utiliser, la visualisation des processus accélère considérablement le temps de génération d'informations. Il vous permet d'enquêter sur ce qu'est réellement le processus. C'est une technique simple et rapide pour contrôler et améliorer vos opérations.

En outre, ces outils aident à détecter rapidement un large éventail de problèmes tels que les retards de la chaîne d'approvisionnement et le manque de personnel. S'attaquer au problème à un stade précoce vous permet d'éviter certains des pires scénarios.

Il est important de se rappeler que ce qui est caché à votre œil, ce sont les variations du processus. Pensez au facteur humain - sauter une étape, prendre un autre jour pour terminer une tâche ou ajouter quelqu'un d'autre dans le flux de travail. D'après notre expérience, il existe au moins 10 scénarios sur la façon dont vos employés effectuent leur travail. Connaître toutes les variations vous permet de trouver et d'aligner les meilleures pratiques.

Analyser, ajuster et suivre les résultats

Lors de l'analyse des résultats du process mining, vous proposez un plan d'actions pour augmenter l'efficacité opérationnelle. À son tour, il est facile de suivre l'efficacité des mesures. En dernière analyse, vous pouvez comparer les variations d'un modèle de processus et observer l'impact des ajustements.

En conséquence, votre entreprise réalise davantage d'économies financières en agissant sur la base d'informations véridiques.

Surveillance continue des processus

Encore une fois, le process mining n'est pas un exercice ponctuel. Il est conçu pour une optimisation continue des processus. Par conséquent, vous pouvez également l'utiliser pour des conseils de processus automatisés. Dans ce cas, une plate-forme d'exploration de processus analyse automatiquement les processus à la recherche d'opportunités d'amélioration et fait des recommandations proactives aux utilisateurs finaux.

Il peut même prédire si une date d'échéance sera dépassée, en utilisant des données historiques et actuelles. Sans parler des prédictions de la durée du temps de traitement prévu.

Les équipes de gestion peuvent effectuer une analyse précise des opérations de base et détecter les causes profondes et les goulots d'étranglement. L'exploration de processus traite ensuite les inefficacités et les problèmes de non-conformité à la base. Ainsi, les utilisateurs peuvent prendre des décisions éclairées sur les domaines d'amélioration sur lesquels se concentrer.

En tant qu'entreprise, vous pouvez éviter les problèmes imprévisibles et sécuriser votre position pour répondre ou dépasser les attentes des clients.

Conseil pratique :Utiliser les balises UiPath Process Mining pour obtenir des informations fonctionnelles

Lors de l'analyse des performances, souvenez-vous de vos indicateurs de performance clés (KPI) et utilisez des balises pour eux. La fonctionnalité de marquage (uniquement disponible via UiPath) enrichit votre ensemble de données en y ajoutant une logique métier.

Supposons que vous souhaitiez découvrir les KPI de processus pertinents pour l'entreprise. Que les objectifs commerciaux soient définis par votre entreprise ou votre secteur, la fonction de balises UiPath Process Mining vous permettra de mesurer vos objectifs commerciaux. Obtenez des informations plus rapidement en suivant n'importe quel type de balise que vous souhaitez, comme l'inefficacité, la reprise ou la violation.

Un exemple de type de balise d'inefficacité pourrait être que les conditions du contrat n'ont pas été bien vérifiées. Si de nombreuses vérifications finales d'une facture ont eu lieu, il peut s'agir d'un type de balise de retravail. Une violation du contrat de niveau de service (SLA) peut être un type de balise de violation.

Avec UiPath Process Mining, vous pouvez les identifier plus rapidement et plus facilement et prévenir les événements indésirables. Vous pouvez également ajouter des classements d'importance ou d'influence parmi les balises, pour trouver les cas qui obtiennent un score élevé pour des types de balises spécifiques et déterminer où les optimiser.

L'exploration de processus aide les entreprises à mettre en évidence les écarts de processus et à reconnaître les possibilités d'amélioration. Vous pouvez identifier tout écart lié au temps, au résultat ou à la commande. Par conséquent, il utilise les traces numériques laissées par chaque opération numérique dans une entreprise.

Avec tous ces avantages, le process mining est un instrument de croissance indispensable à mesure que la puissance de calcul augmente et que le stockage de données continue de croître.

C'est évident - le besoin de techniques de process mining est vraiment arrivé !

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